הפסיקו להסתמך על גיליונות אלקטרוניים מורכבים ואימיילים אבודים למעקב אחר נוכחות. עם QuintaDB AI, תוכלו להגדיר סביבת עבודה מלאה הכוללת בסיסי נתונים, פורטלים לעובדים ותהליכי אישור אוטומטיים פשוט על ידי תיאור הצרכים העסקיים שלכם בשפה חופשית.
הגדר את סביבת העבודה שלךבאמצעות מחולל ה-AI של QuintaDB, מנהלי משאבי אנוש יכולים להפוך את תהליך הדיגיטציה של הארגון למהיר מאי פעם. פשוט תארו את מבנה הצוות שלכם, את סוגי ההיעדרויות (כגון חופשה שנתית, ימי מחלה או מילואים) ואת חוקי הצבירה. ה-AI יפיק עבורכם באופן מיידי בסיס נתונים יחסי הכולל טפסים מקוונים, לוחות שנה אינטראקטיביים, דשבורדים לניתוח נתונים ואוטומציות לשליחת הודעות, שכולם ניתנים להתאמה אישית מלאה לצרכים הייחודיים שלכם.
ארגונים רבים נאבקים בניהול היעדרויות עקב נתונים מפוזרים, מה שמוביל לטעויות בחישובי שכר, חוסר בכוח אדם ופגיעה בפריון העבודה. מערכת משולבת של QuintaDB מחסלת את הכאוס הזה על ידי יצירת מקור אמת יחיד. כל בקשת חופשה מקושרת ישירות לפרופיל העובד, למכסות הזכאות וללוח הזמנים הצוותי. המערכת מבטיחה שקיפות מלאה למנהלים ולעובדים כאחד, מונעת חפיפות קריטיות בלוחות הזמנים ומאפשרת הפקת דוחות מדויקים בלחיצת כפתור אחת, ובכך מחזירה לארגון את השליטה המלאה על משאביו היקרים ביותר.
סביבת עבודה זו כוללת מערכת כלים משולבת המותאמת אישית לזרימת העבודה שלכם. כך הרכיבים פועלים יחד:
ניהול טבלאות יחסיות המקשרות בין עובדים, מחלקות, סוגי היעדרויות ויתרות ימי חופשה בזמן אמת עם תמיכה בשדות חישוב מורכבים.
טפסים דינמיים להגשת בקשות חופשה, דיווחי מחלה והצהרות בריאות, הכוללים אפשרות להעלאת קבצים (כמו אישורים רפואיים) וחתימה דיגיטלית.
אזור מוגן בסיסמה המאפשר לעובדים לצפות ביתרת ימי החופשה שלהם, היסטוריית היעדרויות וסטטוס בקשות פתוחות ללא צורך בפנייה ידנית ל-HR.
ווידג'טים ויזואליים המציגים מדדי KPI כגון אחוזי היעדרות חודשיים, פילוח לפי מחלקות ותחזיות עומס עבודה עתידיות לקבלת החלטות מושכלות.
כאשר עובד מגיש בקשת חופשה דרך הטופס המקוון, המערכת בודקת אוטומטית אם קיימת יתרה מספקת ומעדכנת את המנהל הישיר באמצעות הודעת טלגרם או אימייל. לאחר אישור המנהל, הסטטוס משתנה בבסיס הנתונים, לוח השנה הצוותי מתעדכן באופן מיידי, ונוצר מסמך PDF רשמי עבור מחלקת השכר. בו בזמן, הדשבורד הניהולי מתרענן כדי לשקף את השינוי במצבת כוח האדם המתוכננת לאותם תאריכים.
נהלו חוקי צבירה מורכבים המבוססים על ותק, דרגה או היקף משרה. המערכת מחשבת אוטומטית את הזכאות השנתית ומעדכנת את היתרות בכל חודש ללא התערבות ידנית.
ממשק ויזואלי המציג את כל ההיעדרויות הצוותיות במבט אחד למניעת חוסרים בצוות.
אפשרו לעובדים להעלות סריקות או צילומי אישורים רפואיים ישירות מהנייד. המערכת מאחסנת את הקבצים בצורה מאובטחת ומקשרת אותם לדיווח ההיעדרות המתאים.
יצירה אוטומטית של דוחות ריכוז היעדרויות חודשיים בפורמט PDF להעברה לשכר.
סקירה של מבנה הטבלאות והקשרים הלוגיים שנועדו לנהל את מערך ההיעדרויות ללא כפילויות:
גלו כיצד ענפים שונים משתמשים במבנה הנתונים הזה לצרכים ספציפיים:
ניהול ימי חופשה ללא הגבלה ומעקב אחר ימי עבודה מהבית (Hybrid Work) בשילוב דוחות ביצועים.
תיאום משמרות מורכב ומניעת חוסרים בצוותי סיעוד ורופאים בזמן אמת עם התראות דחופות.
ניהול היעדרויות בקווי ייצור הדורשים הסמכות ספציפיות והחלפת עובדים מיידית לשמירה על רציפות.
מעקב אחר היעדרויות עונתיות בחנויות וניהול כוח אדם זמני בתקופות שיא של קניות.
ניהול נוכחות בשטח באמצעות איכון GPS ודיווח היעדרויות ישירות מאתר העבודה דרך הנייד.
עמידה בתקנות מחמירות של שירות המדינה וניהול היסטוריית היעדרויות לאורך עשורים בצורה מאובטחת.
בחנו את האוטומציות המובנות המטפלות בדרישות המעקב הקריטיות שלכם:
אם בקשת החופשה היא ליום אחד ואין חפיפות בצוות, המערכת מאשרת אוטומטית ושולחת עדכון.
כאשר עובד מנסה להגיש בקשה החורגת מהיתרה הצבורה שלו, המערכת חוסמת את ההגשה ומציגה הודעת הסבר.
בכל 25 לחודש, המערכת מייצרת דוח ריכוז של כל ימי המחלה והחופשה שאושרו ושולחת אותו למחלקת השכר.
בכל פעם שבקשה מאושרת, אירוע נוצר אוטומטית ביומן ה-Google או Outlook של הצוות הרלוונטי.
ניהול היעדרויות בגיליונות נפרדים מוביל לנתונים לא עקביים ולתסכול עובדים. QuintaDB מבטיחה שכל רישום מעוגן בבסיס נתונים יחסי, מה שמונע טעויות בשכר ומחזק את אמון העובדים בארגון.
תיעוד מלא של מי אישר מה ומתי, לצורך ציות לרגולציה ויישוב מחלוקות עתידיות.
גישה מלאה מכל מכשיר, המאפשרת לעובדים לדווח מחלה גם כשהם רחוקים מהמחשב.
אתם פשוט מתארים את תהליך ניהול החופשות שלכם בטקסט חופשי, וה-AI של QuintaDB יוצר עבורכם את הטבלאות, השדות והקשרים הנדרשים באופן אוטומטי.
בהחלט. לאחר שה-AI יוצר את המבנה הראשוני, תוכלו להוסיף, להסיר או לשנות כל ווידג'ט, גרף או דוח כדי שיתאימו בדיוק למדדי ה-KPI שלכם.
כן, ניתן להוסיף שדה מסוג "קובץ" לטופס ההיעדרות, המאפשר לעובדים לצרף צילום של אישור המחלה ישירות מהסמארטפון שלהם.
ניתן להגדיר חוקי אימות בטפסים ובאוטומציות שבודקים חפיפות תאריכים בתוך אותה מחלקה ומתריעים למנהל לפני מתן האישור.
כן, באמצעות שדות נוסחה וחישובים בתוך בסיס הנתונים, ניתן לחשב יתרות ימי חופשה על בסיס נתונים היסטוריים וכללי צבירה משתנים.
בהחלט. ניתן לבנות תהליך אישור (Workflow) רב-שלבי שבו הבקשה עוברת אוטומטית לגורם הבא רק לאחר אישור הגורם הקודם.
כן, QuintaDB משתמשת בתקני אבטחה מתקדמים וניתן להגדיר הרשאות גישה מדויקות כך שעובדים יראו רק את הנתונים שלהם, בעוד שמנהלים יראו רק את הצוותים שלהם.
כן, ניתן לייצא את כל הנתונים בפורמט Excel, CSV או להשתמש ב-API של QuintaDB כדי לסנכרן את המידע עם כל מערכת שכר מודרנית.
English