Hallitse koko työntekijän elinkaarta hakijaseurannasta poistumishaastatteluihin. QuintaDB AI mahdollistaa alkuperäisen työtilan ja tietokantarakenteen luomisen pelkän tekstikuvauksen perusteella, poistaen manuaalisen työn tarpeen prosessin alkuvaiheessa.
Aloita maksuttaOrganisaatiot voivat kuvata rekrytointiprosessinsa tai henkilöstöhallinnon tarpeensa suomen kielellä, ja QuintaDB AI luo välittömästi ehdotuksen operatiivisesta työtilasta. Tämä nopeuttaa huomattavasti uusien järjestelmien käyttöönottoa ja vähentää teknistä kynnystä.
Tekoälyavustaja auttaa luomaan perusrakenteet, kuten hakijatietokannat, työpaikkailmoituslomakkeet, työntekijäportaalit, analyyttiset kojelaudat, haastattelukalenterit ja automaattiset hylkäys- tai hyväksymisviestit. Se tunnistaa tarvittavat tietokentät ja niiden väliset relaatiot automaattisesti.
Generoitua työtilaa ei ole lukittu; se toimii joustavana pohjana, jota rekrytointitiimit ja HR-päälliköt voivat muokata, laajentaa ja hienosäätää vastaamaan yrityksen tarkkoja vaatimuksia ja lainsäädännöllisiä tarpeita, kuten GDPR-velvoitteita.
Nykyaikainen HR-osasto käsittelee päivittäin valtavia määriä arkaluontoista ja monimutkaista dataa. Tyypillinen työpäivä sisältää satojen CV-tiedostojen läpikäyntiä, haastattelujen koordinointia eri osastojen välillä, työsopimusten luomista ja työntekijöiden loma-aikojen seurantaa. Kun näitä tietoja hallitaan irrallisilla taulukkolaskentaohjelmilla tai sähköpostiviestinnällä, tiedon eheys vaarantuu nopeasti. Yksi yleisimmistä pullonkauloista on hakijatiedon hukkuminen tai vanhentuminen: ilman relaatiotietokantaa on lähes mahdotonta seurata, milloin ehdokasta on viimeksi kontaktoitu tai mikä oli hänen edellinen haastatteluarvionsa ilman tuntien manuaalista etsintää. Esimerkiksi tilanne, jossa kaksi eri rekrytoijaa kontaktoi saman ehdokkaan eri rooleihin tietämättä toisistaan, aiheuttaa epäammattimaisen yrityskuvan. Toinen kriittinen epäonnistuminen tapahtuu usein compliance-puolella, kun työsopimusten määräaikaisuuksia tai vaadittuja sertifikaatteja ei seurata järjestelmällisesti, mikä johtaa juridisiin riskeihin. Pelkät tasaiset taulukot eivät kykene hallitsemaan monimutkaisia suhteita, kuten työntekijän linkitystä tiettyihin projekteihin, laitteisiin, koulutushistoriaan ja palkkatietoihin samanaikaisesti. QuintaDB:n integroitu tietokanta ja reaaliaikaiset kojelaudat palauttavat näkyvyyden koko organisaatioon, jolloin johto voi seurata kriittisiä mittareita, kuten rekrytointikustannuksia (Cost-per-Hire) ja työntekijöiden vaihtuvuutta, yhdellä silmäyksellä ilman manuaalista datan yhdistelyä.
Tämä työtila voidaan konfiguroida sisältämään täydellinen valikoima työkaluja, jotka on suunniteltu nimenomaan henkilöstöhallinnon työnkulkuihin:
Hallitse ehdokkaita, työntekijöitä, palkkaluokkia ja osastoja toisiinsa linkitetyissä tauluissa, jotka estävät tietojen duplikoinnin ja varmistavat datan oikeellisuuden.
Luo monivaiheisia hakemuslomakkeita, joissa on tiedostojen latausmahdollisuus CV-tiedostoille ja automaattinen validointi pakollisille kentille, kuten puhelinnumeroille.
Tarjoa työntekijöille oma sisäänkirjautuminen loma-anomuksia ja palkkakuitteja varten, sekä ulkoisille rekrytointikumppaneille rajattu näkymä ehdokaslistoihin.
Visualisoi rekrytointiputken tila, osastokohtaiset henkilöstömäärät ja keskimääräinen palkkausprosessiin kuluva aika dynaamisten kaavioiden ja KPI-vimpaimien avulla.
Kun uusi hakemus saapuu verkkolomakkeen kautta, järjestelmä luo välittömästi uuden tietueen 'Ehdokkaat'-tauluun. Järjestelmä tarkistaa automaattisesti hakijan osaamisprofiilin ja lähettää rekrytoijalle ilmoituksen Telegramin tai sähköpostin kautta. Jos ehdokas merkitään tilaksi 'Haastattelu', järjestelmä lähettää automaattisen kalenterikutsun sekä hakijalle että haastattelijalle. Kun palkkauspäätös tehdään, 'Toimintopainike' muuntaa ehdokastietueen työntekijätietueeksi, luo automaattisesti työsopimuksen PDF-pohjan pohjalta ja tallentaa sen työntekijän profiiliin. Samalla järjestelmä päivittää rekrytoinnin kojelaudalle toteutuneen rekrytoinnin keston ja kustannuksen.
Hallitse rekrytointiprosessia Kanban-näkymässä tai taulukossa, jossa voit siirtää hakijoita vaiheesta toiseen yhdellä klikkauksella. Seuraa kenttiä kuten 'Hakupäivämäärä', 'Lähde' ja 'Nykyinen vaihe'.
Raahaa hakijat 'Uusi' vaiheesta 'Palkattu' vaiheeseen säilyttäen täydellisen lokin muutoksista.
Luo automaattisesti virallisia asiakirjoja tietokantaan tallennettujen tietojen perusteella. Käytä kenttiä kuten 'Palkkausmäärä', 'Aloituspäivä' ja 'Työtehtävä' täyttääksesi valmiit Word- tai PDF-pohjat.
Määritä dynaamiset täyttökentät sopimuspohjaan ja generoi dokumentit sekunneissa.
Vähennä HR-tiimin kuormitusta antamalla työntekijöille pääsy omiin tietoihinsa. Työntekijät voivat päivittää osoitetietojaan, ilmoittaa poissaoloista ja ladata verokortteja suojatussa ympäristössä.
Kirjautumissivu, jossa työntekijä näkee omat lomapäivänsä ja palkkakehityksensä.
Pidä kirjaa pakollisista turvallisuuskoulutuksista, ammattipätevyyksistä ja niiden vanhentumispäivistä. Järjestelmä hälyttää automaattisesti, kun sertifikaatti on uusittava.
Taulukko työntekijöiden kursseista ja niihin liittyvistä suorituspäivämääristä.
Tehosta yhteydenpitoa hakijoihin integroimalla viestintä suoraan tietokantaan. Lähetä haastattelukutsut tai muistutukset suoraan hakijan puhelimeen yhdellä napin painalluksella.
Lähetä mukautettuja WhatsApp-viestejä suoraan ehdokaslistauksesta.
Tämä on esimerkki siitä, miten tietokantataulut ja kentät rakennetaan saumattoman operatiivisen toiminnan varmistamiseksi:
Katso miten eri HR-toiminnot hyödyntävät tätä tietorakennetta:
Hallitse keikkatyöntekijöiden saatavuutta, tuntikirjauksia ja asiakaskohtaisia laskutustietoja linkitetyissä tauluissa.
Salatut tietokannat ja tarkka pääsynhallinta korkean tason rekrytointiprosesseihin, joissa tietosuoja on kriittisin tekijä.
Tehtävälistat uusille työntekijöille, jotka aktivoituvat heti, kun työsopimus on allekirjoitettu tietokannassa.
Vuosittaiset kehityskeskustelutulokset ja tavoitteiden seuranta, jotka on linkitetty suoraan työntekijän profiiliin.
Seuraa opiskelijoiden etenemistä, näytön paikkoja ja yhteistyötä oppilaitosten kanssa erillisessä moduulissa.
Varmista laitteiden palautus ja pääsyjen poisto järjestelmällisesti työntekijän lähtiessä yrityksestä.
Automaattiset prosessit, jotka pitävät HR-datan liikkeessä ilman viiveitä:
Kun uusi hakemus tallentuu -> Lähetä välitön vahvistusviesti hakijalle -> Luo tehtävä rekrytoijalle tarkistaa CV.
Kun aloituspäivästä on kulunut 5 kuukautta -> Lähetä muistutus esimiehelle koeajan päättymisestä ja arvioinnista.
Kun työlupa tai sertifikaatti on vanhenemassa 60 päivän päästä -> Lähetä automaattinen sähköposti työntekijälle ja HR-vastaavalle.
Joka maanantai kello 08:00 -> Generoi PDF-raportti avoimista työpaikoista ja lähetä se johtoryhmälle sähköpostitse.
Henkilöstöhallinnossa tieto on yrityksen tärkeintä pääomaa, mutta se on myös suurin riskitekijä, jos sitä hallitaan huonosti. QuintaDB:n relaatiotietokantarakenne takaa, että jokaisella tiedolla on yksi lähde (Single Source of Truth). Kun työntekijän osoite muuttuu, se päivittyy samalla kaikkiin raportteihin, sopimuksiin ja palkkatietoihin. Tämä poistaa inhimilliset virheet, jotka syntyvät useiden eri Excel-tiedostojen päivittämisestä. Lisäksi täydellinen muutosloki (Audit Trail) varmistaa, että tiedät tarkalleen kuka on muuttanut palkkatietoja tai nähnyt arkaluontoisia dokumentteja, mikä on välttämätöntä GDPR-vaatimusten täyttämiseksi. Rakenteellinen työtila mahdollistaa myös nopean skaalautumisen: kun yritys kasvaa 10 työntekijästä 1000 työntekijään, järjestelmä pysyy vakaana ja hakuprosessit salamannopeina, toisin kuin raskaat ja hitaat tiedostopohjaiset ratkaisut.
Seuraa jokaisen tietueen muokkaushistoriaa sekunnin tarkkuudella auditointia varten.
Päivitä työntekijätietoja tai arvioi hakijoita suoraan kentältä mobiilisovelluksen kautta.
QuintaDB AI luo kattavan alkuperäisen blueprintin, mukaan lukien taulut, lomakkeet ja relaatiot, kuvauksesi perusteella. Voit tämän jälkeen muokata kaikkia osia täydellisesti sopimaan yrityksesi spesifeihin tarpeisiin.
Järjestelmä mahdollistaa roolipohjaisen pääsynhallinnan (RBAC), tietojen salauksen ja automaattisen datan poiston tietyn ajan kuluttua, mikä auttaa noudattamaan henkilötietolakia.
Kyllä, voit tuoda tietoja CSV- tai Excel-tiedostoista suoraan luotuihin tauluihin, ja QuintaDB AI auttaa mappaamaan sarakkeet oikeisiin tietokantakenttiin.
Kojelaudat linkittyvät reaaliajassa tietokantatauluihin. Kun päivität hakijan tilan, kaaviot (kuten suppilo- tai piirakkakaaviot) päivittyvät välittömästi ilman manuaalista työtä.
Kyllä, voit asettaa työnkulun, joka lähettää mukautetun sähköpostin tai tekstiviestin, kun ehdokkaan tilaksi muutetaan 'Hylätty'.
Kyllä, voit luoda erilliset portaalit hakijoille, työntekijöille ja osastopäälliköille, joilla jokaisella on omat käyttöoikeudet ja näkymät samaan tietokantaan.
Voit käyttää sisäänrakennettua kalenterinäkymää ja synkronoida sen ulkoisten palveluiden kanssa tai lähettää iCal-kutsuja suoraan järjestelmästä.
Kyllä, voit luoda pisteytysjärjestelmiä ja arviointilomakkeita, joiden tulokset tallentuvat suoraan työntekijän tai ehdokkaan profiiliin vertailua varten.
English
Español
Italiano
Français
Português
Deutsch
اللغة العربية
Ελληνικά
Nederlands
Polski
Čeština
עִברִית
Suomen
한국어
Türk