En el servicio QuintaDB, los datos se almacenan en tablas. Las tablas se llenan a través de formularios^[1]. Usando la tabla con los pedidos de la tienda de electrodomésticos como ejemplo, examinaremos el error más común al crear una base de datos. Supongamos que tenemos la tarea de crear una tabla para que los gerentes ingresen los datos y los pedidos de los clientes. Para una base de datos simple, una tabla puede ser suficiente, pero para la mayoría de las bases de datos, necesitará varias tablas.

Considere el primer caso. Creemos un formulario de Pedidos e intentemos trabajar con una sola tabla.

A continuación, enumeramos algunos de los problemas más comunes que puede enfrentar:

• Una mesa grande y engorrosa, con la que no es conveniente trabajar. Especialmente si la tabla contiene muchas columnas.;
• Tienes que duplicar la información del producto (nombre, precio, etc.);
• Debe ingresar los mismos datos del cliente con nuevos pedidos;
• La duplicación o redundancia de datos ocupa espacio y puede provocar errores e inconsistencias;
• Es difícil calcular la suma de todos los pedidos. Especialmente si necesita cálculos de descuento adicionales, impuestos, etc..

Para ahorrar tiempo y simplificar la tarea para usted y sus gerentes, utilice las siguientes instrucciones. Antes de comenzar con el diseño de la base de datos, recomendamos pensar de antemano en el propósito de la base de datos. Decida cuántas tablas necesita y qué información necesita poner dentro. Defina una lista de usuarios que trabajarán con la base de datos. Esto ayudará a identificar las tareas correctamente. En nuestro ejemplo, crearemos una base de datos de tienda de electrodomésticos simple para los gerentes.

Paso 1. Cree el formulario Catálogo de productos y agregue los siguientes campos: Categoría, Nombre, Modelo, Código de producto, Estado, Precio.

Paso 2. Complete la tabla con información del producto o datos de importación^[2] .

Paso 3. Cree un formulario de Clientes, que contendrá campos para completar los datos del cliente (Nombre, Dirección, Teléfono, etc.). En este paso, no es necesario completar la tabla con los clientes, pero si ya tiene una base de datos preparada, puede hacerlo de inmediato.

Paso 4. Para realizar un pedido de cliente, debe crear un tercero desde: el Formulario de pedido.

Debe vincular este formulario a la tabla Catálogo de productos utilizando el campo Relación^[3]. Este campo ayudará a vincular datos de varias tablas dentro de su aplicación.

Recomendamos utilizar la columna que contiene valores únicos para la relación. La columna Código de producto de la tabla Catálogo de productos es una buena opción para esto, porque el código nunca se repite.

Seleccione el tipo de relación de varios a uno y el menú desplegable o selección múltiple con el tipo de visualización de autocompletado. Ahora, cuando selecciona un código de producto en el formulario de pedido, el sistema detecta automáticamente: el nombre del producto, el modelo, el estado y el precio por unidad. Estas columnas (nombre, modelo, precio) se pueden mostrar en la tabla actual usando Columnas vinculadas^[4].

Paso 5. Agregue un campo numérico Cantidad y la fórmula Total^[5].

Usando la fórmula Precio * Cantidad, calcularemos el monto total del pedido.

Paso 6. Cree el formulario final: Ventas. Usando el campo Relación - Cliente, enlazaremos las tablas Ventas y Clientes. Tipo de relación: varios a uno.

Paso 7. Agregue el formulario de pedido como un campo de Subformulario^[6]. Para resumir los valores de la columna Total, agregue la columna vinculada Cantidad a pagar al formulario.

Paso 8. Rellene el formulario. Seleccione el cliente de la tabla vinculada o agregue uno nuevo usando el campo Relación. Los pedidos de los clientes se ingresan en el subformulario de Pedidos.

Como resultado, tenemos una tabla más compacta, sin la necesidad de duplicar manualmente los datos cada vez. Además, si actualiza los valores en una tabla, todos los cambios también se mostrarán en las tablas relacionadas. Esto se llama base de datos relacional.

En el siguiente artículo, aprenderá a dividir los permisos en la base de datos mediante informes.

Enlaces útiles:

1. Cómo crear una base de datos

2. Cómo importar archivos Excel y CSV a una base de datos en línea

3. Cómo crear relaciones entre formularios de bases de datos en línea

4. Columna vinculada

5. Un campo de fórmula

6. Subformulario