מלאי שצריך ללכת ולספור אינו מלאי. כשקבלה, ניפוק ותוקף יושבים יחד, גם החוסרים וגם הזריקה לפח מצטמצמים.
התחילו בחינםקנייה דחופה במחיר גבוה ופריט שפג תוקפו — שתי תוצאות של אותה סיבה: אף אחד לא יודע בזמן אמת כמה נשאר.
שם, מידה, כמות, תוקף ומיקום אחסון בשורה אחת.
מי לקח, מתי וכמה. הכמות יורדת באותו רגע.
מה שירד מתחת לסף נאסף לרשימה. ההזמנה השבועית מפסיקה להיות ניחוש.
מתי ובכמה נקנה אותו פריט — בסיס להשוואת ספקים.
בקבלה נרשמים כמות, מחיר ותוקף. כל ניפוק מוריד מהיתרה, והרשימה מסדרת קודם את מה שתוקפו קרוב. גם השלכה נרשמת עם סיבה, וכך כמות ההזמנה הבאה מתקנת את עצמה.
מיקום הוא שדה, ולכן רואים איפה יש עודף ואיפה חוסר. לפעמים העברה בין סניפים זולה מהזמנה חדשה, וזה נראה בלי לחפש.
מי לקח, מה, מתי וכמה — הכול כבר רשום. בוחרים תקופה, מייצאים, ולא בונים דוח מאפס בערב שלפני.
לבנות בעצמכם