הפסיקו להסתמך על גיליונות נייר וקבצי אקסל מפוזרים שגורמים לאובדן נתונים וטעויות אנוש. מרחב העבודה של QuintaDB מאפשר לכם להפיק מערכת מעקב נוכחות מקיפה המותאמת אישית לצרכים האקדמיים שלכם, תוך שימוש ביכולות QuintaDB AI לבניית בסיס הנתונים הראשוני מתיאור פשוט בשפה חופשית.
התחל לבנות עכשיובאמצעות QuintaDB AI, תוכלו לתאר את זרימת העבודה שלכם במוסד הלימודים - החל מרישום לקורסים ועד למעקב נוכחות יומי - והמערכת תייצר עבורכם באופן אוטומטי את המבנה המלא. הבינה המלאכותית מקימה את הטבלאות המקושרות, טפסי הרישום, לוחות הבקרה וצינורות האוטומציה, כך שכל שנותר לכם הוא להתאים אישית את השדות הספציפיים ולהתחיל לעבוד בתוך דקות ספורות.
מוסדות חינוך רבים נאבקים בניהול יומני נוכחות ידניים, מה שמוביל לקשיים בדיווח למשרד החינוך, אובדן מענקים וקושי בזיהוי סטודנטים בסיכון לנשירה. QuintaDB פותרת את הכאוס המבצעי על ידי יצירת בסיס נתונים יחסי המקשר בין סטודנטים, קורסים, מרצים ושיעורים. כל דיווח נוכחות מסונכרן בזמן אמת, מפעיל התראות אוטומטיות ומעדכן לוחות בקרה ויזואליים, מה שמבטיח שקיפות מלאה ודיוק מקסימלי בניהול האקדמי מבלי להזדקק לתהליכים מפרכים של הזנת נתונים כפולה.
המערכת כוללת אקו-סיסטם שלם המיועד לנהל את כל היבטי הנוכחות והרישום במוסד שלכם:
מבנה נתונים חכם המקשר בין תעודות זהות של סטודנטים, קודי קורסים וסילבוסים אקדמיים למניעת כפילויות.
ממשקי דיווח נוכחות מבוססי מיקום (Geofencing) המאפשרים למרצים או לסטודנטים לדווח נוכחות מהנייד בתוך הקמפוס.
סביבת עבודה מאובטחת לסטודנטים לצפייה באחוזי הנוכחות שלהם ולמרצים לניהול ציונים ודיווחים יומיים.
ניתוח ויזואלי של מגמות נוכחות לפי פקולטה, קורס או שנה אקדמית לקבלת החלטות מבוססת נתונים.
כאשר שיעור מתחיל, המרצה פותח טופס דיגיטלי בפורטל האישי שלו. עם בחירת הקורס, המערכת מציגה רשימה דינמית של סטודנטים רשומים בלבד. ברגע שהמרצה מסמן נוכחות, נוצרת רשומה בבסיס הנתונים המפעילה אוטומציה: המערכת בודקת אם הסטודנט חצה את רף ההיעדרויות המותר, ובמידה וכן, נשלחת הודעת WhatsApp אוטומטית לסטודנט ודוח PDF למזכירות האקדמית לעדכון הסטטוס בתיק האישי.
ודאו שהדיווחים מתבצעים מתוך כיתות הלימוד בלבד. השתמשו באינטגרציית Google Maps כדי לאמת את מיקום הדיווח ולמנוע רישומים כוזבים מחוץ לקמפוס.
צפייה בכל היסטוריית הנוכחות של הסטודנט בפריסת לוח שנה שבועית או חודשית.
המבנה ההנדסי של המערכת מבטיח שלמות נתונים וקישוריות מלאה בין כל היחידות הארגוניות:
גלו כיצד מודל הנתונים מותאם לסוגים שונים של מסגרות לימודיות:
ניהול אלפי סטודנטים על פני פקולטות מרובות עם הרשאות גישה מדורגות.
מעקב אחר שעות התמחות וסטאז' לצורך הנפקת תעודות הסמכה רשמיות.
דיווח יומי להורים על היעדרויות וניהול קשר ישיר עם צוות ההוראה.
ניהול כרטיסיות וכניסות לשיעורים קבוצתיים עם סנכרון יתרות אוטומטי.
רישום מהיר בכנסים והדרכות עובדים באמצעות סריקת קודי QR בכניסה.
תיעוד השתתפות במפגשים מקוונים ושילוב נתוני צפייה בבסיס הנתונים המרכזי.
תהליכים מתוכנתים החוסכים זמן ניהולי יקר ומונעים טעויות:
כאשר סטודנט צובר 3 היעדרויות ברצף, המערכת שולחת מייל אוטומטי ליועץ הלימודים.
ביום הראשון לכל חודש, המערכת מייצרת קובץ PDF מסוכם לכל סטודנט ושולחת אותו להוריו.
בכל דיווח נוכחות, המערכת מחשבת מחדש את אחוז הנוכחות המצטבר לצורך זכאות למבחן סוף סמסטר.
שינוי בלוח הזמנים בטבלת הקורסים מעדכן אוטומטית את לוחות השנה האישיים בפורטל המרצה והסטודנט.
ניהול מוסד חינוכי על בסיס נתונים לא מקושרים מוביל לאובדן שליטה פדגוגית. QuintaDB מבטיחה שכל רשומת נוכחות מחוברת ישירות לתיק הסטודנט ולסילבוס, מה שמאפשר לכם להבטיח את איכות ההוראה ולשמור על הכנסות המוסד דרך מעקב גבייה ונוכחות הדוק.
כל שינוי בנתוני הנוכחות נרשם עם חתימת זמן ושם המשתמש המבצע.
ממשק רספונסיבי מלא המאפשר דיווח נוכחות נוח מהשטח או מהכיתה.
QuintaDB AI מנתח את הדרישות שלכם ומקים באופן אוטומטי את הטבלאות הנדרשות, כולל קשרים בין סטודנטים לקורסים, שדות תאריכים וטפסי קלט, מה שחוסך שעות של הגדרה ידנית.
בהחלט. המערכת שנוצרת על ידי AI היא נקודת התחלה. ניתן להוסיף שדות, לשנות סוגי נתונים, לעצב את הטפסים ולהגדיר לוגיקה עסקית מורכבת בכל עת.
כן, ניתן להפיק קוד QR ייחודי לכל שיעור. הסטודנטים סורקים את הקוד מהנייד שלהם, והמערכת רושמת אותם אוטומטית כנוכחים בשיעור הספציפי.
בעזרת מחולל המסמכים, ניתן להגדיר תבנית PDF רשמית. המערכת תשאב את נתוני הנוכחות ותפיק דוח מעוצב הכולל חתימות דיגיטליות מוכן לשליחה.
כן, פורטל המשתמשים מאפשר הגדרת הרשאות ברמת רשומה. כל מרצה יוכל לראות ולדווח נוכחות רק בקורסים המשויכים אליו בבסיס הנתונים.
הטפסים של QuintaDB תומכים בשמירה מקומית מסוימת ובסנכרון לאחר חידוש החיבור, או שניתן להזין את הנתונים רטרואקטיבית דרך ממשק הניהול.
כל הנתונים מאובטחים בפרוטוקול SSL, וניתן להגדיר הצפנה לשדות רגישים כמו תעודות זהות וכתובות מגורים בתוך הגדרות הטבלה.
כן, ניתן להטמיע (Embed) את טפסי הנוכחות ולוחות הבקרה ישירות בתוך כל אתר אינטרנט או מערכת LMS קיימת באמצעות קוד iframe פשוט.
English