Nous poursuivons la série d'articles « La bonne façon de créer des applications sur le service QuintaDB ». Dans l'article précédent, vous avez appris à créer la structure de base de données appropriée. Si vous n'avez pas encore lu le premier article de cette série, nous vous recommandons de commencer par Comment créer une base de données pour un magasin d'électroménager.

En utilisant la même base de données pour un magasin d'électroménager comme exemple, nous examinerons les questions suivantes:

- Comment transférer les commandes terminées vers une table séparée?

- Comment mettre en place des droits d'accès flexibles pour les gestionnaires aux commandes clients?

La première idée est de cloner ou de créer une autre table et d'y transférer les commandes terminées d'une manière ou d'une autre. Créez ensuite des tables distinctes pour chaque responsable, etc.

Mais ce n’est pas la bonne voie. Avec cette approche, vous ne ferez que perdre un temps précieux et créer des entités inutiles contenant des données redondantes. Au lieu de cela, nous allons créer des rapports, qui aideront à résoudre toutes les tâches décrites ci-dessus. L'idée est simple: un rapport est une sélection de données à partir d'une table selon des critères spécifiés. Ou en d'autres termes, il s'agit d'une représentation de données qui est stockée dans la base de données en tant qu'objet distinct, mais qui n'est pas en même temps indépendante.

On peut dire qu'un rapport est une table « virtuelle » (logique), créée sur la base d'une table « réelle ». Vous pouvez travailler avec des rapports comme avec une table classique : lire, éditer et créer de nouveaux enregistrements. Le contenu des rapports change de manière dynamique en fonction des données des tableaux réels. Toute modification apportée aux données du tableau est immédiatement répercutée dans tous les rapports. Une table peut contenir plusieurs rapports.[1]. 

Les rapports offrent les avantages suivants:

• Travailler avec l'application devient plus facile avec des données organisées et optimisées;
• La recherche de documents devient plus facile. Une recherche dans une base de données[2] peut contenir de nombreux critères. Il suffit de créer un rapport avec une sélection de données prête à l'emploi, au lieu d'effectuer une recherche complexe à chaque fois;
• Il devient plus pratique de cacher des données supplémentaires aux utilisateurs;
• Les paramètres des droits d'accès des utilisateurs sont simplifiés;
• Vous pouvez créer des rapports pour afficher les résultats dans une vue facile à imprimer.

À l'aide de cet exemple, vous apprendrez à créer vos propres rapports à partir de tableaux. Commençons par la tâche suivante : Comment transférer les commandes terminées vers un tableau séparé ?

Ajoutez les champs Date et Statut (bouton radio) à notre formulaire de vente :

Vous pouvez maintenant spécifier la date et le statut de la commande. Pour plus de commodité, créons des règles de formatage dans le tableau, pour distinguer facilement les commandes terminées des commandes en cours :

Dans le tableau, vous devez effectuer une recherche par la colonne Statut afin de sélectionner uniquement les commandes terminées :

Nous avons obtenu un résultat de recherche. Ce sera notre premier rapport. Cliquez sur le bouton Enregistrer le rapport et spécifiez le nom. Désormais, ce rapport inclura uniquement les enregistrements qui contiennent la valeur Terminé dans la colonne Statut. Il peut s'agir de nouveaux enregistrements ou d'enregistrements précédemment ajoutés, avec un statut mis à jour.

Veuillez noter que les règles de mise en forme que nous avons créées précédemment pour la table Ventes ne s'appliquent pas au rapport. Cela a été fait pour permettre une mise en forme personnalisée pour chaque rapport.

Créez un rapport pour les commandes avec le statut Traité de la même manière.

Les rapports peuvent être utilisés comme widgets[3] et connecté en tant que module dans le menu du portail et sur le tableau de bord[4] . Si vous avez déjà personnalisé un widget de rapport intégré à votre site Web, mais que vous devez maintenant modifier la sélection ou le regroupement, vous ne devez pas supprimer le rapport et en créer un nouveau. Vous pouvez modifier les paramètres du rapport à tout moment. Le code du widget sur la page reste le même.

Il suffit d'ouvrir la table pour accéder au menu « Enregistrements ». Pour afficher tous les rapports de la table, ouvrez l'onglet Tous les rapports ou utilisez le menu de gauche.

Vous pouvez ici modifier les paramètres du rapport. Pour ce faire, ouvrez le menu contextuel de la mosaïque du rapport et sélectionnez Modifier les paramètres :

Remarque : si vous souhaitez que les utilisateurs puissent modifier les enregistrements dans le widget, masquez simplement la colonne[5] avec un statut, afin que les utilisateurs ne puissent pas modifier la valeur de cette colonne. Sinon, l'enregistrement disparaîtra du rapport. Pour les utilisateurs du portail, vous devez configurer l’accès au niveau du champ séparément.

Tâche suivante : Comment configurer des droits d’accès flexibles pour les gestionnaires aux commandes des clients ?

Supposons que nous ayons trois groupes de gestionnaires dans notre boutique. Nous pouvons simplement ajouter un champ avec une liste de groupes et, à l'aide d'une sélection pour cette colonne, générer des rapports distincts (de la même manière que nous avons effectué une sélection par colonne Statut ci-dessus).

Pour générer des rapports mensuels sur les commandes terminées, nous utilisons des critères de recherche supplémentaires dans les colonnes Date et Statut. Par exemple, créons un rapport pour le groupe 2, qui contiendra uniquement les commandes terminées pour novembre :

1. Effectuez une recherche ;

2. Le premier critère est Groupe = Groupe 2 ;

3. Le deuxième critère est Date comprise entre le 01/11/2024 et le 30/11/2024 ;

4. Le troisième critère est Statut = Terminé.

Il doit y avoir un opérateur « et » entre tous les critères. Ainsi, seuls les enregistrements correspondant aux trois critères seront trouvés.

Remarque : le meilleur moyen de restreindre les droits d’accès des utilisateurs est d’utiliser le portail. Lisez ici comment configurer les droits d’accès à certains enregistrements pour les utilisateurs.

Le champ Propriétaires d’enregistrement est également utile pour configurer les droits d’accès des utilisateurs du portail.

En résumé, nous pouvons conclure que les rapports sont des aides irremplaçables pour travailler avec une base de données, qui simplifient grandement le traitement des données et font gagner du temps.

Liens utiles:

1. Comment créer et travailler avec des rapports dans QuintaDB

2. Recherche dans la base de données

3. Widgets de rapport

4. Portail et Tableau de bord

5. Comment masquer des colonnes dans un widget de rapport