תהליכי קליטה ידניים ומסורבלים פוגעים בחוויית העובד ובפרודוקטיביות הארגונית. באמצעות QuintaDB AI, תוכל לתאר את זרימת העבודה האידיאלית שלך וליצור באופן מיידי פורטל קליטה מקיף הכולל טפסים דיגיטליים, ניהול מסמכים ואוטומציות חכמות לליווי העובד מהיום הראשון.
התחל בבניית הפורטלבמקום לבזבז שבועות על אפיון טכני, QuintaDB AI מאפשר לך לתאר את הצרכים של מחלקת משאבי האנוש שלך בשפה טבעית. המערכת תייצר עבורך באופן אוטומטי מבנה נתונים רלוונטי, כולל טבלאות מועמדים, מעקב אחר ציוד, ולוחות בקרה לניהול שלבי ה-Onboarding. לאחר מכן, תוכל להתאים אישית כל שדה וכל אוטומציה כדי להבטיח התאמה מלאה לתרבות הארגונית ולדרישות החוקיות שלך.
ארגונים רבים נאבקים בניהול נתוני עובדים המפוזרים בין גיליונות אלקטרוניים, תיקיות ענן והודעות דוא"ל. חוסר הסדר מוביל לעיכובים בחתימה על חוזים, חוסר בציוד ביום הראשון ופגיעה בתדמית הארגון. פורטל קליטת עובדים ב-QuintaDB מרכז את כל המידע במקום אחד, מאפשר סנכרון מלא בין מחלקת ה-HR למנהלים המגייסים, ומבטיח שכל משימה – החל מהזמנת מחשב ועד חתימה על טופס 101 – תתבצע בזמן ובדיוק מקסימלי, תוך שמירה על אבטחת מידע קפדנית.
המערכת מורכבת מארבעה עמודי תווך המאפשרים ניהול הוליסטי של תהליך הקליטה:
ניהול רשומות עובדים, קישור בין תפקידים למחלקות, מעקב אחר היסטוריית העסקה וניהול מלאי ציוד המושאל לעובד בתוך מערכת נתונים מאובטחת ומקושרת.
איסוף נתונים אישיים, פרטי בנק ומסמכים חיוניים ישירות מהעובד באמצעות טפסים ממותגים וידידותיים לנייד, המזינים את המידע ישירות למסד הנתונים.
סביבת עבודה מאובטחת לכל עובד חדש, בה הוא יכול לצפות במשימות הקליטה שלו, להעלות מסמכים חתומים, לגשת למדריכי למידה ולתקשר עם מחלקת משאבי האנוש.
ניתוח נתונים בזמן אמת של קצב הקליטה, זיהוי צווארי בקבוק בתהליך, ומעקב אחר שביעות רצון עובדים חדשים באמצעות תרשימים ווידג'טים ויזואליים.
ברגע שנבחר מועמד, מנהל ה-HR מעדכן את הסטטוס ב-QuintaDB. המערכת שולחת אוטומטית קישור לפורטל האישי של העובד בו הוא ממלא טפסי קליטה. במקביל, נשלחת התראת WhatsApp למחלקת ה-IT להכנת עמדת עבודה. העובד מעלה צילום תעודת זהות, והמערכת מפיקה באופן אוטומטי קובץ PDF של חוזה ההעסקה לחתימה דיגיטלית. כל שלב מעדכן את לוח הבקרה של המנהל, המקבל התראה על סיום התהליך ומוכנות העובד ליום הראשון.
בנה תוכנית הכשרה מובנית לכל תפקיד, הכוללת צפייה בסרטונים, קריאת נהלים ומבחני ידע, תוך מעקב אחר התקדמות העובד בזמן אמת.
ניהול לוחות זמנים להדרכות פרונטליות ופגישות היכרות עם הצוות.
המבנה ההנדסי של המערכת המבטיח ניהול נתונים תקין וללא כפילויות:
גמישות המערכת מאפשרת התאמה למגוון רחב של תעשיות וצרכים:
ניהול תהליכי קליטה טכנולוגיים מורכבים הכוללים הקצאת הרשאות למערכות תוכנה ומעקב אחר הדרכות אבטחת מידע.
ניהול רישוי והסמכות לצוות רפואי, וידוא חיסונים ובדיקות תקופתיות כחלק מתנאי הסף לקליטה בבית החולים.
קליטה מהירה של עובדים עונתיים בפריסה ארצית באמצעות טפסים מותאמים לנייד וללא צורך בניירת פיזית בסניפים.
דגש על חתימה על הסכמי סודיות (NDA) וניהול ארכיון מסמכים מסווג לכל עובד ושותף חדש במשרד.
קליטת נהגים הכוללת מעקב אחר תוקף רישיונות, הדרכות בטיחות בדרכים והנפקת כרטיסי עובד אוטומטית.
ניהול מתנדבים בנפח גבוה עם תהליכי מיון והכשרה מובנים המתבצעים בצורה אוטונומית בפורטל.
אוטומציות המייעלות את ניהול המעקב אחר עובדים חדשים:
בעת שינוי סטטוס ל-"התקבל", המערכת שואבת נתונים מהטופס ומייצרת קובץ PDF של חוזה העסקה שנשלח לעובד במייל.
אם מסמך (כמו אישור משטרה או רישיון) עומד לפוג, המערכת שולחת התראת SMS אוטומטית לעובד ולמנהל ה-HR.
יצירת משימה אוטומטית בטבלת ה-IT בכל פעם שנוסף עובד חדש בטבלת העובדים, כולל פירוט הציוד הנדרש.
שליחת טופס שביעות רצון אוטומטי לעובד חודש לאחר תחילת העבודה, וניתוח התוצאות בלוח הבקרה המרכזי.
ניהול הון אנושי מחייב סדר ודיוק. הסתמכות על קבצי Excel מבודדים מובילה לטעויות אנוש ולפגיעה בזכויות עובדים. QuintaDB מספקת תשתית יציבה שמבטיחה שכל פיסת מידע מקושרת למקום הנכון, תוך שימור היסטוריה מלאה של תהליך הקליטה לצרכי ביקורת וניהול עתידי.
תיעוד מלא של כל שינוי בנתוני העובד לצורכי אבטחה ותקינה רגולטורית.
אפשרות לעובדים להשלים את כל שלבי הקליטה ישירות מהסמארטפון שלהם מכל מקום.
ה-AI ב-QuintaDB מנתח את תיאור העסק שלך ומציע מבנה נתונים אופטימלי, כולל טבלאות, קשרים בין נתונים ושדות הכרחיים, מה שחוסך שעות של עבודת פיתוח ידנית.
בהחלט. מחולל המסמכים של QuintaDB מאפשר לך לעצב תבניות PDF הכוללות את לוגו החברה, שדות דינמיים מהמסד ועיצוב מותאם אישית לחלוטין.
כן. באמצעות מודול ה-Portal, ניתן להגדיר הרשאות מתקדמות כך שכל עובד יוכל לראות ולערוך רק את הרשומות המקושרות אליו, תוך שמירה על פרטיות מלאה.
המערכת מאפשרת הגדרת טריגרים ששולחים הודעות אוטומטיות דרך API ברגע שמתרחש אירוע מסוים, כמו קבלת מועמד חדש או סיום משימה.
כן, ניתן ליצור טבלאות וטפסים נפרדים עם שדות רלוונטיים עבור קבלנים חיצוניים, תוך שימוש באותה תשתית אוטומציה להחתמה על הסכמים.
QuintaDB מאפשרת הצפנת נתונים, ניהול הרשאות קפדני ומחיקת נתונים אוטומטית לפי הגדרות זמן, מה שמסייע לעמוד בתקנות כמו GDPR ודיני הגנת הפרטיות בישראל.
כן, ניתן לייצא נתונים בפורמטים שונים (CSV, Excel) או להשתמש ב-API וב-Webhooks כדי להזרים מידע ישירות למערכות צד שלישי.
באמצעות שילוב Google Maps, ניתן לסמן מיקומי עבודה של עובדי שטח ולראות פריסה גיאוגרפית של הצוותים בזמן אמת בלוח הבקרה.
English