Introducción: La Nueva Ola de Automatización

Imagina que tu negocio se comunica con los clientes como si siempre estuviera a su lado. Imagina que nunca se pierde una notificación importante. El nuevo módulo de Integración con Telegram de QuintaDB fue creado exactamente para esto. No es solo una herramienta; es tu asistente personal, que eleva la comunicación a un nuevo nivel.

🔹 Para tiendas en línea: ¡Olvídate de los pedidos olvidados! Informa automáticamente a los clientes sobre cada etapa, desde "Tu pedido ha sido enviado" hasta "Listo para recoger".

🔹 Para la industria de servicios: Recuerda a los clientes las citas, envía ofertas exclusivas y descuentos personalizados directamente a Telegram para mantener una conexión constante con ellos.

🔹 Para procesos internos: Configura notificaciones instantáneas para tu equipo para que todos estén al tanto de un cambio en el estado de una solicitud, la asignación de un nuevo cliente o cualquier otro evento en el sistema.

Esta herramienta automatiza por completo las comunicaciones rutinarias, lo que te permite concentrarte en tareas estratégicamente importantes.

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En la primera parte de nuestra guía, proporcionaremos una visión detallada de cómo crear integraciones y añadir destinatarios.

Activación del Módulo "Integraciones"

Un nuevo elemento—el módulo Integraciones—ha aparecido en el menú de tu proyecto.

Puedes activarlo o desactivarlo en cualquier momento en la página de Configuración del proyecto.

Cuando navegues al nuevo módulo, verás dos pestañas: Integraciones y Destinatarios. Para enviar mensajes a los destinatarios, primero debes crear una integración. La integración puede ser tu propio bot de Telegram o un número de WhatsApp, lo que te permitirá enviar mensajes en nombre de tu empresa.

Crear tu Bot de Telegram

Para crear una nueva integración, completa los siguientes campos del formulario:

• Nombre - el nombre de tu bot que se mostrará en el sistema.
• Tipo de Integración - selecciona Telegram.
• Nombre de Usuario del Bot - el nombre de usuario de tu bot, que comienza con @, por ejemplo, `@quintadb_alert_bot`. Puedes encontrarlo en la información del bot en Telegram.
• Token del Bot - el código único que recibes de BotFather al crear el bot.

Para obtener un token, abre BotFather en Telegram, escribe el comando `/newbot` y sigue las instrucciones. BotFather te proporcionará un token de acceso. Si no guardaste el token, puedes obtenerlo de nuevo ingresando el comando `/token` y seleccionando tu bot.

Mensaje de Conexión Exitosa (opcional) - el texto que el usuario verá después de una activación exitosa.

Botón "Habilitado" - determina si esta integración estará activa en QuintaDB.

Después de crear la integración, puedes gestionarla en la pestaña Integraciones, donde puedes editarla, eliminarla o desactivarla.

Añadir y Activar Destinatarios

Después de crear una integración, puedes añadir destinatarios de mensajes en la pestaña Destinatarios. Hay tres tipos de destinatarios en QuintaDB:

1. Un destinatario vinculado a un Registro en la Tabla.
2. Un usuario de Portal o Equipo, así como el propietario del proyecto.
3. Un usuario web, es decir, cualquier usuario de Telegram que haya utilizado un enlace de invitación.

Para añadir un nuevo destinatario, introduce su nombre, selecciona la integración y el tipo de conexión: "Vincular a un registro" o "Vincular a un usuario".

Después de añadirlo, el destinatario tendrá el estado "Pendiente". Debes copiar el enlace de invitación y enviárselo al usuario. Debe abrir el enlace para confirmar su deseo de recibir notificaciones.

Cuando se abre el enlace en un navegador, se le pedirá al usuario que permita la apertura del bot.

Finalmente, verá un mensaje sobre una conexión exitosa, cuyo texto se puede cambiar en la configuración de la integración.

El enlace de invitación es válido por 24 horas. Si la conexión no se activa en este tiempo, el enlace quedará inactivo con el estado "Expirado".
Para reactivar el enlace, simplemente haz clic en el botón "Restaurar token".


El usuario puede cancelar la suscripción a los mensajes del bot en cualquier momento ejecutando el comando /stop. En este caso, verás el estado "Suscripción cancelada".
Para volver a recibir mensajes, el usuario debe reactivar la conexión. Para ello, puedes utilizar el botón "Restaurar token", que hará que el enlace vuelva a estar activo.


 

Automatizar Conexiones: Enlaces de Invitación en Transmisiones por Correo Electrónico

Enviar manualmente un enlace de invitación a cada usuario no siempre es conveniente. Por lo tanto, QuintaDB ha añadido la capacidad de insertar enlaces de invitación en cualquier plantilla de notificación.
Por ejemplo, en una transmisión por correo electrónico, una Automatización (se envía un correo electrónico con un enlace cuando se activa una condición) o un botón de Acción (se envía un correo electrónico al hacer clic en un botón). Esto te permite automatizar completamente el proceso de conectar clientes a Telegram: tan pronto como una nueva solicitud aparezca en tu tabla, el sistema le enviará automáticamente un correo electrónico al cliente con un enlace de invitación personal.

Al crear una plantilla de notificación, siempre hay un enlace debajo del campo de entrada del texto del correo electrónico: Cómo insertar datos del registro:


Al hacer clic en él, encontrarás la sección Enlace de Invitación para la Integración con Telegram. 

Para crear la plantilla de enlace correcta, debes:
1. Seleccionar la Integración con Telegram (tu bot)
2. Seleccionar una opción de "Vincular destinatario de QuintaDB a": Registro, Propietario del Registro (Usuario de Portal o de Equipo), o Nuevo Contacto de Telegram

3. Seleccionar una columna de la tabla. Esta columna se utilizará como un nombre de destinatario único. Es muy importante que contenga valores únicos, de lo contrario, el sistema no podrá vincular correctamente el destinatario al registro.

Después de esto, copia la plantilla de enlace generada y pégala en el correo electrónico. Cuando se envíe el correo, se creará un nuevo enlace de invitación, o se enviará uno existente.

Aplicación Práctica: Cómo Usar las Integraciones

Mensajes Instantáneos: Transmisiones Únicas y el Botón de "Acción"

Puedes crear transmisiones para grupos de destinatarios vinculados a datos específicos. Esto es útil cuando necesitas enviar un mensaje a varios clientes, propietarios de registros u otros contactos a la vez. Hay dos maneras de enviar una transmisión: manual y automáticamente.

Transmisiones Manuales para Destinatarios

- En el Menú de Datos

Ve al menú de Datos, selecciona los registros a los que deseas enviar la transmisión y en el control Acciones, haz clic en Enviar Mensaje:



Después de esto, serás llevado a la página de envío de transmisiones. Debes seleccionar los Destinatarios, que pueden ser:
1. Destinatarios seleccionados - en el campo con autocompletado, eliges de entre todos los destinatarios (que siempre se pueden ver en el módulo de Integraciones).
2. Destinatarios adjuntos al registro
3. Propietarios del registro



A continuación, debes introducir el mensaje. Para el formato del texto, puedes usar las siguientes (y solo las siguientes) etiquetas:

Puedes usar SÓLO las siguientes etiquetas HTML para dar formato a los mensajes:
• <b>text</b> — para texto en negrita
• <i>text</i> — para texto en cursiva
• <u>text</u> — para texto subrayado
• <s>text</s> — para texto tachado
• <a href="URL">text</a> — para enlaces
• <code>text</code> — para código en línea
• <pre>text</pre> — para bloques de código

Debajo del formulario de entrada del mensaje, hay pistas sobre cómo y qué datos del registro se pueden insertar en la plantilla del mensaje.
Puedes adjuntar un archivo a la transmisión. También puedes guardar esta transmisión para uso repetido.
La opción No enviar mensajes al mismo destinatario varias veces. Solo 1 mensaje por usuario único. puede ser útil si varios registros tienen el mismo propietario o destinatario adjunto.
Para guardar la plantilla, haz clic en "Guardar como plantilla"; para enviar la transmisión, haz clic en "Enviar".

- En el Menú de Transmisiones de Telegram

La segunda forma de enviar una transmisión manualmente es en el módulo "Transmisiones" en la pestaña "Transmisiones de Telegram":

En esta página, puedes crear y editar plantillas de transmisiones de Telegram. También puedes ver estadísticas y filtrar transmisiones por la tabla adjunta.
Crear una transmisión es similar al método manual descrito anteriormente: solo ingresa el nombre de la transmisión, el texto del mensaje y adjunta un archivo (si es necesario).


Después de esto, haz clic en Enviar para la plantilla deseada.


Enviando una transmisión de Telegram desde una plantilla: puedes enviar un mensaje a todos los suscriptores, propietarios de registros o destinatarios vinculados a datos específicos de tu tabla o informe.
Luego haz clic en el botón "Enviar".

Esto te permite, por ejemplo, notificar a todos tus clientes sobre una nueva promoción o enviar un mensaje importante a todos los gerentes de ventas.

Automatización de Procesos Comerciales

En el módulo Automatizaciones, en la pestaña Programa de Transmisiones, puedes crear y gestionar tareas de transmisión automáticas.



Al crear una tarea, debes seleccionar los destinatarios y la fecha de inicio (desde una columna o manualmente)

Después de crear tareas de automatización, puedes editarlas en cualquier momento o, si es necesario, ejecutarlas manualmente.



Las estadísticas de las transmisiones se pueden ver en el menú "Transmisiones".

El Botón de "Acción" en la Tabla

A veces necesitas enviar un mensaje no automáticamente, sino bajo demanda, directamente desde la tabla. El tipo de campo "Acción" es ideal para esto; aparecerá en tu tabla como un botón conveniente. Al hacer clic en él, puedes enviar un mensaje a un destinatario vinculado al registro.

1. Crea un nuevo campo en tu tabla y selecciona el tipo "Acción".

2. Añade una acción al hacer clic

De la lista de acciones, selecciona Enviar mensaje. A continuación, debes introducir una plantilla de mensaje o seleccionar una de las plantillas guardadas. También debes especificar los destinatarios (usuarios seleccionados, propietarios de registros o destinatarios vinculados a los registros)




Ahora, cada registro tendrá un botón, por ejemplo, "Enviar notificación al cliente", que, al hacer clic, enviará instantáneamente un mensaje al destinatario seleccionado. Esto permite a tus empleados gestionar la comunicación directamente desde la tabla.

 

Notificaciones a través de "Automatizaciones"

La forma más poderosa de usar la integración es a través de la automatización. Puedes configurar reglas que envíen mensajes automáticamente tan pronto como se cumpla una condición específica.

Ve al módulo "Automatizaciones" y crea una nueva regla:

1. Establece una condición, por ejemplo, "cuando el estado del registro cambia a 'Completado'".
2. Como acción, selecciona "Enviar mensaje".

3. Configura el destinatario y el texto del mensaje.

Ahora, tan pronto como un gerente marque un pedido como completado, el cliente recibirá automáticamente una notificación en Telegram. Esto elimina por completo el trabajo manual y aumenta la velocidad operativa.
 

Recordatorios Automáticos de Eventos

También puedes usar la integración con Telegram para crear recordatorios automáticos. Esta función es útil cuando necesitas notificar a alguien sobre un evento que sucederá en el futuro.

Para configurar un recordatorio, ve al módulo Automatizaciones, en la pestaña Recordatorios, y crea un nuevo recordatorio:

1. Selecciona un campo de fecha y hora que servirá como disparador, por ejemplo, "Fecha de Reunión".
2. Establece el intervalo de tiempo antes del evento en el que se debe enviar el recordatorio (por ejemplo, 1 día).

3. Selecciona los destinatarios de los recordatorios

Después de crear un recordatorio, puedes editar la plantilla de notificación en cualquier momento o, si es necesario, enviar el recordatorio manualmente para hacer pruebas.


 

Ahora el sistema enviará automáticamente un recordatorio en Telegram, para que tus clientes o empleados estén siempre al tanto de eventos importantes y no se pierdan reuniones, plazos u otras actividades planificadas.

Créditos (Llamadas a la API)

El envío de mensajes a través de la integración con Telegram utiliza un sistema de créditos, también conocido como llamadas a la API. Cada mensaje enviado por el bot, incluyendo notificaciones y transmisiones, consume 10 créditos.

El número de llamadas a la API disponibles depende de tu plan de tarifas:

• Con el plan Free , obtienes 1000 llamadas a la API por mes.
• Con el plan Standard, obtienes 40000 llamadas a la API por mes.
• Con el plan Professional, obtienes 100000 llamadas a la API por mes.
• Con el plan Enterprise, obtienes 200000 llamadas a la API por mes.
• Con el plan Standard Express, obtienes 250000 llamadas a la API por mes.
• Con el plan Professional Express, obtienes 300000 llamadas a la API por mes.
• Con el plan Enterprise Express , obtienes 400000 llamadas a la API por mes.

Aclaración importante: Si necesitas más llamadas de las incluidas en tu plan, puedes comprarlas adicionalmente. Sin embargo, esta opción solo está disponible para los usuarios del plan máximo. Para aumentar el número de llamadas disponibles, necesitas actualizar al plan de tarifas máximo.

Siempre puedes verificar tu saldo actual de llamadas a la API y el límite de tu plan en el menú "Pagos y Estadísticas".

Tu Comunicación en Piloto Automático

Creemos que un negocio eficaz es un negocio automatizado. El nuevo módulo de Integración con Telegram es un gran paso hacia la automatización completa de tus comunicaciones. Te permitirá no solo ahorrar tiempo, sino también construir relaciones más sólidas y de confianza con tus clientes.

¡Prueba la nueva integración hoy mismo y ve lo fácil que es gestionar tu negocio directamente desde Telegram!

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