Ξεκινήστε στο QuintaDB ανεβάζοντας το αρχείο Excel ή CSV σας. Επιλέξτε το από το PC σας και δημιουργήστε αυτόματα φόρμα και βάση δεδομένων.
Ο αρχικός μας οδηγός κάλυπτε τυπικά υπολογιστικά φύλλα, αλλά οι σύγχρονες καθημερινές ανάγκες σπάνια περιορίζονται σε απόλυτα καθαρά αρχεία CSV. Αναβαθμίσαμε το εργαλείο εισαγωγής ώστε να διαχειρίζεται απευθείας ακατάστατα επαγγελματικά έγγραφα, παλαιότερους τύπους αρχείων και λήψεις εικόνων, μειώνοντας δραστικά τη χειροκίνητη προετοιμασία που χρειαζόταν προηγουμένως.
Μπορείτε πλέον να περάσετε τα δεδομένα σας στη βάση χρησιμοποιώντας διάφορες νέες πηγές:
Η εκτέλεση επαναλαμβανόμενων ενημερώσεων είναι πλέον ακόμα πιο ασφαλής. Για να αποφύγετε ανεπιθύμητες διπλότυπες καταχωρίσεις κατά την εισαγωγή μηνιαίων παρτίδων, επιλέξτε μια στήλη-κλειδί, όπως τον κωδικό παραγγελίας ή τη διεύθυνση email. Μπορείτε να ορίσετε αν οι αντίστοιχες εγγραφές θα ενημερώνονται με τις νέες τιμές ή αν θα παραλείπονται εντελώς.
Εφόσον έχετε ένα αρχείο Excel, φορτώστε το στο QuintaDB μέσω της φόρμας Εισαγωγής.
Παρατηρήστε ότι οι στήλες σας αντιπροσωπεύουν πλέον τα πεδία της φόρμας. Όλα τα δεδομένα σας βρίσκονται στη σελίδα Εγγραφές.
Αν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε αρχείο CSV, μπορείτε εξίσου εύκολα να τα εισαγάγετε στην online βάση δεδομένων. Η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια. Απλώς βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας διαχωρίζονται με κόμμα: Στήλη1, Στήλη 2, Στήλη 3
Επίσης, αν αντιμετωπίσετε προβλήματα κατά την εισαγωγή αρχείου Excel, όπως κενές εγγραφές ή άγνωστα ονόματα στηλών, αυτό πιθανότατα οφείλεται στο ότι υπάρχουν κελιά με αλλαγές γραμμής. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε τη βάση σας μετατρέποντας πρώτα το αρχείο σε CSV.
Για να αλλάξετε τον αριθμό των εγγραφών ανά σελίδα, μεταβείτε στο μενού Εγγραφές και βρείτε τη ρύθμιση Εγγραφές ανά σελίδα στο αριστερό μενού:
Αν θέλετε να εντοπίσετε πανομοιότυπες εγγραφές στον πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία «Εύρεση διπλότυπων».
Θα τη βρείτε μέσα στο μενού «Εισαγωγή».
Επιλέξτε τη στήλη και κάντε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση».
Χρησιμοποιώντας το κουμπί «Διαγραφή όλων των διπλότυπων» μπορείτε να αφαιρέσετε όλες τις διπλοεγγραφές.
Είναι φυσικό να χρειάζεται να ενημερώνετε τα δεδομένα σας μέσω Εισαγωγής ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε είτε να Δημιουργήσετε νέες εγγραφές είτε να Ενημερώσετε υπάρχουσες εγγραφές όταν τα δεδομένα-κλειδιά ταυτίζονται.
Στη σελίδα Εγγραφές θα δείτε τον σύνδεσμο Εισαγωγή, με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα δεδομένα σας εισάγοντας αρχείο Excel. Η διαδικασία είναι ίδια με τη μεταφορά από το μηδέν. Απλώς ανεβάστε το αρχείο excel σας. Θυμηθείτε ότι το αρχείο πρέπει να περιλαμβάνει στην πρώτη γραμμή τα ονόματα των στηλών.
Η σειρά των πεδίων δεν παίζει ρόλο, αλλά η παρουσία αυτών των πεδίων στη φόρμα σας είναι σημαντική, καθώς όσα πεδία δεν υπάρχουν θα δημιουργηθούν αυτόματα. Αν μετονομάσετε πεδία στο μενού Πεδία αλλά όχι στο Excel, θα καταλήξετε με διπλάσια πεδία, κάτι που δεν είναι επιθυμητό. Χρησιμοποιώντας αυτή τη δυνατότητα, μπορείτε να αναβαθμίζετε τη δομή της βάσης σας ταυτόχρονα με την προσθήκη ή ενημέρωση εγγραφών.
Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε υπάρχουσες εγγραφές όταν τα δεδομένα-κλειδιά ταυτίζονται. Επιλέξτε ένα όνομα στήλης (Μοναδικό πεδίο) ως αναγνωριστικό για τη σύγκριση των στοιχείων.
Αν η νέα εγγραφή περιέχει την ίδια τιμή σε αυτή τη στήλη με μία από τις ήδη υπάρχουσες εγγραφές σας, η υπάρχουσα εγγραφή θα ενημερωθεί με τα νέα δεδομένα. Αν δεν βρεθεί ταύτιση, θα δημιουργηθεί νέα εγγραφή.
Μην ξεχνάτε ότι μπορείτε πάντα να εξάγετε τα ανανεωμένα δεδομένα σας πίσω σε αρχείο Excel ή PDF.
Για να διαγράψετε όλες τις εγγραφές από τη βάση δεδομένων, μεταβείτε στο μενού Εγγραφές και πατήστε το κουμπί Διαγραφή όλων των εγγραφών στο αναπτυσσόμενο μενού «Ενέργειες».
Δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο:
Προσοχή: δεν μπορείτε να επαναφέρετε διαγραμμένα αρχεία χωρίς αντίγραφο ασφαλείας.