Continuamos con la serie de artículos "La direccion correcta de construir aplicaciones en el servicio QuintaDB". En el artículo anterior, aprendió cómo crear la estructura de base de datos correcta. Si aún no has leído el primer artículo de esta serie, te recomendamos comenzar con Cómo crear una base de datos para una tienda de electrodomésticos.

Usando la misma base de datos para una tienda de electrodomésticos como ejemplo, consideraremos las siguientes preguntas:

- ¿Cómo transferir pedidos completados a una mesa separada?

- ¿Cómo configurar los derechos de acceso flexible para los administradores a los pedidos de los clientes?

El primer pensamiento es clonar^[1] o crear otra tabla y transferirle los pedidos completados de alguna manera. Luego cree tablas separadas para cada gerente, etc.

Pero esta es la forma incorrecta. Con este enfoque, solo perderá un tiempo valioso y creará entidades innecesarias que contienen datos redundantes. En su lugar, crearemos Informes, que ayudarán a resolver todas las tareas descritas anteriormente. La idea es simple: un informe es una selección de datos de una tabla de acuerdo con criterios específicos. O en otras palabras, es una representación de datos que se almacena en la base de datos como un objeto separado, pero al mismo tiempo no es independiente.

Podemos decir que el informe es una tabla "virtual" (lógica), creada a partir de una tabla "real". Puede trabajar con informes como con una tabla normal: leer, editar y crear nuevos registros. El contenido de los informes cambia dinámicamente en función de los datos de tablas reales. Cualquier cambio realizado en los datos de la tabla se refleja inmediatamente en todos los informes. Una tabla puede contener varios informes^[2]. 

Los informes brindan los siguientes beneficios:

• Trabajar con la aplicación se vuelve más fácil con datos organizados y optimizados;
• La búsqueda de registros se vuelve más fácil. Una búsqueda en una base de datos^[3] puede contener muchos criterios. Es suficiente crear un informe con una selección de datos ya preparada, en lugar de realizar una búsqueda compleja repetidamente cada vez;
• Más conveniente para ocultar datos adicionales a los usuarios;
• Se simplifica la configuración de los derechos de acceso de los usuarios;
• Puede crear informes para mostrar los resultados en una vista fácil de imprimir.^[4]

Con este ejemplo, aprenderá a crear sus propios informes a partir de tablas. Comencemos con la tarea: ¿Cómo transferir pedidos completados a una mesa separada?

Agregue los campos de Fecha y Estado a nuestro formulario de Ventas:

Ahora puede especificar la fecha y el estado del pedido. Para mayor comodidad, creemos reglas de formato^[5] en la tabla, para distinguir fácilmente los pedidos completados de los actuales:

En la tabla, debe realizar una búsqueda por la columna Estado para seleccionar solo los pedidos completados:

Obtuvimos un resultado de búsqueda. Este será nuestro primer informe. Haga clic en el botón Guardar informe y especifique el nombre. Ahora, este informe incluirá solo aquellos registros que contengan el valor Completado en la columna Estado. Pueden ser registros nuevos y agregados previamente, con estado actualizado.

Tenga en cuenta que las reglas de formato que creamos anteriormente para la tabla Ventas no se aplican al informe. Esto se hizo para habilitar el formato personalizado para cada informe.

Cree un informe para pedidos con el estado Procesado de la misma manera.

Los informes se pueden utilizar como widgets^[6] y conectado como un módulo en el menú del Portal y en el Tablero^[7] . Si anteriormente ha personalizado un widget de informe incrustado en su sitio web, pero ahora necesita cambiar la selección o agrupación, no debe eliminar el informe y crear uno nuevo. Puede cambiar los parámetros del informe en cualquier momento. El código del widget en la página sigue siendo el mismo.

Abra la tabla para ir al menú "Registros". Para ver todos los informes de la tabla, abra la pestaña Todos los informes o use el menú del lado izquierdo.

Aquí puede cambiar los parámetros del informe. Para hacer esto, abra el menú contextual en el mosaico del informe y seleccione Cambiar configuración:

Nota: si necesita que los usuarios puedan editar los registros en el widget, simplemente oculte la columna^[8] con un estado, para que los usuarios no puedan cambiar el valor en esta columna. De lo contrario, el registro desaparecerá del informe. Para los usuarios del portal, debe configurar el acceso a nivel de campo por separado.

Siguiente tarea: ¿Cómo configurar los derechos de acceso flexible para los administradores a los pedidos de los clientes?

Digamos que tenemos tres grupos de administradores en nuestra tienda. Simplemente podemos agregar un campo con una lista de grupos y, utilizando una selección para esta columna, generar informes separados (de la misma manera que hicimos una selección por la columna Estado anterior).

Para generar informes mensuales sobre pedidos completados, utilizamos criterios de búsqueda adicionales en las columnas Fecha y Estado. Por ejemplo, creemos un informe para el Grupo 2, que contendrá solo los pedidos completados para diciembre:

1. Realizar una busqueda;

2. El primer criterio es Grupo = Grupo 2;

3. El segundo criterio: Fecha en el rango de 12-01-2021 a 12-31-2021;

4. El tercer criterio es Estado = Completo.

Debe haber un operador "y" entre todos los criterios. Por lo tanto, solo se encontrarán aquellos registros que coincidan con los tres criterios.

Nota: la mejor forma de restringir los derechos de acceso de los usuarios es Portal. Lea aquí cómo configurar los derechos de acceso a ciertos registros para los usuarios.

Lea también cómo utilizar los Propietarios de registros^[9] campo para configurar los derechos de acceso para los usuarios del portal.

En resumen, podemos concluir que los informes son ayudantes insustituibles para trabajar con una base de datos, lo que simplifica enormemente el procesamiento de datos y ahorra tiempo.

Enlaces útiles:

1. Tablas de clonación

2. Cómo crear y trabajar con informes en QuintaDB

3. Búsqueda de bases de datos

4. Cómo imprimir un informe

5. Formato condicional

6. Informar widgets

7. Portal and Tablero (Panel de QuintaDB)

8. Cómo ocultar columnas dentro de un widget de informe

9. Campo de propietarios de registros