Supere el caos de los archivos físicos y digitales desorganizados que ralentizan su entidad. Con SGD Pro, puede generar un espacio de trabajo inicial mediante la IA de QuintaDB, estructurando sus Tablas de Retención Documental y procesos de radicación en minutos bajo la normativa colombiana vigente.
Comenzar AhoraAproveche el poder del generador de aplicaciones empresariales con IA de QuintaDB para modernizar su archivo. Simplemente describa sus procesos de correspondencia, foliación o transferencias documentales en lenguaje natural, y nuestra IA generará una estructura relacional completa con bases de datos, formularios de radicación, portales para ciudadanos y tableros de control listos para ser personalizados según los requisitos específicos del Archivo General de la Nación.
Las organizaciones en Colombia enfrentan sanciones rigurosas y pérdidas de información crítica debido a la falta de una estructura documental vinculada. SGD Pro elimina la fragmentación de datos al integrar las Tablas de Retención Documental (TRD) directamente con los expedientes electrónicos. Al centralizar la radicación de entrada y salida, la foliación automática y los tiempos de retención en una única fuente de verdad relacional, su entidad recupera el control total del ciclo de vida del documento, garantizando la integridad, disponibilidad y preservación a largo plazo según la Ley 594 de 2000.
Este espacio de trabajo se configura como un ecosistema completo de herramientas diseñadas para el flujo documental moderno:
Estructura robusta que vincula series, subseries y expedientes, asegurando que cada documento esté clasificado correctamente desde su creación hasta su disposición final sin duplicidad de datos.
Interfaces de captura optimizadas para la radicación inmediata de comunicaciones oficiales, con validación de campos obligatorios, carga de soportes digitales y asignación automática de números consecutivos.
Entorno restringido para que usuarios internos y ciudadanos consulten el estado de sus trámites o expedientes, garantizando transparencia y acceso a la información bajo perfiles de seguridad definidos.
Visualización en tiempo real del volumen de radicación, estados de expedientes y alertas de vencimiento de términos, permitiendo una toma de decisiones basada en métricas de rendimiento archivístico.
Cuando un documento llega a la ventanilla única, el funcionario registra los metadatos en el formulario de radicación. Instantáneamente, el sistema asigna un número consecutivo anual y genera un código único de seguimiento. QuintaDB activa una notificación automática al área productora vía email o Telegram. El documento se vincula al expediente electrónico correspondiente según la TRD configurada, actualizando el índice de foliación digital. Al final del día, los tableros de control reflejan el incremento en la carga documental, permitiendo al Jefe de Archivo supervisar la operación sin revisar carpetas físicas.
Configure sus Series y Subseries Documentales con tiempos de retención precisos para Archivo de Gestión y Archivo Central. El sistema calcula automáticamente las fechas de transferencia documental basándose en la fecha de cierre del expediente.
Vista jerárquica para la administración de la estructura orgánica y funcional de la entidad.
Examine el diseño lógico de tablas y campos diseñado para gestionar el patrimonio documental sin redundancias:
Descubra cómo diversas áreas aplican esta estructura de datos para optimizar sus procesos específicos:
Asegure la transparencia y el cumplimiento de la Ley de Transparencia mediante la radicación automatizada de PQRSD.
Administración de historias clínicas con estrictos controles de acceso y tiempos de retención precautorios legales.
Control de expedientes judiciales con vinculación de memoriales y notificaciones por correo electrónico integradas.
Gestión de planos y licencias técnicas con georreferenciación de documentos mediante mapas integrados de QuintaDB.
Organización de historias académicas y actas de grado con foliación electrónica para procesos de acreditación.
Automatización del protocolo notarial con digitalización certificada y búsqueda rápida por metadatos relacionales.
Optimice la trazabilidad con flujos lógicos que eliminan la intervención manual en tareas críticas:
Cuando un expediente alcanza el límite de folios o el tiempo definido, se dispara una notificación al líder de oficina para proceder al cierre.
Al recibir un email en una cuenta configurada, el sistema crea automáticamente un registro de radicación de entrada con el adjunto vinculado.
Flujo lógico que identifica documentos que han cumplido su tiempo en archivo central y genera el acta de eliminación o selección.
Cada vez que se sube un nuevo documento al expediente, el sistema actualiza el conteo total y verifica la integridad del consecutivo.
Confiar la memoria institucional a carpetas compartidas o chats lleva a la deriva organizacional. SGD Pro en QuintaDB asegura que cada documento sea un activo trazable y seguro, protegiendo la responsabilidad jurídica de su entidad.
Auditoría completa de quién creó, modificó o consultó cada documento dentro del sistema relacional.
Consulte su archivo y radique documentos desde cualquier lugar con la aplicación móvil optimizada de QuintaDB.
Usted proporciona una descripción de su estructura organizacional y la IA de QuintaDB crea automáticamente las tablas para TRD, expedientes y radicación con los campos y relaciones necesarias.
Absolutamente. Una vez que la IA genera la estructura inicial, usted puede agregar campos, modificar validaciones, crear nuevos formularios y ajustar los portales según sus necesidades específicas.
Sí, la arquitectura permite configurar los metadatos mínimos exigidos por el AGN y gestionar el ciclo de vida documental desde la gestión hasta el archivo histórico.
El sistema utiliza campos autoincrementales para generar números de radicado únicos anuales, permitiendo la carga de archivos PDF y la notificación inmediata a los responsables.
Sí, mediante el generador de documentos PDF y reportes, puede exportar los índices de foliación y el Formato Único de Inventario Documental (FUID) automáticamente.
QuintaDB permite definir roles de acceso por tabla y registro, asegurando que solo el personal autorizado vea series documentales confidenciales.
La plataforma permite almacenar documentos firmados digitalmente y vincularlos a los registros mediante campos de archivo con sellos de tiempo.
Sí, puede embeber los formularios de radicación en su sitio web institucional para recibir correspondencia externa directamente en su base de datos.
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