ניהול ידני של תורמים והוראות קבע מאט את צמיחת העמותה שלכם. בעזרת QuintaDB, הבינה המלאכותית מייצרת עבורכם מערכת מותאמת אישית הכוללת אתר אינטרנט ציבורי מחובר וממשק ניהול מלא לצוות, ללא צורך בכתיבת קוד.
התחילו עכשיו בחינםתארו את צרכי העמותה שלכם בשפה חופשית, והבינה המלאכותיות של QuintaDB תבנה עבורכם מערכת שלמה מהיסוד. המערכת כוללת אתר אינטרנט ציבורי לקבלת תרומות המחובר ישירות למסד הנתונים, לצד סביבת עבודה מאובטחת לניהול פנימי של הצוות.
ה-AI מייצר באופן אוטומטי את כל הטבלאות הנדרשות: מאגר תורמים, מעקב הוראות קבע, תיעוד תרומות ויומן שיחות. בנוסף, הוא מגדיר טפסים חכמים, פורטלים אישיים לתורמים, לוחות בקרה עם מדדי KPI קריטיים, ותהליכי עבודה אוטומטיים לשליחת קבלות וטיפול בסירובים.
המערכת שנוצרת היא נקודת התחלה גמישה לחלוטין. הצוות שלכם יכול לערוך שדות, לשנות הרשאות גישה, להוסיף חוקים עסקיים ולהתאים את הממשק לצרכים המדויקים של הארגון שלכם – הכל בממשק ויזואלי פשוט וללא שורת קוד אחת.
ניהול עמותה מודרנית דורש דיוק פיננסי וקשר רציף עם תורמים, אך ללא מערכת מרכזית, ארגונים רבים מוצאים את עצמם טובעים בתוך גיליונות אקסל מפוזרים ומערכות סליקה מנותקות. כאשר המידע על התורמים מנוהל בקובץ אחד, היסטוריית התרומות בקובץ שני, ותיעוד השיחות במחברות של רכזי גיוס המשאבים, נוצר כאוס תפעולי בלתי נמנע. מידע קריטי הולך לאיבוד, תורמים גדולים אינם מקבלים את היחס הראוי, והזדמנויות לגיוס תרומות נוספות מתפספסות בשל חוסר מעקב.
הבעיה מחריפה עוד יותר כשמדובר בניהול הוראות קבע. הוראות קבע הן עמוד התווך היציב של כל עמותה, אך הן דורשות תחזוקה שוטפת קפדנית. ללא כלי ייעודי, מעקב אחר כרטיסי אשראי שפג תוקפם או עסקאות שנדחו הופך למשימה ידנית מפרכת. הצוות נאלץ לעבור שורה-שורה בדוחות הסליקה, לזהות סירובים, ולנסות ליצור קשר טלפוני עם התורמים. כל יום שעובר ללא טיפול בסירוב פירושו אובדן הכנסה ישיר לעמותה. בנוסף, היעדר אוטומציה בשליחת קבלות ואישורי תרומה יוצר עומס אדמיניסטרטיבי כבד על המשרד ומעורר תסכול בקרב התורמים המצפים למענה מיידי.
שימוש בכלים כלליים או בטבלאות שטוחות פשוט אינו מספק את רמת האבטחה והקישוריות הנדרשת לניהול כספי ציבור. ללא קשרים ישירים בין טבלת התורמים לטבלת התרומות בפועל, לא ניתן לקבל תמונה מלאה בזמן אמת על קצב הגידול של הארגון או על ערך החיים של תורם. עמותות זקוקות לפתרון המאחד את כל קצוות המידע – החל מרגע כניסת הליד, דרך תהליך הסליקה והפקת הקבלה, ועד לשימור ארוך טווח של התורם.
מערכת זו ניתנת להגדרה כך שתכלול סביבה שלמה של כלים המותאמים לתהליכי העבודה שלכם. כך פועלים הרכיבים יחד:
ניהול קשרים הדוקים בין תורמים, הוראות קבע, תרומות בפועל ויומן שיחות. המידע נשמר בצורה מאובטחת ומאפשר שליפה מהירה וסינון מתקדם לפי סטטוסים ותגיות סיווג.
טפסי הרשמה ותרומה דינמיים הניתנים להטמעה באתר העמותה. הטפסים כוללים אימות נתונים בזמן אמת, מסיכות להזנת מספרי טלפון, ושדות מותאמים אישית לאיסוף מידע מדויק.
אזור אישי מאובטח המאפשר לתורמים לעדכן את פרטיהם האישיים, לצפות בהיסטוריית התרומות שלהם ולהוריד קבלות באופן עצמאי, לצד הרשאות גישה מוגדרות לנציגי העמותה.
תצוגה ויזואלית של מדדי הביצוע המרכזיים של העמותה: סך התרומות שאושרו, צפי הכנסות חודשי מהוראות קבע, כמות סירובים פעילה ופילוח תרומות לפי אמצעי תשלום.
להלן דוגמאות מייצגות של ארגונים ששינו את פני התפעול שלהם באמצעות התאמת המערכת לצרכיהם:
ניהלה מעל 2,000 תורמים באקסלים מבוזרים. לאחר הטמעת המערכת ב-QuintaDB, הם חיברו את טפסי התרומה ישירות לאתר, מה שקיצר את זמן הפקת הקבלות מ-3 ימים לשניות בודדות, והעלה את שיעור שימור התורמים ב-35%.
סבל מאובדן הכנסות חודשי בשל סירובי הוראות קבע שלא טופלו. באמצעות הגדרת התראות וואטסאפ אוטומטיות ב-QuintaDB, הארגון הצליח לשחזר 82% מהוראות הקבע התקולות תוך 48 שעות בלבד ללא מגע יד אדם.
הקימה פורטל תורמים אישי שאיפשר לתורמים גדולים לעקוב אחר ניצול התקציב של הפרויקטים שהם מממנים. המהלך הוביל לגידול של 50% בגובה התרומה הממוצעת וחסך עשרות שעות עבודה שבועיות של דיווח ידני.
מאגר מידע מרכזי המאפשר לסווג תורמים לפי תגיות (תורם גדול, הוראת קבע, חד פעמי) ולעקוב אחר הסטטוס שלהם בזמן אמת.
מציג את כל פרטי הקשר, היסטוריית התרומות ותיעוד השיחות האחרונות במקום אחד.
ניהול מועדי חיוב, סכומי תרומה חודשיים ותוקף כרטיסי אשראי עם מערכת התראות מובנית לטיפול מהיר בתקלות.
תצוגה מותנית המדגישה עסקאות שנכשלו ומאפשרת הפעלת משימות תיקון בלחיצת כפתור.
יצירת קבלות דינמיות המבוססות על נתוני התרומה שנרשמו במערכת ושליחתן ישירות לתיבת המייל של התורם.
שילוב שדות מתוך מסד הנתונים כמו שם התורם, סכום התרומה ומספר האישור בתוך גוף המייל.
רישום מלא של כל שיחת טלפון, הודעת וואטסאפ, פגישה או מייל שנשלח לתורם על ידי נציגי העמותה.
תצוגה כרונולוגית של כל המגעים עם התורם, כולל סיכומי שיחות ושם הנציג המטפל.
ניתוח נתוני התרומות לפי חיתוכים שונים כמו אמצעי תשלום, קצב גידול חודשי וצפי הכנסות עתידי.
גרפים וטבלאות פילוח המציגים את התפלגות התרומות לפי אשראי, צ'קים ומזומן בזמן אמת.
מבנה הטבלאות, סוגי השדות והקשרים הלוגיים במערכת ה-CRM שלכם:
כיצד צוותים וארגונים שונים מיישמים את המערכת בהתאם לאופי הפעילות שלהם:
מעקב אחר תורמים קבועים, ניהול הוראות קבע חודשיות וסנכרון עם מערך הלוגיסטיקה של חלוקת הסלים.
ניהול שכר לימוד ותרומות הורים באמצעות הוראות קבע מוגדרות מראש עם מעקב תשלומים קפדני.
גיוס תורמים חד פעמיים מהרשת באמצעות טפסים מובנים באתר ושליחת עדכונים שוטפים על פעילות העמותה.
ניהול קשרים עם תורמים גדולים, תיעוד פגישות אישיות ומעקב אחר התחייבויות רב-שנתיות.
מכירת מנויים שנתיים וכרטיסים לאירועים באמצעות טפסי תשלום המחוברים ישירות למאגר החברים.
ניהול דמי חבר שנתיים, תרומות לעלייה לתורה ומכירת מושבים לחגים עם הפקת קבלות אוטומטית.
אוטומציות חכמות המונעות טעויות אנוש וחוסכות זמן יקר לצוות העמותה:
שינוי סטטוס ל"תקול/סירוב" ← הפעלת משימה ← שליחת הודעת וואטסאפ אוטומטית לתורם עם קישור לעדכון פרטי התשלום.
אישור תרומה חדשה במערכת ← הפקת קבלה דינמית ← שליחת קובץ PDF אוטומטית למייל של התורם עם מכתב תודה.
תאריך תפוגה מתקרב (30 יום לפני) ← הפעלת משימה ← שליחת תזכורת אוטומטית לתורם לעדכון הכרטיס.
קבלת תרומה חד פעמית מעל 5,000 ₪ ← יצירת משימה אוטומטית ביומן של מנהל העמותה לביצוע שיחת תודה אישית.
ניהול עמותה על גבי פלטפורמה מאוחדת כמו QuintaDB מעניק לכם שליטה מלאה ויציבות ששום גיליון אקסל או מערכת מדף נוקשה לא יכולים לספק. במקום להסתמך על פתרונות תוכנה סגורים שמאלצים אתכם להתאים את שיטות העבודה שלכם אליהם, QuintaDB מאפשרת לכם לבנות את המערכת המדויקת עבורכם בעזרת בינה מלאכותית. ה-AI מייצר עבורכם אתר אינטרנט ציבורי לקבלת תרומות וממשק ניהול פנימי מחובר, כך שאתם נהנים מזמן עליה לאוויר מהיר במיוחד. כל הנתונים הפיננסיים והאישיים של התורמים נשמרים במסד נתונים יחסי מאובטח, המונע כפילויות ומבטיח שלמות נתונים מלאה. המערכת צומחת יחד עם העמותה שלכם ומאפשרת לכם להוסיף שדות, לשנות תהליכים ולהרחיב את האוטומציות ללא צורך במתכנתים או בעלויות פיתוח יקרות.
מעקב היסטורי מפורט אחר כל שינוי שבוצע ברשומות התורמים או התרומות לצורך שמירה על שקיפות וביקורת פיננסית.
גישה מלאה ונוחה מכל מכשיר נייד המאפשרת לרכזי שטח לעדכן פרטי תורמים ולתעד שיחות בזמן אמת.
אתם פשוט מתארים במילים שלכם את הצרכים שלכם (למשל: "אני צריך מערכת לניהול תורמים והוראות קבע עם שליחת קבלות"). ה-AI מייצר באופן מיידי אתר אינטרנט ציבורי מעוצב לקבלת תרומות, לצד ממשק ניהול פנימי הכולל את כל הטבלאות, הטפסים ולוחות הבקרה הנדרשים.
בהחלט. המערכת שה-AI מייצר היא נקודת התחלה מצוינת. אתם יכולים להוסיף או להסיר שדות, לשנות את סוגי הנתונים, לעצב מחדש את הטפסים, להגדיר הרשאות גישה שונות לצוות ולבנות אוטומציות חדשות לחלוטין ללא כל ידע בתכנות.
המערכת כוללת תהליכי עבודה מובנים. כאשר חיוב נכשל, הסטטוס משתנה אוטומטית ל"תקול/סירוב". המערכת מזהה זאת ומפעילה משימה אוטומטית השולחת הודעת וואטסאפ או מייל לתורם עם קישור מאובטח לעדכון אמצעי התשלום שלו.
כן. ניתן לעצב תבניות קבלה דינמיות הכוללות את כל פרטי העמותה, הלוגו, חתימה דיגיטלית וסעיפי החוק הנדרשים. הקבלות מופקות אוטומטית כקובצי PDF ונשלחות לתורמים מיד עם אישור התרומה במערכת.
אבטחת המידע היא בראש סדר העדיפויות שלנו. QuintaDB משתמשת בפרוטוקולי אבטחה מתקדמים, הצפנת נתונים במעבר ובמנוחה, ומאפשרת לכם להגדיר הרשאות גישה קפדניות ברמת השדה והרשומה עבור כל משתמש במערכת.
כן, המערכת תומכת ביבוא מהיר וקל של נתונים מקובצי Excel או CSV. תוכלו למפות את העמודות מהקובץ הקיים שלכם לשדות החדשים ב-QuintaDB ולהעביר את כל היסטוריית התורמים שלכם תוך דקות ספורות.
בהחלט. QuintaDB מציעה אינטגרציות מובנות וגישת API מלאה המאפשרת לחבר את טפסי התרומה ומסד הנתונים שלכם לכל חברות הסליקה המובילות בישראל ובעולם (כמו נדרים פלוס, קארדקום, פייפאל ועוד).
המערכת של QuintaDB בנויה לגדול יחד איתכם. אנו מציעים חבילות גמישות המותאמות לעמותות קטנות בתחילת דרכן ועד לארגוני ענק עם מאות אלפי תורמים ועשרות אנשי צוות, ללא פגיעה בביצועים.
English