הפסיקו להסתמך על גיליונות אלקטרוניים מפוזרים וקבצים שאינם מסונכרנים. בעזרת QuintaDB AI, תוכלו לתאר את תהליך העבודה שלכם בשפה חופשית וליצור באופן מיידי סביבת עבודה שלמה הכוללת מסדי נתונים יחסיים, טפסי תרומה מקוונים ואוטומציות מתקדמות המותאמות בדיוק לצרכי העמותה שלכם.
התחילו לבנות בחינםהבינה המלאכותית של QuintaDB מאפשרת למנהלי עמותות להפוך תיאור עסקי פשוט למערכת תפעולית מלאה. פשוט תארו כיצד אתם מנהלים את קשרי התורמים, המענקים והמתנדבים שלכם, והמערכת תייצר עבורכם את המבנה הראשוני: טבלאות עם קשרים לוגיים, טפסי קליטה, לוחות בקרה (Dashboards) ותהליכי עבודה מתוזמנים. זהו האינטגרטור המושלם שמקצר את זמן ההקמה משבועות לדקות ספורות, ומאפשר לכם להתמקד בשליחות החברתית שלכם במקום בטכנולוגיה.
עמותות מודרניות מתמודדות עם אתגרים מורכבים של ניהול מידע: החל ממעקב אחר היסטוריית תרומות וקשרים אישיים, דרך ניהול קמפיינים מרובי ערוצים ועד להפקת אישורים לפי סעיף 46. ללא מערכת מרכזית, המידע הולך לאיבוד בין תיבות דוא"ל, קבצי אקסל ושיחות טלפון, מה שמוביל לאובדן הזדמנויות לגיוס משאבים ולחוסר יעילות תפעולית. QuintaDB מספקת פתרון קצה לקצה המבטיח שכל תורם, מענק או פעילות התנדבותית מתועדים בתוך ארכיטקטורה יחסית קשיחה, המונעת כפילויות ומאפשרת שקיפות מלאה מול הוועד המנהל והתורמים הגדולים.
המערכת שלכם ב-QuintaDB בנויה מארבעה עמודים טכנולוגיים המשתלבים יחד ליצירת זרימת עבודה חלקה ומקצועית:
ניהול טבלאות מקושרות של תורמים, תרומות, פרויקטים וקמפיינים. כל רשומה מקושרת ללוגים רלוונטיים, מה שמאפשר שליפת נתונים מהירה וניתוח מעמיק של התנהגות התורמים לאורך זמן.
יצירת טפסי תרומה ורישום מתנדבים מעוצבים הניתנים להטמעה באתר העמותה. הטפסים כוללים ולידציה של שדות, העלאת מסמכים וקישור אוטומטי של המידע שנאסף ישירות למסד הנתונים המרכזי.
מתן גישה מוגבלת למתנדבים, חברי ועד או תורמים גדולים. כל משתמש רואה רק את הנתונים הרלוונטיים לו, עם הרשאות עריכה או צפייה מוגדרות מראש לשמירה על פרטיות וביטחון מידע.
ניתוח ביצועים בזמן אמת באמצעות תרשימים, גרפים ומדדי KPI. עקבו אחר קצב גיוס התרומות אל מול היעדים, פילוח דמוגרפי של תורמים ואחוזי שימור (Retention) בלחיצת כפתור אחת.
כאשר תורם פוטנציאלי ממלא טופס תרומה מקוון, המערכת של QuintaDB נכנסת לפעולה באופן אוטומטי: הרשומה נוצרת בטבלת התרומות ומקושרת לפרופיל התורם הקיים (או יוצרת חדש). מיד לאחר מכן, המערכת מפיקה קובץ PDF של מכתב תודה רשמי, מעדכנת את סטטוס הקמפיין בלוח הבקרה הראשי ושולחת הודעת וואטסאפ או דוא"ל אוטומטית למנהל הקמפיין. התהליך כולו מתבצע ללא מגע יד אדם, מה שמבטיח תגובה מהירה ומקצועית לכל תורם ותורם.
הפיקו באופן אוטומטי אישורים על תרומות לפי סעיף 46, דוחות שנתיים ותעודות הוקרה מותאמות אישית. המערכת משתמשת בנתוני הרשומות כדי למלא תבניות מסמכים מעוצבות מראש.
ניהול תבניות PDF המבוססות על שדות מסד הנתונים להפקה מהירה של אישורי מס.
סקירה של מבנה הטבלאות והקשרים הלוגיים המתוכננים למקסום יעילות הארגון:
גלו כיצד סוגים שונים של עמותות וארגונים מיישמים את המערכת:
ניהול לוגיסטי של חלוקת מזון וציוד תוך מעקב אחר מלאים ותורמי הציוד.
מעקב אחר תורמים המאמצים סטודנטים וניהול הקשר האישי ביניהם לאורך זמן.
ניהול קמפיינים מבוססי מיקום (GIS) ומיפוי תורמים לפי אזורים גיאוגרפיים.
ניהול מענקים מורכבים עם שלבי דיווח קשיחים ומעקב אחר אבני דרך מחקריות.
ניהול דמי חבר, רישום לפעילויות וניהול תקשורת שוטפת עם הורי החניכים.
ניהול הקדשים, תרומות ייעודיות והנצחות בתוך מסד נתונים היסטורי מפורט.
בחנו את האוטומציות המובנות המבטיחות שלא תפספסו אף תורם:
בדיקה חודשית אוטומטית של תרומות מחזוריות ושליחת התראה במקרה של כשל בסליקה.
שינוי סטטוס תורם ל"VIP" באופן אוטומטי לאחר הגעה לסכום מצטבר מסוים ושליחת התראה למנכ"ל.
כל פנייה דרך האתר מתויגת לפי מקור ההגעה (UTM) ומשויכת לקמפיין השיווקי הנכון.
יצירת דוח סיכום פעילות אוטומטי בפורמט PDF ושליחתו לכל חברי הוועד המנהל בראשון לכל רבעון.
כאשר המידע של העמותה מאורגן במערכת יחסית ולא בקבצים שטוחים, אתם מבטיחים המשכיות ארגונית ומונעים אובדן ידע במקרה של תחלופת כוח אדם. QuintaDB מספקת את התשתית היציבה לצמיחה ארוכת טווח.
מעקב מלא אחרי כל שינוי שבוצע ברשומות התורמים לשמירה על אמינות הנתונים.
גישה מלאה לנתוני התורמים מהשטח, כולל עדכון רשומות בזמן אמת במהלך פגישות גיוס.
ה-AI מנתח את התיאור שלכם ומחליט אילו טבלאות נדרשות (למשל: תורמים, תשלומים, אירועים) ואילו קשרים צריכים להתקיים ביניהן כדי למנוע כפילות מידע.
בהחלט. ה-AI מספק את הבסיס, ואתם יכולים להוסיף שדות, לשנות סוגי נתונים, לעצב טפסים ולהגדיר אוטומציות נוספות ללא צורך בכתיבת קוד.
כן, ניתן להגדיר תבנית PDF המכילה את כל שדות החובה הנדרשים על ידי רשויות המס ולהפיק אותה אוטומטית עם קבלת תרומה חדשה.
QuintaDB כוללת כלי ייבוא חזק המאפשר להעלות קבצי Excel או CSV ולמפות את העמודות שלהם לשדות המתאימים במסד הנתונים החדש שלכם.
כן, באמצעות מערכת הפורטלים תוכלו להגדיר הרשאות מפורטות כך שמתנדב יוכל לראות רק רשימת משימות מסוימת ללא גישה למידע הכספי הרגיש.
בוודאי. ניתן להשתמש באינטגרציה עם Google Maps כדי להציג את פריסת התורמים שלכם על גבי מפה, מה שעוזר בתכנון אירועים אזוריים.
QuintaDB משתמשת בפרוטוקולי אבטחה מתקדמים והצפנה כדי להגן על נתוני התורמים שלכם, ומאפשרת לכם לעמוד בדרישות ה-GDPR והגנת הפרטיות.
ניתן להטמיע קישורי תשלום בתוך הטפסים או להשתמש ב-API ובאוטומציות כדי לעדכן את מסד הנתונים בכל פעם שמתקבל אישור תשלום ממערכת חיצונית.
English