הפסיקו לרדוף אחרי חתימות אבודות ותאריכי תפוגה שפוספסו בגיליונות אלקטרוניים. בעזרת QuintaDB AI, תוכלו לתאר את זרימת העבודה המשפטית שלכם וליצור באופן מיידי מרחב עבודה הכולל מאגרי מידע, התראות ואוטומציות לניהול חוזים מקצה לקצה.
התחל לבנות עכשיוQuintaDB AI מאפשר לכם להפוך תיאור מילולי פשוט של הצרכים העסקיים שלכם למערכת CLM פונקציונלית תוך דקות. פשוט תארו את סוגי החוזים, שלבי האישור ודרישות הדיווח, וה-AI יבנה עבורכם את הטבלאות, הטפסים, לוחות הבקרה והתראות האוטומציה הדרושים, שניתן להתאים אישית באופן מלא בהמשך לכל דרישה רגולטורית.
חברות רבות נאבקות בניהול מבוזר של הסכמים, מה שמוביל לכפילויות, חשיפה משפטית ואיבוד הכנסות בשל חוסר מעקב אחר סעיפי הצמדה או חלונות יציאה. פתרון CLM ריכוזי מחליף את הכאוס של תיקיות PDF וקובצי אקסל במערכת יחסים לוגית שבה כל חוזה מקושר לצד ג', לאיש קשר ולמשימות ביצוע. המערכת מחזירה את השליטה המוחלטת לידי המחלקה המשפטית ומחלקת הרכש, ומבטיחה שכל מסמך נמצא במרחק לחיצה, עם היסטוריית שינויים מלאה ובקרת גישה קפדנית המונעת דליפת מידע רגיש.
מרחב העבודה שלכם מורכב מארבעה עמודים תומכים שמבטיחים זרימת מידע חלקה בין המחלקות השונות:
ארגון כל נתוני החוזים בטבלאות מקושרות: ספקים, לקוחות, סעיפים משפטיים ותאריכי מפתח, המאפשרים שליפה מהירה וניתוח נתונים רוחבי בזמן אמת.
טפסים מקוונים חכמים להגשת בקשות לחוזים חדשים או עדכון קיימים, עם שדות מותנים המבטיחים שכל המידע המשפטי הדרוש נאסף כבר בשלב הראשון.
סביבת עבודה מאובטחת המאפשרת למחלקות שונות או לספקים חיצוניים לצפות בסטטוס החוזה, להעלות מסמכים ולבצע אישורים מבלי לגשת למסד הנתונים הראשי.
תצוגה ויזואלית של כל שלבי ה-CLM: כמה חוזים מחכים לחתימה, התפלגות חוזים לפי מחלקות, וגרף המציג את הערך הכספי המצטבר של ההסכמים הפעילים.
כאשר מחלקת הרכש מגישה בקשה לחוזה חדש דרך טופס QuintaDB, המערכת יוצרת רשומה באופן אוטומטי ושולחת התראת טלגרם למחלקה המשפטית. לאחר בדיקת הטיוטה, המסמך מועלה למערכת ונוצר קובץ PDF דינמי עם כל פרטי העסקה. ברגע שהסטטוס משתנה ל'חתום', המערכת מפעילה שעון עצר לחידוש; 30 יום לפני תום התוקף, נשלחת הודעת WhatsApp אוטומטית למנהל החוזה כדי להתחיל במשא ומתן, תוך עדכון מיידי של דוחות הביצועים בלוח הבקרה.
צרו חוזים מוכנים לחתימה באופן מיידי על בסיס הנתונים שהוזנו למערכת. השתמשו בתבניות קבועות המושכות נתונים כמו שמות הצדדים, סכומים ותאריכים ישירות מהרשומה במסד הנתונים.
כלי ליצירת קבצים מותאמים אישית המבוססים על רשומות המערכת בלחיצת כפתור אחת.
המבנה היחסי של המערכת מבטיח שלמות נתונים ומניעת כפילויות:
גלו כיצד ענפים שונים משתמשים במבנה הנתונים הזה:
ניהול חוזי שכירות עם חישוב אוטומטי של דמי ניהול והצמדה למדד המחירים לצרכן.
מעקב אחר הסכמי רישוי, תאריכי חידוש מנוי וניהול הסכמי סודיות (NDA) מול עובדים וספקים.
ריכוז כל הסכמי המסגרת מול ספקים גלובליים ובחינת עמידה בלוחות זמנים של אספקה.
ניהול תיקי לקוחות הכולל מעקב אחר גרסאות מסמכים, הערות משפטיות וזמני הגשה לבית המשפט.
ניהול חוזי קבלני משנה, אישור חשבונות חלקיים ומעקב אחר ערבויות בנקאיות ותוקפן.
ניהול חוזי העסקה אישיים, תנאים סוציאליים ונספחי שכר עם בקרת גישה למנהלי מחלקות בלבד.
תהליכי האוטומציה המבטיחים שום דבר לא יישכח:
טריגר: תאריך היום שווה ל-'תאריך סיום חוזה' פחות 60 יום. פעולה: שליחת אימייל אוטומטי למנהל הרכש.
שינוי סטטוס ל-'ממתין לאישור' מפעיל התראה למנהל הכספים; רק לאחר אישורו, הסטטוס עובר ל-'מוכן לחתימה'.
כל מועד חידוש חוזה שמתווסף למסד הנתונים יוצר באופן אוטומטי אירוע ביומן הגוגל של הצוות המשפטי.
כאשר חוזה מגיע לסיום ללא חידוש, המערכת מעבירה את כל המסמכים הקשורים לטבלת 'ארכיון' לשימור היסטורי.
ניהול חוזים במערכת יחסית מונע את הנתק שנוצר בשימוש בקבצים שטוחים. כאשר כל שורה בבסיס הנתונים מקושרת ללוגיקה עסקית, הארגון שלכם הופך לחסין מפני טעויות משפטיות וממקסם את הרווחיות דרך ניצול אופטימלי של תנאי ההתקשרות.
תיעוד מלא של מי צפה או שינה כל שדה בחוזה בכל זמן נתון.
גישה מלאה לכל נתוני החוזים והמסמכים מכל מכשיר קצה בשטח.
ה-AI מנתח את תיאור התהליך העסקי שלכם ומייצר באופן אוטומטי את מבנה הטבלאות, הקשרים ביניהן והשדות המתאימים ביותר לניהול חוזים, מה שחוסך שעות של תכנון ידני.
בהחלט. כל מבנה שנוצר על ידי ה-AI הוא בסיס בלבד. ניתן להוסיף שדות, לשנות נוסחאות, להגדיר חוקי אימות נתונים ולעצב מחדש את הטפסים בהתאם לצרכים המדויקים שלכם.
כן, ניתן להגדיר שדות מטבע מרובים ולהשתמש בשדות נוסחה כדי לבצע המרות שערים בזמן אמת, מה שמאפשר מעקב פיננסי מדויק אחרי חוזים בינלאומיים.
בכל פעם שמעלים טיוטה חדשה של חוזה, ניתן לשמור אותה כרשומה מקושרת או להשתמש בשדה קובץ המאפשר היסטוריה, כך שתמיד תוכלו לחזור לגרסאות קודמות ולראות מי ביצע שינויים.
QuintaDB משתמשת בהצפנת SSL מתקדמת ומאפשרת הגדרת הרשאות גישה פרטניות לכל טבלה, דוח או טופס, כך שרק מורשי חתימה וצוותים רלוונטיים יראו נתונים רגישים.
בהחלט. ניתן לייצא כל תצוגת נתונים לקובץ Excel, CSV או PDF בפורמט גלמי או כדוח מעוצב לצורך גיבוי חיצוני או הצגה בדיוני הנהלה.
באמצעות אינטגרציה מובנית או שירותי צד שלישי, ניתן להגדיר אוטומציה שברגע שמתקיים תנאי (כמו תאריך חידוש קרוב), המערכת תשלח הודעה מוגדרת מראש ישירות לטלפון של מנהל הפרויקט.
כן, בזכות המבנה היחסי (Relational) ניתן להגדיר קשר של 'רבים לרבים', המאפשר לחוזה מסגרת אחד להיות מקושר למספר רב של ספקים או תתי-קבלנים בצורה נקייה ומסודרת.
English