Verabschieden Sie sich von unübersichtlichen Papierlisten und Sicherheitsrisiken am Empfang. Mit dem QuintaDB AI Workspace Generator erstellen Sie basierend auf einer einfachen Beschreibung Ihres Prozesses ein maßgeschneidertes, digitales System für die Besuchererfassung und Zutrittskontrolle.
Jetzt System konfigurierenBeschreiben Sie Ihren spezifischen Empfangsprozess in natürlicher Sprache und die QuintaDB AI generiert für Sie eine initiale Version Ihres Workspaces. Dies umfasst relationale Datenbanken für Gästelisten, Webformulare für den Check-in, Portale für das Sicherheitspersonal sowie Dashboards zur Echtzeit-Analyse der Besucherströme. Diese KI-gestützte Basis lässt sich im Anschluss flexibel an Ihre individuellen betrieblichen Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien anpassen.
In vielen Unternehmen ist der Empfangsbereich noch immer eine Schwachstelle in Bezug auf Datensicherheit und Effizienz. Analoge Besucherbücher verstoßen oft gegen die DSGVO, da Daten für Dritte einsehbar sind, und manuelle Benachrichtigungen verzögern den Betriebsablauf. Ein integriertes System von QuintaDB stellt die absolute Ausführungsklarheit wieder her. Durch die Verknüpfung von Besucherdaten, Terminkalendern und Mitarbeiterverzeichnissen eliminieren Sie Redundanzen. Jede Interaktion wird revisionssicher dokumentiert, wodurch Sie nicht nur die Sicherheit erhöhen, sondern auch wertvolle Einblicke in die Standortauslastung und Dienstleisterfrequenzen gewinnen.
Ihr Workspace lässt sich zu einem vollständigen Ökosystem ausbauen, das speziell auf Ihre Empfangsabläufe zugeschnitten ist:
Zentrales Repository für Besucherprofile, Firmenhistorie und Sicherheitsunterweisungen mit strengen relationalen Verknüpfungen zu Terminen und internen Gastgebern.
Intuitive Erfassungsbögen für das Tablet am Empfang, inklusive Feldern für Foto-Upload, Unterschrift bei NDAs und Auswahl des Ansprechpartners.
Ein geschützter Bereich für Ihr Empfangsteam oder Sicherheitspersonal zur Validierung von Ausweisen, Statusänderungen und Druck von Besucherkarten.
Visualisierung der aktuellen Anwesenheit, Auswertung von Spitzenzeiten und Überwachung der Einhaltung von Sicherheitsunterweisungen via KPI-Widgets.
Ein Gast betritt Ihr Gebäude und scannt einen bereitgestellten QR-Code. Ein Webformular öffnet sich, in dem der Besucher seine Daten sowie den Zweck des Besuchs einträgt. Nach dem Absenden generiert das System sofort ein PDF-Besucherdokument inklusive Brandschutzhinweisen. Gleichzeitig erhält der zuständige Mitarbeiter eine automatisierte WhatsApp-Nachricht über die Ankunft seines Gastes. Im Hintergrund aktualisiert sich das Empfangs-Dashboard, sodass das Personal jederzeit weiß, wer sich im Gebäude befindet, was im Falle einer Evakuierung lebenswichtig ist.
Erzeugen Sie rechtssichere Dokumente wie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) oder Sicherheitsunterweisungen direkt aus dem Datensatz des Besuchers. Diese werden automatisch als PDF archiviert und mit dem Besucherprofil verknüpft.
Vorlagenbasierte PDF-Erstellung für Ausweise und Rechtstexte.
Strukturieren Sie Ihre Daten effizient, um doppelte Einträge zu vermeiden und Compliance zu gewährleisten:
Unterschiedliche Branchen erfordern spezifische Konfigurationen des Besuchersystems:
Fokus auf Arbeitssicherheit und Dokumentation von PSA-Unterweisungen vor dem Werkszutritt.
Effiziente Steuerung von Lieferanten und Kurierdiensten sowie Voranmeldung für externe Partner.
Strenge Dokumentation von Besuchszeiten und Zugangsberechtigungen in sensiblen Bereichen.
Erfassung von LKW-Fahrern, Kennzeichen und Frachtpapieren in Verbindung mit Slot-Management.
Schneller Check-in großer Personengruppen via QR-Code Scan und sofortigem Etikettendruck.
Überwachung des Zutritts von schulfremden Personen zur Erhöhung der Sicherheit auf dem Campus.
Automatisierte Abläufe sorgen für reibungslose Kommunikation und Datensicherheit:
Wenn Status in 'Check_In_Log' auf 'Eingetroffen' wechselt -> Trigger E-Mail/SMS an Mitarbeiter.
Nach 6 Monaten Inaktivität -> Trigger automatisches Löschen personenbezogener Daten gemäß Richtlinie.
Falls Status nach 18:00 Uhr noch 'Anwesend' -> Trigger Benachrichtigung an Empfangsteam.
Bei Formularabsendung -> Abgleich mit Sperrliste -> Trigger Warnung an Sicherheitsdienst bei Treffer.
Lose Zettelsammlungen und unstrukturierte E-Mails führen zu Sicherheitslücken und rechtlichen Risiken. Durch relationale Datenbankstrukturen sichern Sie die Konsistenz Ihrer Daten und garantieren eine professionelle Außenwirkung gegenüber Kunden und Auditoren.
Vollständige Historie aller Check-ins für Revisionen und Sicherheitsaudits.
Tablet-optimierte Formulare für fehlerfreie Datenerfassung am Point of Entry.
Die QuintaDB AI analysiert Ihre textliche Beschreibung und erstellt automatisch die notwendigen Tabellenstrukturen, Formularfelder und logischen Verknüpfungen, die für ein Besuchermanagement-System erforderlich sind.
Ja, wenn Sie beispielsweise angeben, dass Sie in der Chemieindustrie tätig sind, schlägt der AI Workspace Generator automatisch Felder für Sicherheitsausrüstung oder Gefahrgutbelehrungen vor.
Durch feingranulare Zugriffsrechte im Portal sehen Mitarbeiter nur die Daten, die sie benötigen. Zudem lassen sich automatisierte Löschregeln für Besucherdaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist einrichten.
Ja, die Web-Formulare unterstützen Kamera-Felder, mit denen Besucher direkt am Empfangs-Tablet ein Foto aufnehmen können, das sofort im Datensatz gespeichert wird.
QuintaDB bietet Integrationen für automatisierte Benachrichtigungen über verschiedene Kanäle wie WhatsApp, Telegram, SMS oder E-Mail, sobald ein Gast eingecheckt hat.
Absolut. Sie können Formularfelder für Signaturen einbauen, sodass Besucher direkt auf dem Bildschirm unterzeichnen können, was dann im PDF-Dokument fixiert wird.
Ja, Sie können eine zentrale Datenbank führen und standortspezifische Portale oder Formulare erstellen, um alle Daten an einem Ort zu konsolidieren.
Ja, Sie können die Herkunft Ihrer Besucher oder Standorte auf einer interaktiven Karte visualisieren, was besonders für überregionale Auswertungen nützlich ist.
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