Η δουλειά σπάνια ξεκινά σε λευκό χαρτί. Ξεκινά από ένα υπολογιστικό φύλλο που παράπεσε σε μέγεθος, έναν φάκελο με τιμολόγια PDF, ένα παλιό αρχείο Access που κανείς δεν μπορεί πλέον να ανοίξει ή μια φωτογραφία ενός έντυπου εγγράφου. Το QuintaDB διαβάζει όλα αυτά τα αρχεία και τα μετατρέπει σε μια λειτουργική βάση δεδομένων όπου μπορείτε να κάνετε αναζήτηση, φιλτράρισμα, κοινή χρήση και ανάθεση στην ομάδα σας.
Εισαγωγή αρχείουΑυτή είναι η πιο συνηθισμένη διαδρομή. Ανεβάστε ένα αρχείο .xls, .xlsx, .csv ή .txt και το QuintaDB ορίζει αυτόματα την πρώτη γραμμή ως ονόματα στηλών και κάθε επόμενη γραμμή ως ξεχωριστή εγγραφή. Δεν χρειάζεται να φτιάξετε πρώτα τα πεδία — το ίδιο το αρχείο καθορίζει τη δομή και η φόρμα δημιουργείται αυτόματα.
Τα πραγματικά εξαγόμενα αρχεία σπάνια είναι απόλυτα καθαρά, γι' αυτό το σύστημα είναι προετοιμασμένο για ατέλειες. Εάν το αρχείο ξεκινά με λογότυπο εταιρείας, τίτλο αναφοράς ή μερικές κενές γραμμές πριν από τον κυρίως πίνακα, η γραμμή των επικεφαλίδων εντοπίζεται αυτόματα, εμφανίζοντας την επιλογή σας με δυνατότητα αλλαγής. Αριθμοί, ημερομηνίες, σύνδεσμοι και διευθύνσεις email αναγνωρίζονται από το περιεχόμενό τους. Έτσι, μια στήλη ημερομηνιών λειτουργεί κανονικά ως ημερολόγιο — με δυνατότητα ταξινόμησης, φιλτραρίσματος και προβολής σε ημερολόγιο — και όχι ως απλό κείμενο.
Το ίδιο ισχύει για εξαγωγές από λογιστικά προγράμματα, ERP αποθήκης και 1C. Δεν χρειάζεται να καθαρίσετε το αρχείο χειροκίνητα πριν από την εισαγωγή· ανεβάστε το ακριβώς όπως δημιουργήθηκε.
Δεν είναι όλοι οι πίνακες αποθηκευμένοι σε επεξεργάσιμα αρχεία. Κάποιοι βρίσκονται τυπωμένοι σε χαρτί, άλλοι μέσα σε εφαρμογές χωρίς κουμπί εξαγωγής και άλλοι σε έγγραφα PDF που λάβατε μέσω email από προμηθευτές.
Βγάλτε μια φωτογραφία το έντυπο ή πάρτε ένα στιγμιότυπο οθόνης και ανεβάστε την εικόνα. Ο πίνακας αναγνωρίζεται μέσα από την εικόνα και μετατρέπεται σε γραμμές και στήλες που μπορείτε να ελέγξετε και να διορθώσετε πριν αποθηκευτούν. Η ίδια διαδικασία ισχύει για αρχεία PDF — τιμολόγια, τιμοκαταλόγους, καταστάσεις λογαριασμών και αναφορές — όπου η μόνη άλλη λύση θα ήταν η χειροκίνητη αντιγραφή.
Δύο παράγοντες εξασφαλίζουν το καλύτερο αποτέλεσμα: ολόκληρος ο πίνακας να χωράει στο πλάνο και το κείμενο να διαβάζεται καθαρά σε φυσικό μέγεθος. Μια φωτογραφία υπό γωνία που καλύπτει μόνο το μισό φύλλο μπορεί να παραλείψει στήλες στα άκρα. Η ανάγνωση εκτελείται στο παρασκήνιο, ώστε να συνεχίζετε κανονικά την εργασία σας.
Τα αρχεία Access καταλήγουν συχνά σε αδιέξοδο: περιέχουν δουλειά ετών, αλλά ο υπολογιστής που τα φιλοξενούσε δεν υπάρχει πια, η άδεια χρήσης έληξε ή το αρχείο απλά δεν ανοίγει σε περιβάλλον Mac.
Ανεβάστε το αρχείο .mdb ή .accdb. Το σύστημα εμφανίζει τη λίστα των πινάκων του, επιλέγετε αυτούς που χρειάζεστε και ο καθένας μετατρέπεται σε ανεξάρτητο πίνακα στο έργο σας με όλες τις αρχικές στήλες. Οι σχέσεις μεταξύ των πινάκων διατηρούνται πλήρως — όπου ένας πίνακας συνδεόταν με άλλον, δημιουργείται η αντίστοιχη σύνδεση, εξασφαλίζοντας για παράδειγμα ότι μια παραγγελία παραμένει συνδεδεμένη με τον πελάτη της.
Όταν τα δεδομένα βρίσκονται ήδη online, δεν χρειάζεται να τα κατεβάσετε πρώτα. Επικολλήστε έναν σύνδεσμο από έγγραφο Google Sheets, αρχείο στο Google Drive ή το Dropbox, ή οποιαδήποτε διεύθυνση URL παρέχει άμεση λήψη αρχείου, και τα δεδομένα ανακτώνται αυτόματα.
Ο σύνδεσμος μπορεί επιπλέον να παραμείνει ενεργός. Ενεργοποιήστε τον προγραμματισμένο συγχρονισμό και το αρχείο θα επανεισάγεται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Έτσι, ένα υπολογιστικό φύλλο που ενημερώνουν καθημερινά οι συνάδελφοί σας συμβαδίζει απόλυτα με τη βάση δεδομένων σας, χωρίς να απαιτείται νέα εξαγωγή. Με αυτόν τον τρόπο μετατρέπετε ένα απλό φύλλο εργασίας σε αξιόπιστο περιβάλλον καταχώρισης για ένα πλήρες σύστημα.
Οι βάσεις δεδομένων του Airtable εισάγονται απευθείας: εισάγετε τον σύνδεσμο της βάσης και το διακριτικό πρόσβασης (token), και όλοι οι πίνακες μεταφέρονται μαζί με τα πεδία τους. Όπου υπάρχουν διασυνδέσεις μεταξύ εγγραφών, παραμένουν λειτουργικοί σύνδεσμοι αντί να μετατραπούν σε απλό, ασύνδετο κείμενο.
Οι εξαγωγές από το Notion γίνονται μέσω αρχείου ZIP — επιλέξτε τη μορφή «Markdown & CSV» κατά την εξαγωγή, ανεβάστε το συμπιεσμένο αρχείο και όλοι οι πίνακες που περιέχει αποσυμπιέζονται ταυτόχρονα. Το ίδιο ισχύει για οποιοδήποτε αρχείο ZIP που περιλαμβάνει πολλά υπολογιστικά φύλλα μαζί.
Υποστηρίζονται επίσης αρχεία JSON, καλύπτοντας εξαγωγές από σύγχρονες διαδικτυακές υπηρεσίες και δεδομένα που προέρχονται από API.
Για μικρές ανάγκες, δεν χρειάζεται καν αρχείο: αντιγράψτε απλώς μια σειρά κελιών από ένα υπολογιστικό φύλλο και κάντε επικόλληση απευθείας. Λίγες γραμμές δεδομένων δεν απαιτούν ολόκληρη διαδικασία εξαγωγής.
Καμία εγγραφή δεν αποθηκεύεται προτού την ελέγξετε. Εμφανίζεται μια οθόνη αντιστοίχισης: κάθε στήλη του αρχείου σας στα αριστερά και ο προορισμός της στα δεξιά. Οι στήλες με προφανή ταύτιση συνδέονται αυτόματα. Κάθε στήλη μπορεί να αντιστοιχιστεί σε υπάρχον πεδίο, να δημιουργήσει νέο πεδίο ή να εξαιρεθεί εντελώς από την εισαγωγή — αφού τα περισσότερα αρχεία περιέχουν περιττές πληροφορίες.
Όταν ένας πίνακας συνδέεται με άλλον — για παράδειγμα μια παραγγελία που αναφέρει έναν πελάτη ή μια εργασία που ανήκει σε ένα έργο — βλέπετε πόσες τιμές ταυτίζονται πραγματικά πριν οριστικοποιηθεί η σύνδεση. Εάν ο πίνακας προορισμού περιέχει διπλότυπες εγγραφές, λαμβάνετε σχετική ειδοποίηση, καθώς η σύνδεση θα γίνει με την πρώτη αντίστοιχη εγγραφή.
Μετά την ολοκλήρωση της εισαγωγής, βλέπετε αναλυτικά πόσες εγγραφές πέρασαν επιτυχώς και αν κάποια στήλη έμεινε κενή. Μια κενή στήλη οφείλεται σχεδόν πάντα στη δομή του αρχείου — μια παραπανίσια γραμμή πάνω από τις επικεφαλίδες ή συγχωνευμένα κελιά. Το μήνυμα εξηγεί ακριβώς την αιτία, ώστε να διορθώσετε το αρχείο άμεσα αντί να ψάχνετε στα τυφλά.
Η εισαγωγή δεδομένων σπάνια γίνεται μόνο μία φορά. Ένας τιμοκατάλογος ανανεώνεται κάθε μήνα, μια αναφορά εξάγεται κάθε εβδομάδα και οι συνεργάτες συμπληρώνουν διαρκώς νέα στοιχεία στο ίδιο αρχείο.
Ορίστε μια στήλη-κλειδί — έναν αριθμό παραγγελίας, έναν κωδικό προϊόντος ή μια διεύθυνση email — και κάθε επόμενη εισαγωγή θα ενημερώνει τις ήδη υπάρχουσες εγγραφές αντί να δημιουργεί διπλότυπα αντίγραφα. Οι γραμμές που δεν περιλαμβάνονται στο νέο αρχείο παραμένουν ανέπαφες. Έτσι μπορείτε να επαναλαμβάνετε την εισαγωγή με απόλυτη ασφάλεια, ρυθμίζοντας αυτόν τον κανόνα από την πρώτη κιόλας φορά.
Εάν προτιμάτε έναν αναλυτικό οπτικό οδηγό, διαβάστε τις λεπτομέρειες για όλη τη διαδικασία από το αρχικό αρχείο μέχρι την έτοιμη βάση: πώς να εισαγάγετε αρχεία Excel και CSV σε μια online βάση δεδομένων.
Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε πρόσθετο λογισμικό ούτε να πληρώσετε ειδικό πρόγραμμα εισαγωγής. Δημιουργήστε ένα έργο, πατήστε Εισαγωγή και ανεβάστε ό,τι αρχείο έχετε — υπολογιστικό φύλλο, παλιά βάση δεδομένων ή ακόμα και φωτογραφία εγγράφου. Το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς ένα αντίγραφο του αρχείου: είναι ένας λειτουργικός πίνακας με δικές του φόρμες καταχώρισης, δικαιώματα πρόσβασης και διασυνδέσεις, έτοιμος για χρήση από συνεργάτες και πελάτες.
Έτοιμες δομές που προσαρμόζετε στη ροή σας.