Die wenigsten Projekte starten auf einem leeren Blatt. Sie beginnen mit einer Tabelle, die zu groß geworden ist, einem Ordner voller PDF-Rechnungen, einer alten Access-Datei, die niemand mehr öffnen kann, oder dem Foto eines Papierformulars. QuintaDB liest all diese Formate ein und macht daraus eine Datenbank, die Sie durchsuchen, filtern, teilen und direkt an Ihr Team übergeben können.
Datei importierenDas ist der häufigste Weg. Laden Sie eine .xls-, .xlsx-, .csv- oder .txt-Datei hoch: QuintaDB übernimmt die erste Zeile als Spaltennamen und jeden weiteren Datensatz als Zeile. Sie müssen vorab keine Felder anlegen – die Datei gibt die Struktur vor, und das Eingabeformular baut sich automatisch passend dazu auf.
Echte Exporte sind selten perfekt sauber, deshalb fängt der Import Unregelmäßigkeiten ab. Enthält die Datei oben einen Firmenbriefkopf, einen Berichtstitel oder leere Zeilen vor der eigentlichen Tabelle, wird die Kopfzeile erkannt. Sie sehen genau, welche Zeile ausgewählt wurde, und können bei Bedarf eine andere wählen. Zahlen, Datumsangaben, Links und E-Mail-Adressen werden anhand ihres Inhalts erkannt. Eine Datumsspalte verhält sich danach auch wie ein echtes Datum – sortierbar, filterbar und im Kalender nutzbar statt nur starrer Text.
Exporte aus Buchhaltungsprogrammen, Warenwirtschaftssystemen oder 1C funktionieren genauso. Sie müssen die Datei vorher nicht manuell bereinigen; laden Sie sie einfach so hoch, wie das Ursystem sie ausgegeben hat.
Nicht jede Tabelle liegt als fertige Datei vor. Manche existieren nur auf Papier, andere in einer Software ohne Exportfunktion oder in einem PDF, das Ihnen ein Lieferant gemailt hat.
Fotografieren Sie das Blatt oder machen Sie einen Screenshot des Fensters und laden Sie das Bild hoch. Die Tabelle wird aus der Vorlage ausgelesen und in Zeilen und Spalten übersetzt, die Sie vor dem Speichern prüfen und anpassen können. Das Gleiche gilt für PDF-Dateien – Rechnungen, Preislisten, Abrechnungen und fertige Berichte –, bei denen sonst nur mühsames Abtippen bliebe.
Zwei Dinge sind für ein sauberes Ergebnis entscheidend: Die gesamte Tabelle muss auf der Aufnahme sichtbar sein und der Text muss bei normaler Ansicht gut lesbar sein. Ein schräg aufgenommenes Foto verliert leicht Randspalten. Die Texterkennung läuft im Hintergrund, sodass Sie währenddessen normal weiterarbeiten können.
Access-Dateien sind die klassische Sackgasse: Die Datenbank enthält die Arbeit vieler Jahre, aber der damalige Rechner existiert nicht mehr, die Lizenz ist abgelaufen oder die Datei lässt sich auf einem Mac schlicht nicht öffnen.
Laden Sie die Datei im Format .mdb oder .accdb hoch. Die enthaltenen Tabellen werden aufgelistet, Sie wählen die gewünschten aus und jede wird als eigene Tabelle in Ihrem Projekt mit den vorhandenen Spalten angelegt. Bestehende Verknüpfungen gehen dabei nicht verloren: War eine Tabelle mit einer anderen verknüpft, wird Ihnen dieselbe Relation hier angeboten – eine Bestellung bleibt so direkt ihrem Kunden zugeordnet.
Wenn Ihre Daten ohnehin online liegen, müssen Sie sie nicht erst herunterladen. Fügen Sie einfach den Link zu einer Google Sheets-Tabelle, einer Datei auf Google Drive oder Dropbox oder eine Webadresse ein, die eine Datei ausgibt. Die Daten werden direkt abgerufen und eingelesen.
Ein solcher Link kann auch dauerhaft verbunden bleiben. Aktivieren Sie die automatische Aktualisierung, wird die Datei nach einem festen Zeitplan neu eingelesen. Ändern Kollegen Inhalte in der Tabelle, bleibt Ihre Datenbank auf demselben Stand – ganz ohne manuellen Nachklick. So wird aus einem einfachen Datenblatt nahtlos die Eingabemaske für ein zentrales System.
Airtable-Bases werden direkt über die Airtable-Schnittstelle importiert: Sie hinterlegen den Base-Link sowie einen Zugriffstoken, und die Tabellen werden samt ihren Feldern übertragen. Verknüpfte Einträge zwischen Tabellen bleiben als echte Verbindungen erhalten und werden nicht zu reinem Text zusammengeführt.
Notion-Exporte liegen meist als ZIP-Archiv vor. Wählen Sie beim Export „Markdown & CSV“, laden Sie das Archiv direkt hoch, und die enthaltenen Tabellen werden in einem Durchgang entpackt. Dasselbe funktioniert mit jedem ZIP-Archiv, das mehrere Tabellen enthält.
Auch JSON-Dateien werden verarbeitet – ideal für Exporte aus anderen Webdiensten oder Daten, die aus einer API stammen.
Und für kleine Datenmengen braucht es gar keine Datei: Kopieren Sie einfach ein paar Zeilen aus einer Tabelle in die Zwischenablage und fügen Sie sie direkt ein. Für zehn Zeilen muss niemand eine Exportdatei erstellen.
Es wird nichts fest gespeichert, bevor Sie es freigeben. Nach dem Upload sehen Sie eine Übersicht zur Feldzuordnung: links alle Spalten aus Ihrer Datei, rechts das jeweilige Zielfeld. Eindeutige Treffer werden vorab zugewiesen und markiert; bei den übrigen entscheiden Sie selbst. Jede Spalte lässt sich in ein bestehendes Feld übernehmen, als neues Feld anlegen oder komplett ignorieren – Exporte enthalten schließlich oft Spalten, die niemand benötigt.
Verweist eine Tabelle auf eine andere – etwa ein Auftrag auf einen Kundendatensatz oder eine Aufgabe auf ein Projekt –, zeigt das System vorab an, wie viele Werte auf der Gegenseite übereinstimmen, bevor die Verknüpfung gespeichert wird. Gibt es in der Zieltabelle doppelte Einträge, erhalten Sie einen Hinweis, da die Zuordnung dann an den ersten passenden Eintrag erfolgt.
Nach Abschluss des Imports sehen Sie eine Zusammenfassung mit der Anzahl der übernommenen Datensätze und dem Hinweis, falls Spalten leer geblieben sind. Eine leere Spalte liegt fast immer an der Ursprungsdatei – etwa durch eine zusätzliche Kopfzeile oder verbundene Zellen. Die Meldung zeigt das direkt an, sodass ein kurzer Blick in die Quelldatei reicht, anstatt lange nach der Ursache zu suchen.
Die meisten Datenimporte führt man nicht nur einmal durch. Eine Preisliste kommt monatlich neu, ein Bericht wird wöchentlich gezogen oder Teammitglieder pflegen dieselbe Tabelle kontinuierlich weiter.
Wählen Sie eine eindeutige Spalte als Schlüssel – etwa eine Auftragsnummer, eine Artikelnummer oder eine E-Mail-Adresse. Beim nächsten Import werden vorhandene Datensätze aktualisiert, statt Duplikate anzuhängen. Zeilen, die in der neuen Datei nicht vorkommen, bleiben unverändert erhalten. Das sorgt für verlässliche Folgeimporte und lässt sich am besten direkt beim ersten Durchlauf festlegen.
Wenn Sie den Ablauf lieber anhand einer bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitung durchgehen möchten, finden Sie hier den vollständigen Leitfaden von der Datei bis zur fertigen Datenbank: Excel- und CSV-Dateien in eine Online-Datenbank importieren.
Sie benötigen weder eine zusätzliche Software noch einen gesonderten Import-Tarif. Erstellen Sie ein Projekt, wählen Sie Importieren und laden Sie Ihre vorhandenen Daten hoch – ob Tabelle, Altdatenbank oder Foto eines Dokuments. Das Ergebnis ist keine bloße Dateikopie, sondern eine voll nutzbare Datenbank mit eigenen Formularen, Zugriffsrechten und Verknüpfungen, mit der Ihr Team und Ihre Kunden direkt arbeiten können.
Fertige Strukturen, die Sie an Ihren Prozess anpassen.