Éliminez les risques liés aux renouvellements manqués et aux clauses dispersées dans des documents statiques. QuintaDB permet de générer instantanément un espace de travail complet pour structurer vos engagements juridiques via une simple description en langage naturel.
Configurer Votre Workspace CLMGrâce au générateur d'applications IA de QuintaDB, décrivez simplement vos besoins opérationnels (gestion des fournisseurs, baux immobiliers ou contrats de travail) pour créer automatiquement une structure relationnelle robuste. L'IA configure pour vous les tables, les formulaires de saisie, les portails sécurisés et les tableaux de bord analytiques, que vous pouvez ensuite affiner pour correspondre exactement à vos processus internes et exigences de conformité.
La gestion des contrats souffre souvent d'une fragmentation critique entre les services juridiques, financiers et opérationnels. L'absence de liens directs entre un contrat PDF et les données de facturation ou les jalons d'exécution crée des zones d'ombre dangereuses. QuintaDB transforme vos documents passifs en enregistrements dynamiques et interconnectés. En migrant vos données vers un système relationnel, vous garantissez l'intégrité des clauses, la traçabilité des avenants et une vision claire de vos engagements financiers, remplaçant ainsi le chaos des fichiers Excel par une source unique de vérité hautement sécurisée.
Ce workspace est conçu pour transformer vos processus juridiques en un écosystème de données structuré et automatisé :
Structurez vos contrats avec des liens vers les tiers (fournisseurs, clients), les responsables internes et les annexes techniques, éliminant toute redondance de données critiques.
Collectez les demandes de contrats via des formulaires intelligents avec validation de champs, garantissant que chaque dossier contient toutes les pièces justificatives nécessaires avant validation.
Offrez des accès restreints aux parties prenantes pour qu'elles puissent consulter leurs propres contrats, soumettre des documents ou suivre l'avancement des négociations en temps réel.
Visualisez la répartition de vos engagements par type de risque, montant total des actifs sous contrat et calendrier des renouvellements prioritaires via des widgets interactifs.
Lorsqu'un nouveau contrat de prestation est initié, le chef de projet remplit un formulaire Web QuintaDB. Le système déclenche automatiquement une notification WhatsApp au service juridique. Après révision, un document PDF est généré dynamiquement à partir des données saisies. Une fois signé, le statut passe à 'Actif', créant immédiatement une entrée dans le calendrier des échéances et mettant à jour le tableau de bord financier, assurant une synchronisation parfaite entre les départements sans aucune ressaisie manuelle.
Transformez vos enregistrements de base de données en documents PDF officiels et personnalisés. Utilisez vos propres modèles pour insérer automatiquement les clauses, les montants et les identités des signataires directement depuis votre base de données relationnelle.
Outil de création de documents basé sur les données de vos enregistrements pour une conformité totale.
Ne ratez plus jamais une date de résiliation ou un renouvellement automatique. Configurez des notifications par email, SMS ou Telegram pour alerter les responsables plusieurs mois avant la fin d'un engagement contractuel critique.
Visualisation chronologique des jalons contractuels et des dates de révision.
Découvrez le schéma technique conçu pour sécuriser vos données juridiques et assurer une traçabilité sans faille :
Adaptez la structure QuintaDB à vos besoins spécifiques de gestion contractuelle :
Gérez les contrats fournisseurs et suivez les niveaux de service (SLA) avec des tableaux de bord de performance.
Suivez les baux commerciaux, les indexations de loyers et les cautions de manière centralisée.
Automatisez le suivi des CDD, des périodes d'essai et des avenants salariaux avec alertes RH.
Contrôlez les licences logicielles, les dates de maintenance et les droits d'utilisation cloud.
Suivez les renouvellements de contrats de service et les clauses d'exclusivité client.
Supervisez les engagements des prestataires externes et la conformité de leurs assurances.
Optimisez vos flux opérationnels avec ces logiques d'automatisation avancées :
Si la date d'expiration est inférieure à 90 jours ET que le statut est 'Actif', envoyer une alerte prioritaire au gestionnaire.
Création automatique d'une entrée 'Avenant' lorsqu'un changement de tarif est validé dans le formulaire de révision.
Transfert automatique des documents vers un dossier 'Archive Sécurisée' une fois le contrat clôturé depuis plus de 5 ans.
Mise à jour automatique du statut du compte client dans la table CRM dès la signature du contrat cadre.
Les contrats ne sont pas que du texte ; ce sont des données stratégiques. Utiliser des fichiers plats ou des emails mène inévitablement à des oublis coûteux et des litiges évitables. Une base de données relationnelle sécurise votre avenir.
Chaque modification est tracée pour savoir qui a changé une clause et quand.
Accédez à vos documents juridiques en déplacement via une interface responsive sécurisée.
L'IA analyse votre description textuelle des processus contractuels pour proposer un schéma de base de données, des formulaires et des rapports pertinents en quelques secondes.
Absolument. L'IA crée la structure initiale, mais vous gardez le contrôle total pour modifier les champs, ajouter des règles métiers ou ajuster le design des portails.
Oui, QuintaDB dispose d'un champ de type 'Fichier' qui permet de stocker des PDF, images ou documents Word directement au sein de chaque fiche contrat.
Vous pouvez définir des rôles précis pour que seul le service juridique puisse modifier les clauses, tandis que les commerciaux ne voient que les contrats de leurs clients.
Le système permet des exports complets en formats Excel, CSV ou PDF à tout moment, garantissant que vous restez propriétaire de vos données stratégiques.
Grâce à l'architecture relationnelle, vous pouvez lier un nombre illimité d'avenants à un contrat parent, conservant ainsi l'historique complet des modifications.
Oui, des champs calculés peuvent additionner automatiquement les montants des prestations et appliquer les taxes pour obtenir une valeur contractuelle nette instantanée.
QuintaDB utilise des protocoles de chiffrement avancés et offre des options de serveurs sécurisés pour répondre aux exigences strictes de protection des données juridiques.
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