הפסיקו לאבד שעות חיוב יקרות בשל רישום ידני ומסורבל. בעזרת QuintaDB AI, תוכלו ליצור סביבת עבודה מותאמת אישית לניהול תיקים, מעקב אחר שכר טרחה והפקת דוחות בלחיצת כפתור אחת פשוטה.
התחילו לבנות בחינםבאמצעות מחולל ה-AI של QuintaDB, כל מה שעליכם לעשות הוא לתאר את תהליכי העבודה של המשרד שלכם בשפה חופשית. המערכת תייצר עבורכם באופן אוטומטי מבנה מסד נתונים הכולל טבלאות ללקוחות ותיקים, טפסי רישום זמן, פורטלים מאובטחים ללקוחות, לוחות בקרה פיננסיים ואוטומציות לחיוב חודשי. כל רכיב ניתן להתאמה אישית מלאה כדי להבטיח התאמה מושלמת לצרכים המשפטיים הייחודיים שלכם.
משרדי עורכי דין רבים נאבקים בפיזור נתונים בין גיליונות אלקטרוניים, יומנים פיזיים ומערכות דיוור שונות, מה שמוביל לטעויות בחיוב הלקוח ולחוסר שקיפות בניהול התיקים. סביבת עבודה משולבת ב-QuintaDB מאחדת את כל המידע – החל מפרטי הליטיגציה ועד לשעות העבודה המצטברות של המתמחים והשותפים. המערכת מבטיחה שכל דקת עבודה נרשמת כנגד התיק הנכון, ומאפשרת מעקב בזמן אמת אחר רווחיות הפרויקט והסכמי הריטיינר, תוך שמירה על רמת אבטחה ופרטיות מחמירה הנדרשת בעולם המשפטי.
המערכת כוללת מערך שלם של כלים שעובדים יחד כדי להפוך את המשרד שלכם לאוטומטי ויעיל:
ניהול קשרים מורכבים בין לקוחות, תיקים, ערכאות משפטיות וחיובים, המבטיח שלמות נתונים מוחלטת ללא כפילויות מידע מיותרות.
ממשק מהיר להזנת שעות עבודה מהשטח או מהמשרד, הכולל תיוג אוטומטי של סוג הפעילות המשפטית והצמדה לתיק ספציפי.
אזור אישי מאובטח המאפשר ללקוחות לצפות בסטטוס התיק שלהם, להוריד מסמכים משפטיים ולעקוב אחר ניצול השעות בהסכם.
ניתוח חזותי של הכנסות, שעות חיוב לפי עורך דין, התפלגות תיקים וצפי תזרימי מבוסס על שעות עבודה שטרם חויבו.
כאשר עורך דין מסיים דיון בבית המשפט, הוא מזין את פרטי הדיון ואת משך הזמן דרך טופס בנייד. המערכת מעדכנת מיד את כרטיס התיק, שולחת התראה למנהל המשרד על השלמת השלב, ומפיקה באופן אוטומטי טיוטת דוח שכר טרחה בפורמט PDF. הנתונים מוזנים ישירות ללוח הבקרה הפיננסי, מה שמאפשר למשרד להוציא חיוב מדויק בסוף החודש ללא צורך בשחזור ידני של פעולות.
המערכת מאפשרת להגדיר תעריפים שונים לכל איש צוות ולכל סוג פעילות, תוך התחשבות בהנחות לקוח או הסכמי ריטיינר מורכבים.
תצוגת לוח שנה של מועדי הגשה, דיונים ופגישות המקושרים ישירות לתיק הלקוח.
סקירה של מבנה הטבלאות והקשרים הלוגיים המנהלים את המידע המשפטי שלכם:
גלו כיצד מחלקות שונות מיישמות את מבנה הנתונים הזה:
מעקב אחר שלבי הליך משפטי, הגשות לנט-המשפט וניהול פרוטוקולים מסודר.
ניהול עסקאות מכר, מעקב אחר תשלומי מיסים ורישום זכויות בטאבו בצורה כרונולוגית.
חישוב זכויות סוציאליות וניהול תביעות מול מעסיקים עם רישום זמן מדויק לכל שלב.
מעקב אחר מועדי פקיעת פטנטים וסימני מסחר באמצעות התראות אוטומטיות ללקוח.
ניהול תיקי גירושין ורכוש ברגישות תוך שמירה על הפרדה מוחלטת בין תיקים שונים.
תיעוד פעולות נוטריוניות, אישורי חתימה וניהול ארכיון דיגיטלי נגיש ומאובטח.
תהליכי עבודה אוטומטיים המייעלים את העבודה היומיומית במשרד:
כאשר שעות העבודה בתיק מגיעות ל-90% מהתקציב שנקבע, המערכת שולחת הודעת וואטסאפ למנהל התיק.
בכל 1 לחודש, המערכת אוספת את כל שורות רישום הזמן שאושרו ומייצרת קובץ PDF מסודר ללקוח.
שינוי סטטוס תיק ל"סגור" מעביר באופן אוטומטי את כל המשימות הפתוחות לארכיון ומבצע סיכום רווח סופי.
העלאת מסמך לתיק מעדכנת את לוח המשימות של עורך הדין המטפל לצורך בדיקה ואישור מיידי.
בעולם המשפטי, מידע לא מקושר הוא מידע אבוד. מעבר ממסמכים מפוזרים למערכת יחסית מבטיח שכל פעולה מתועדת, כל שקל נגבה, והמשרד שלכם פועל כארגון מודרני ויעיל המבוסס על נתונים ולא על השערות.
תיעוד מלא של כל שינוי בנתוני החיוב לשקיפות מקסימלית מול הלקוח.
רישום זמן בזמן אמת מהסמארטפון מיד בתום הדיון המשפטי.
ה-AI מנתח את צרכי המשרד שלכם ומייצר מבנה טבלאות אופטימלי, כולל שדות לחיוב, קשרים בין תיקים ללקוחות ודוחות בסיסיים, חוסך שעות של הגדרה ידנית.
כן, ניתן להוסיף טבלת תעריפים המקושרת למשתמשים, כך שהמערכת תחשב אוטומטית את הסכום לחיוב בהתבסס על זהות המבצע.
בהחלט. ניתן להגדיר מכסת שעות חודשית ולבצע מעקב אחר היתרה, כולל התראות אוטומטיות כאשר המכסה עומדת להסתיים.
QuintaDB מאפשרת יצירת תבניות PDF מותאמות אישית הכוללות את פירוט השעות והלוגו שלכם, מוכנות לשליחה ללקוח או למערכת הנהלת החשבונות.
המערכת כוללת הרשאות גישה מפורטות, אימות דו-שלבי והצפנת נתונים, כך שרק אנשי צוות מורשים יכולים לצפות בתיקים רגישים.
כן, ניתן לייצא כל טבלה או דוח לפורמטים של Excel או CSV בכל עת לצורך הצגה לרשויות המס או לביקורת פנימית.
המערכת תומכת בריבוי שפות באופן מלא, כך שתוכלו לנהל תיקים וחיובים גם מול לקוחות בינלאומיים באנגלית או בכל שפה אחרת.
כן, QuintaDB AI יכול לסייע ביצירת דוחות חכמים המזהים אילו סוגי תיקים או לקוחות הם הרווחיים ביותר עבור המשרד שלכם.
English