Wir setzen die Artikelserie „So erstellen Sie Anwendungen richtig auf dem QuintaDB-Dienst“ fort. Im vorherigen Artikel haben Sie gelernt, wie Sie die richtige Datenbankstruktur erstellen. Wenn Sie den ersten Artikel dieser Serie noch nicht gelesen haben, empfehlen wir Ihnen, mit Der richtige Weg. So erstellen Sie eine Datenbank für ein Geschäft für Haushaltsgeräte

Am Beispiel der gleichen Datenbank für ein Geschäft für Haushaltsgeräte werden wir die folgenden Fragen untersuchen:

- Wie übertrage ich abgeschlossene Aufträge in eine separate Tabelle?

- Wie richte ich flexible Zugriffsrechte für Manager auf Kundenaufträge ein?

Der erste Gedanke ist, eine andere Tabelle zu klonen oder zu erstellen und die abgeschlossenen Bestellungen irgendwie dorthin zu übertragen. Dann erstellt man separate Tabellen für jeden Manager usw.

Doch das ist der falsche Weg. Mit diesem Ansatz verschwenden Sie nur wertvolle Zeit und erstellen unnötige Entitäten, die redundante Daten enthalten. Stattdessen erstellen wir Berichte, mit deren Hilfe Sie alle oben beschriebenen Aufgaben lösen können. Die Idee ist einfach: Ein Bericht ist eine Datenauswahl aus einer Tabelle nach angegebenen Kriterien. Oder anders ausgedrückt: Es handelt sich um eine Datendarstellung, die als separates Objekt in der Datenbank gespeichert wird, gleichzeitig aber nicht unabhängig ist.

Man kann sagen, dass ein Bericht eine „virtuelle“ (logische) Tabelle ist, die auf der Grundlage einer „echten“ Tabelle erstellt wurde. Sie können mit Berichten wie mit einer normalen Tabelle arbeiten: Datensätze lesen, bearbeiten und neue erstellen. Der Inhalt von Berichten ändert sich dynamisch auf der Grundlage von Daten in echten Tabellen. Alle an den Daten in der Tabelle vorgenommenen Änderungen werden sofort in allen Berichten widergespiegelt. Eine Tabelle kann mehrere Berichte enthalten.[1]

Berichte bieten die folgenden Vorteile:

• Die Arbeit mit der Anwendung wird durch organisierte und optimierte Daten einfacher.
• Die Suche nach Datensätzen wird einfacher. Eine Datenbanksuche[2] kann viele Kriterien enthalten. Es reicht aus, einen Bericht mit einer vorgefertigten Datenauswahl zu erstellen, anstatt jedes Mal wiederholt eine komplexe Suche durchzuführen.
• Es wird bequemer, zusätzliche Daten vor Benutzern zu verbergen.
• Die Einstellungen der Zugriffsrechte von Benutzern werden vereinfacht.
• Sie können Berichte erstellen, um die Ergebnisse in einer einfach zu druckenden[3] Ansicht anzuzeigen.

Anhand dieses Beispiels erfahren Sie, wie Sie aus Tabellen eigene Berichte erstellen. Beginnen wir mit der Aufgabe: Wie übertrage ich abgeschlossene Bestellungen in eine separate Tabelle?

Fügen Sie unserem Verkaufsformular die Felder „Datum“ und „Status“ (Optionsfeld) hinzu:

Jetzt können Sie das Bestelldatum und den Status angeben. Der Einfachheit halber erstellen wir Formatierungsregeln[4] in der Tabelle, um abgeschlossene Bestellungen leicht von aktuellen unterscheiden zu können:

Um nur abgeschlossene Bestellungen auszuwählen, müssen Sie in der Tabelle eine Suche nach der Spalte „Status“ durchführen:

Wir haben ein Suchergebnis erhalten. Dies wird unser erster Bericht sein. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bericht speichern“ und geben Sie den Namen an. Jetzt enthält dieser Bericht nur die Datensätze, die in der Spalte „Status“ den Wert „Abgeschlossen“ enthalten. Dies können neue und zuvor hinzugefügte Datensätze mit aktualisiertem Status sein.

Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsregeln, die wir zuvor für die Tabelle „Umsatz“ erstellt haben, nicht für den Bericht gelten. Dies wurde getan, um eine benutzerdefinierte Formatierung für jeden Bericht zu ermöglichen.

Erstellen Sie auf die gleiche Weise einen Bericht für Bestellungen mit dem Status „Bearbeitet“.

Berichte können als Widgets[5] verwendet und als Modul im Portalmenü und auf dem Dashboard[6] verbunden werden. Wenn Sie zuvor ein auf Ihrer Website eingebettetes Berichts-Widget angepasst haben, jetzt aber die Auswahl oder Gruppierung ändern müssen, sollten Sie den Bericht nicht löschen und einen neuen erstellen. Sie können die Berichtsparameter jederzeit ändern. Der Widget-Code auf der Seite bleibt gleich.

Öffnen Sie einfach die Tabelle, um zum Menü „Datensätze“ zu gelangen. Um alle Tabellenberichte anzuzeigen, öffnen Sie die Registerkarte „Alle Berichte“ oder verwenden Sie das Menü auf der linken Seite.

Hier können Sie die Berichtsparameter ändern. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü auf der Berichtskachel und wählen Sie den Punkt Parameter ändern:

Hinweis: Wenn Benutzer die Datensätze im Widget bearbeiten können müssen, blenden Sie einfach die Spalte mit einem Status aus, damit Benutzer den Wert in dieser Spalte nicht ändern können. Andernfalls verschwindet der Datensatz aus dem Bericht. Für Portalbenutzer müssen Sie den Zugriff auf Feldebene separat konfigurieren.
 

Nächste Aufgabe: Wie richte ich flexible Zugriffsrechte für Manager auf Kundenbestellungen ein?

Nehmen wir an, wir haben drei Managergruppen in unserem Geschäft. Wir können einfach ein Feld mit einer Gruppenliste hinzufügen und mithilfe einer Auswahl für diese Spalte separate Berichte erstellen (auf die gleiche Weise, wie wir oben eine Auswahl nach der Spalte „Status“ vorgenommen haben).

Um monatliche Berichte zu abgeschlossenen Bestellungen zu generieren, verwenden wir zusätzliche Suchkriterien in den Spalten „Datum“ und „Status“. Lassen Sie uns beispielsweise einen Bericht für Gruppe 2 erstellen, der nur abgeschlossene Bestellungen für November enthält:

1. Suche durchführen;

2. Das erste Kriterium ist Gruppe = Gruppe 2;

3. Das zweite Kriterium - Datum im Bereich vom 01.11.2021 bis 30.11.2021;

4. Das dritte Kriterium ist Status = Abgeschlossen.

Zwischen allen Kriterien muss ein „und“-Operator stehen. Somit werden nur die Datensätze gefunden, die alle drei Kriterien erfüllen.

Hinweis: Die beste Möglichkeit, Benutzerzugriffsrechte einzuschränken, ist das Portal. Hier erfahren Sie, wie Sie Zugriffsrechte auf bestimmte Datensätze für Benutzer konfigurieren.

Sie können auch das Feld „Datensatzbesitzer“ verwenden, um Zugriffsrechte für Portalbenutzer einzurichten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Berichte unersetzliche Helfer bei der Arbeit mit einer Datenbank sind, die die Datenverarbeitung enorm vereinfachen und Zeit sparen.
 

Nützliche Links:

1. So erstellen und arbeiten Sie mit Berichten in QuintaDB

2. Datenbanksuche

3. So drucken Sie einen Bericht

4. Bedingte Formatierung

5. Berichts-Widgets

6. Kundenportal und Dashboard