Casi ningún proyecto empieza desde cero. Suele comenzar con una hoja de cálculo desbordada, una carpeta de facturas en PDF, un archivo antiguo de Access que nadie puede abrir o la foto de un formulario en papel. QuintaDB procesa todos esos formatos y los transforma en una base de datos donde buscar, filtrar, compartir y colaborar con su equipo.
Importar su archivoEs el camino más habitual. Suba un archivo .xls, .xlsx, .csv o .txt: QuintaDB toma la primera fila como nombres de columna y cada fila siguiente como un registro. No hace falta diseñar los campos antes; el propio archivo define la estructura y el formulario se genera automáticamente.
Las exportaciones reales casi nunca vienen limpias, y el importador cuenta con ello. Si el archivo empieza con el logotipo de la empresa, el título de un informe o varias filas en blanco antes de la tabla, el sistema detecta el encabezado real, le muestra cuál ha elegido y le permite cambiarlo. Números, fechas, enlaces y correos se reconocen por su contenido; así, una columna de fechas se comporta como tal tras la importación —se puede ordenar, filtrar y ver en calendario— en lugar de tratarse como simple texto.
Las exportaciones de programas de contabilidad, almacén o 1C funcionan exactamente igual. No pierda tiempo ordenando el archivo a mano: suba directamente lo que generó su sistema.
No todas las tablas están en un archivo editable. Algunas siguen en papel, otras dentro de programas sin opción de exportación y muchas en documentos PDF que envía un proveedor.
Haga una foto de la hoja o capture la pantalla y suba la imagen. La tabla se extrae del archivo visual y se convierte en filas y columnas editables que puede revisar antes de guardar nada. Funciona igual con documentos PDF —facturas, tarifas, extractos bancarios o informes cerrados— donde la única alternativa era copiar los datos a mano.
Para que el resultado sea óptimo solo hacen falta dos cosas: que la tabla completa quede dentro del encuadre y que el texto se lea con nitidez a tamaño real. Una toma inclinada o cortada perderá datos de los extremos. El procesamiento se ejecuta en segundo plano, por lo que puede seguir trabajando mientras termina.
Los archivos de Access son el clásico callejón sin salida: guardan años de historial operativo, pero el equipo original ya no existe, la licencia caducó o el archivo no se puede abrir en un Mac.
Suba el archivo .mdb o .accdb. Verá la lista de tablas disponibles, elegirá las que necesita y cada una se creará en su proyecto manteniendo sus columnas originales. Las relaciones existentes en el archivo de origen se conservan: si una tabla apuntaba a otra, dispondrá del mismo vínculo aquí para que cada pedido siga asociado a su cliente.
Si sus datos ya están en la nube, no necesita descargarlos primero. Pegue el enlace a un documento de Google Sheets, a un archivo en Google Drive o Dropbox, o a cualquier dirección web que entregue un archivo, y el sistema lo descargará e importará.
Además, el enlace puede mantenerse sincronizado. Al activar la actualización periódica, el archivo vuelve a leerse según el intervalo elegido; así, la hoja que sus compañeros siguen modificando se refleja en la base de datos sin depender de que alguien recuerde exportarla. Es la diferencia entre hacer una migración puntual y convertir una hoja de cálculo en la interfaz de un sistema de trabajo real.
Las bases de Airtable se importan conectando con su propia plataforma: solo necesita el enlace de la base y un token de acceso para transferir las tablas junto con sus campos. Si los registros están vinculados entre sí, esa relación se traslada como tal en lugar de reducirse a texto plano.
Las exportaciones de Notion se gestionan mediante su archivo ZIP: elija la opción «Markdown & CSV» al exportar y suba el archivo comprimido tal cual para procesar todas las tablas en un único paso. El mismo método sirve para cualquier archivo ZIP que reúna varias hojas de cálculo.
Los archivos JSON también se leen directamente, lo que facilita integrar exportaciones de otros servicios o respuestas obtenidas mediante API.
Para casos pequeños ni siquiera hace falta generar un archivo: copie un conjunto de celdas y péguelo directamente. Diez filas no necesitan una exportación formal.
No se guarda nada hasta que usted lo valida. Primero verá una pantalla de asignación: a la izquierda, cada columna de su archivo; a la derecha, el destino propuesto. Las columnas con correspondencia clara se vinculan solas; las demás quedan a la espera de su criterio. Cualquier columna puede asignarse a un campo existente, crear uno nuevo o ignorarse por completo, algo muy habitual con datos sobrantes.
Cuando una tabla se relaciona con otra —como un pedido que cita a un cliente o una tarea vinculada a un proyecto—, el sistema comprueba cuántos registros coinciden antes de consolidar el enlace. Si la tabla de destino contiene duplicados, recibirá un aviso, ya que la vinculación se asignaría a la primera coincidencia.
Al terminar la importación, verá el total de registros incorporados y si alguna columna ha quedado en blanco. Una columna vacía casi siempre se debe a particularidades del archivo de origen (filas extra previas a los títulos o celdas combinadas); el aviso lo especifica con claridad para corregir el documento original en segundos en vez de buscar el error a ciegas.
Rara vez se importa un archivo una sola vez: las listas de precios se actualizan cada mes, los informes contables se exportan cada semana y el equipo sigue editando la misma plantilla de trabajo.
Basta con definir una columna clave —un número de pedido, una referencia de artículo o un correo electrónico— para que las siguientes importaciones actualicen los registros existentes en lugar de duplicarlos. Las filas que no aparezcan en el nuevo archivo se mantienen intactas. Esto permite repetir el proceso con total seguridad; conviene configurarlo desde la primera carga para prevenir registros duplicados desde el inicio.
Si prefiere seguir el proceso con imágenes detalladas, la guía completa explica cada etapa desde el archivo original hasta la base de datos operativa: cómo importar archivos Excel y CSV a una base de datos en línea.
No necesita instalar programas auxiliares ni contratar módulos adicionales. Abra un proyecto, pulse Importar y cargue el material del que disponga: una hoja de cálculo, una base de datos antigua o la foto de una página. El resultado final no es una copia estática de su archivo, sino una tabla funcional con formularios, permisos de acceso y relaciones que su equipo y sus clientes pueden utilizar sin tocar jamás el documento original.
Estructuras listas que puedes adaptar a tu proceso.