הפסיקו להיאבק בערימות נייר ובתיקיות ענן מבולגנות. בנו סביבת עבודה משפטית מקצועית בעזרת QuintaDB AI, המאפשרת לכם להגדיר את תהליכי העבודה שלכם בשפה חופשית וליצור מערכת ניהול תיקים מותאמת אישית ברגע.
התחל לבנות את הארכיון שלךבאמצעות מחולל סביבת העבודה של QuintaDB AI, אתם יכולים לתאר את זרימת העבודה המשפטית שלכם – מניהול תביעות ועד מעקב אחר חוזים – והמערכת תיצור עבורכם באופן אוטומטי את מבנה מסדי הנתונים, הטפסים המקוונים, הפורטלים ללקוחות ולוחות הבקרה. אין צורך בידע טכני מוקדם; פשוט תארו את הצרכים שלכם וה-AI יבנה את התשתית הראשונית הניתנת להתאמה מלאה בכל שלב.
משרדי עורכי דין ומחלקות משפטיות מתמודדים כיום עם עומס מידע קריטי המפוזר בין מיילים, כוננים קשיחים ומערכות ארכיון ישנות. חוסר בקישוריות בין מסמכים לתיקי לקוחות מוביל לאובדן זמן יקר, טעויות אנוש בניהול מועדים וסיכוני אבטחה משמעותיים. מערכת ריכוז נתונים מקצועית מחזירה את השליטה לידיים שלכם על ידי יצירת קשרים לוגיים בין ראיות, פרוטוקולים, הסכמים ולוחות זמנים של בית משפט. כל פריט מידע הופך לנגיש, מאובטח וניתן לאחזור מיידי, מה שמאפשר לצוות המשפטי להתמקד בליטיגציה ובאסטרטגיה במקום בחיפוש אחר ניירות אבודים.
המערכת כוללת מערכת אקולוגית שלמה של כלים המיועדים לניהול המידע המשפטי שלכם בצורה מיטבית:
ניהול טבלאות מקושרות בין תיקים, לקוחות, עורכי דין ומסמכים, המבטיח שלמות נתונים ומניעת כפילויות מידע קריטיות בארכיון הדיגיטלי.
איסוף מסמכים ומידע ישירות מלקוחות או מצוות השטח באמצעות טפסים מותאמים אישית הכוללים העלאת קבצים וחתימות דיגיטליות מאובטחות.
סביבת עבודה מאובטחת המאפשרת ללקוחות לצפות בסטטוס התיק שלהם, להעלות מסמכים נדרשים ולהוריד פרוטוקולים מבלי לגשת למסד הנתונים המרכזי.
ניתוח חזותי של עומס התיקים, מועדי הגשה קרובים והתפלגות סוגי התיקים במשרד באמצעות גרפים ולוח שנה אינטראקטיבי בזמן אמת.
כאשר נפתח תיק חדש במשרד, הטופס המקוון קולט את פרטי הלקוח ומייצר רשומה בטבלת התיקים. באופן אוטומטי, המערכת מקימה תיקייה בארכיון המשפטי ושולחת התראת WhatsApp לעורך הדין המטפל. כל מסמך שנוסף לתיק עובר סיווג אוטומטי, ולוח השנה מתעדכן במועדי הדיונים. בסיום כל שלב, המערכת מייצרת דוח PDF מסכם עבור הלקוח המועלה ישירות לפורטל האישי שלו, תוך עדכון לוחות הבקרה הניהוליים של השותפים במשרד.
עקבו אחר כל שינוי המתבצע במסמכים המשפטיים שלכם עם היסטוריית גרסאות מלאה. מנעו מצבים של עבודה על טיוטות ישנות והבטיחו שכל חברי הצוות מסונכרנים על הגרסה העדכנית ביותר של החוזה או כתב הטענות.
ציר זמן ויזואלי המציג את האבולוציה של כל מסמך ותיק משפטי.
אל תחמיצו אף מועד הגשה או פקיעת תוקף של חוזה. המערכת מפעילה טריגרים אוטומטיים השולחים התראות במייל, SMS או טלגרם לפני מועדים קריטיים המוגדרים במסד הנתונים.
תצוגה מרכזית של כל המועדים המשפטיים מסונכרנת עם הנתונים.
סקירה של מבנה הטבלאות והקשרים המבטיחים ניהול מידע ללא כפילויות:
כיצד ענפים שונים בעולם המשפט משתמשים במבנה הנתונים הזה:
ניהול ארכיון חוזי שכירות, נסחי טאבו ומפות מדידה עם קישור למיקום גיאוגרפי במפה.
ניהול רגיש של מסמכי משמורת, הסכמי ממון ופרוטוקולים עם בקרת גישה קפדנית ביותר.
מעקב אחר פטנטים וסימני מסחר עם התראות אוטומטיות על מועדי חידוש ותשלום אגרות.
ניהול תיקיות רפואיות כבדות, חוות דעת מומחים ותיעוד נזקים בצורה מסודרת ונגישה.
ארכיון פרוטוקולים של דירקטוריון, הסכמי בעלי מניות ומעקב אחר עמידה ברגולציה.
ניהול חומרי חקירה, עדויות מוקלטות וראיות דיגיטליות עם רישום מלא של שרשרת הראיות.
בחנו את האוטומציות המובנות המטפלות בדרישות המעקב הקריטיות:
העלאת קובץ לטופס מפעילה סיווג אוטומטי ושיוך לתיק הלקוח הנכון על בסיס מספר זיהוי.
72 שעות לפני מועד דיון, המערכת בודקת אם הוגשו כל המסמכים הנדרשים ושולחת התראה לעורך הדין.
מילוי טופס פרטי עסקה יוצר באופן מיידי טיוטת חוזה בפורמט PDF הכוללת את כל הנתונים הדינמיים.
שינוי סטטוס תיק ל"סגור" חוסם באופן אוטומטי את גישת הלקוח למסמכים מסוימים בפורטל האישי.
שימוש בקבצים שטוחים או בצ'אטים מוביל לאובדן מידע וסיכון משפטי. ב-QuintaDB, האילוצים היחסיים מבטיחים שכל מסמך קשור לישות הנכונה, מה שמבטיח עקביות ודיוק לאורך שנים.
תיעוד מלא של כל גישה או שינוי בנתונים לצרכי ציות ואבטחת מידע.
גישה מלאה לארכיון מכל מכשיר, המאפשרת שליפת מסמכים בזמן אמת בבית המשפט.
אתם יכולים לתאר את סוגי התיקים שאתם מנהלים, וה-AI יבנה עבורכם את הטבלאות, השדות והקשרים הנדרשים לניהול יעיל של הארכיון ללא צורך בתכנות.
כן, ניתן להגדיר הרשאות מפורטות לכל משתמש, כך שמתמחים יוכלו רק לקרוא מסמכים בעוד ששותפים יוכלו לערוך ולמחוק רשומות בארכיון.
בהחלט. ה-AI נותן לכם נקודת פתיחה מצוינת, אך לאחר מכן תוכלו להוסיף שדות, לשנות אוטומציות ולעצב את הטפסים בהתאם לצרכים המדויקים של המשרד.
ניתן להוסיף שדות טקסט עשיר או תגיות לכל מסמך, מה שמאפשר חיפוש מהיר וסינון לפי מילות מפתח, תאריכים או סוגי תיקים בתוך הארכיון הדיגיטלי.
כן, הטפסים של QuintaDB תומכים בשדות חתימה, המאפשרים ללקוחות לחתום על מסמכים ישירות מהדפדפן או מהנייד והם נשמרים מיד בארכיון.
ניתן לייצא את כל המידע והקבצים בכל עת בפורמטים סטנדרטיים כמו Excel או CSV, מה שמבטיח שהמידע תמיד נשאר בבעלותכם המלאה.
באמצעות שילוב של טבלאות תאריכים ותצוגת לוח שנה, המערכת מזהה אוטומטית מועדים קרובים ושולחת התראות רב-ערוציות כדי למנוע החמצת מועדים משפטיים.
המערכת משתמשת בפרוטוקולי הצפנה מתקדמים (SSL/TLS), גיבויים אוטומטיים ואפשרות לאימות דו-שלבי, מה שמבטיח הגנה מקסימלית על סודיות הלקוח.
English