Elimine la dispersión de expedientes y el caos de las hojas de cálculo. Con QuintaDB, puede generar inicialmente su espacio de trabajo mediante IA, transformando sus bases reguladoras en un entorno relacional automatizado para un control absoluto de cada euro invertido.
Configurar mi Espacio de TrabajoAproveche la potencia de QuintaDB AI para acelerar el despliegue de su sistema de gestión. Simplemente describa sus procesos de convocatoria, criterios de baremación y requisitos de justificación en lenguaje natural; nuestra inteligencia artificial generará una estructura inicial completa con bases de datos relacionales, formularios de solicitud, portales para beneficiarios y cuadros de mando que podrá personalizar totalmente para cumplir con la normativa vigente.
Las organizaciones que gestionan fondos públicos o privados a menudo enfrentan el desafío de la trazabilidad deficiente y la fragmentación de la información en correos electrónicos y carpetas compartidas. Esta falta de estructura compromete la transparencia y aumenta el riesgo de errores en la justificación económica. Un sistema integrado en QuintaDB restaura la claridad operativa al vincular cada solicitud con sus correspondientes facturas, informes de seguimiento y resoluciones administrativas, garantizando que cada expediente cumpla con los plazos de la convocatoria y los requisitos de auditoría más estrictos, permitiendo una visión de 360 grados sobre el ciclo de vida del fondo.
Este espacio de trabajo se configura como un ecosistema completo de herramientas diseñadas para flujos de trabajo administrativos complejos:
Estructure convocatorias, beneficiarios, partidas presupuestarias y expedientes mediante tablas vinculadas que eliminan la duplicidad de datos y aseguran la integridad referencial en todo momento.
Despliegue formularios inteligentes para la recepción de solicitudes, permitiendo a los candidatos cargar documentación técnica y económica con validaciones automáticas de campos obligatorios.
Configure entornos restringidos para que los técnicos evaluadores o auditores externos consulten y califiquen los expedientes sin comprometer la seguridad del resto del sistema.
Monitoree la ejecución presupuestaria, el estado de las resoluciones y los remanentes de crédito en tiempo real mediante gráficos dinámicos y KPIs financieros avanzados.
El proceso comienza cuando un solicitante registra su propuesta a través de un formulario público de QuintaDB. Al enviarlo, el sistema crea un registro único y activa una notificación automática vía Telegram al equipo técnico. Mediante campos de cálculo, el software realiza una baremación preliminar basada en los datos ingresados. Una vez aprobado, el sistema genera automáticamente un documento PDF con la resolución de concesión y actualiza el gráfico de fondos comprometidos en el dashboard principal, manteniendo la trazabilidad desde el primer contacto hasta el pago final.
Automatice la creación de actas de baremación, convenios y resoluciones administrativas extrayendo datos directamente de sus registros. Evite la transcripción manual y los errores en documentos oficiales que pueden retrasar los pagos.
Cree documentos PDF dinámicos basados en los datos de cualquier tabla con un solo clic.
Revise el esquema lógico diseñado para gestionar operaciones de fondos públicos con total rigor administrativo:
Descubra cómo diferentes sectores adaptan esta estructura a sus necesidades específicas:
Control estricto de hitos y objetivos con reportes automatizados para la Unión Europea y auditoría estatal.
Gestión ágil de ayudas al comercio local, cultura y deportes con portales de autogestión para ciudadanos.
Seguimiento técnico-científico y control de horas de personal vinculadas a proyectos de investigación específicos.
Despliegue rápido de formularios móviles para trabajadores de campo que necesitan registrar ayudas en tiempo real.
Baremación masiva de expedientes académicos y control de asistencia para la liquidación de ayudas al estudio.
Monitoreo de fondos distribuidos geográficamente con integración de Google Maps para localizar el impacto de los proyectos.
Examine las rutinas automáticas que garantizan el cumplimiento de los plazos y la precisión de los datos:
Si la Fecha de Cierre está a 5 días y el Expediente está "Incompleto", enviar recordatorio automático al Solicitante.
Al actualizar criterios técnicos, el sistema recalcula instantáneamente la puntuación total y reordena el ranking de beneficiarios.
Trigger que bloquea la aprobación de un Expediente si el Importe Concedido supera el remanente de la Convocatoria vinculada.
Al cambiar el estado a "Resuelto", generar PDF con el resumen de la propuesta y enviarlo por email al departamento financiero.
En la gestión de fondos, la pérdida de un solo documento o un error en un cálculo de Excel puede invalidar una auditoría completa. QuintaDB garantiza que cada dato esté vinculado y protegido, asegurando la continuidad institucional y la transparencia financiera.
Historial completo de cambios por usuario para cumplir con las normativas de transparencia y auditoría.
Consulte el estado de cualquier fondo o apruebe expedientes desde cualquier dispositivo con total seguridad.
Usted describe sus tablas y flujos en el generador de IA de QuintaDB y el sistema crea automáticamente los campos, relaciones y formularios necesarios para comenzar a operar de inmediato.
Absolutamente. La IA crea una base sólida, pero usted tiene control total para añadir campos, modificar reglas de validación y ajustar los flujos de trabajo según su normativa específica.
Sí, QuintaDB permite el almacenamiento masivo de documentos (PDF, imágenes, Excel) vinculados directamente a cada expediente, facilitando la revisión técnica y económica.
Ofrecemos cifrado SSL, copias de seguridad automáticas y un sistema de permisos basado en roles para que cada usuario solo acceda a la información que le corresponde.
Sí, puede exportar cualquier vista de datos a Excel, CSV o PDF, o crear reportes personalizados que cumplan con los formatos exigidos por los organismos fiscalizadores.
Puede integrar QuintaDB con servicios externos mediante API para procesos de firma o validación de identidad, manteniendo el flujo de trabajo centralizado.
Puede habilitar un estado de "Subsanación" que abra el formulario al beneficiario por un tiempo limitado para que cargue la documentación faltante automáticamente.
Sí, la arquitectura relacional permite conectar expedientes con diferentes anualidades presupuestarias, facilitando el control de subvenciones plurianuales.
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