Strukturieren Sie Ihre Fahrzeugdaten, Fahrerprofile, Wartungsintervalle und Kraftstoffbelege in einer zentralen, maßgeschneiderten Datenbankanwendung.
Jetzt kostenlos startenDie Verwaltung einer Fahrzeugflotte erfordert die präzise Erfassung zahlreicher beweglicher Datenpunkte. Viele Unternehmen kämpfen mit verstreuten Excel-Tabellen, unvollständigen Kilometerberichten und verpassten Terminen für die Hauptuntersuchung. Ohne ein zentrales System gehen wichtige Belege für Kraftstoffkosten verloren, und die Zuordnung von Fahrzeugen zu bestimmten Fahrern wird unübersichtlich.
Eine starre Standardsoftware löst diese Probleme oft nur unzureichend, da sie sich nicht an die spezifischen Abläufe Ihres Betriebs anpassen lässt. Mit einer flexiblen Datenbanklösung können Sie genau die Felder, Tabellenbeziehungen und Workflows definieren, die Ihr Fuhrpark im Alltag tatsächlich benötigt.
Der Kern jeder Fuhrparkverwaltung ist die relationale Verknüpfung von Fahrzeugen und Fahrern. Mit unserem Online-Database-Builder erstellen Sie Tabellen für Ihren Fuhrpark und verknüpfen diese logisch miteinander. So weisen Sie ein Fahrzeug per Mausklick einem bestimmten Mitarbeiter zu und behalten die Historie aller Fahrzeugübergaben lückenlos im Blick.
In der Fahrzeugtabelle erfassen Sie alle relevanten Stammdaten systematisch:
Um die Betriebskosten Ihrer Flotte präzise zu überwachen, müssen Tankbelege zeitnah und fehlerfrei erfasst werden. Über den integrierten Online-Form-Builder erstellen Sie benutzerfreundliche Eingabemasken, die Ihre Fahrer direkt nach dem Tankvorgang ausfüllen können. Pflichtfelder stellen sicher, dass kein wichtiger Wert vergessen wird.
Das Formular erfasst standardmäßig das Datum, die getankte Literzahl, den Gesamtpreis, den aktuellen Kilometerstand sowie ein Foto des Kassenbelegs als Dateianhang. Diese Daten fließen sofort in Ihre zentrale Datenbank ein und stehen für Auswertungen bereit.
Regelmäßige Wartungen sichern den Werterhalt Ihrer Fahrzeuge und minimieren Ausfallzeiten. Erstellen Sie eine dedizierte Tabelle für Werkstattaufenthalte, Inspektionen und Reparaturen. Jedes Ereignis wird mit dem entsprechenden Fahrzeug verknüpft, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, welche Reparaturen in der Vergangenheit durchgeführt wurden und welche Kosten dabei entstanden sind.
Durch die Verknüpfung von Kilometerständen und Datumsfeldern können Sie zukünftige Wartungsintervalle im Voraus berechnen. So planen Sie Werkstatttermine vorausschauend und vermeiden Engpässe in Ihrer Logistik.
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Daten der Fuhrparkverwaltung. Während der Fuhrparkleiter vollen Schreib- und Lesezugriff auf alle Verträge, Kosten und Berichte benötigt, sollten Fahrer nur ihre eigenen Daten einsehen und Tankbelege einreichen können. Über dedizierte Customer-Portals steuern Sie die Zugriffsrechte präzise.
Sie definieren Benutzerrollen und weisen diesen spezifische Berechtigungen für einzelne Tabellen, Formulare und Berichte zu. Dies schützt sensible Mitarbeiterdaten und verhindert versehentliche Änderungen an den Systemeinstellungen.
Verpassen Sie nie wieder wichtige Fristen wie den TÜV-Termin, den Ablauf von Leasingverträgen oder die fällige Führerscheinkontrolle. Mit den Funktionen zur Business-Automation richten Sie automatisierte E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen ein, die bei Erreichen bestimmter Schwellenwerte ausgelöst werden.
Das System prüft täglich die hinterlegten Daten und sendet beispielsweise 30 Tage vor Ablauf einer Frist eine Warnung an den Fuhrparkleiter und den betroffenen Fahrer. So bleibt Ihre Flotte stets gesetzeskonform und einsatzbereit.
Behalten Sie die Gesamtkosten Ihrer Flotte stets im Blick. Mit dem Modul für Charts-and-Dashboards visualisieren Sie Ihre Fuhrparkdaten in Echtzeit. Erstellen Sie Diagramme, die die monatlichen Kraftstoffkosten pro Fahrzeug vergleichen oder die Gesamtausgaben nach Kostenarten aufschlüsseln.
Diese visuellen Berichte helfen Ihnen, Ausreißer schnell zu identifizieren – beispielsweise Fahrzeuge mit ungewöhnlich hohem Kraftstoffverbrauch oder übermäßig hohen Reparaturkosten. Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf Basis valider Daten.
Die Koordinierung von Fahrzeugen, Werkstattterminen und Reifenwechseln erfordert eine übersichtliche zeitliche Darstellung. Nutzen Sie die Online-Calendar-Application, um alle anstehenden Termine auf einer interaktiven Zeitachse darzustellen. Fahrer und Disponenten sehen sofort, welche Fahrzeuge an welchen Tagen blockiert sind.
Einträge im Kalender können direkt mit den Fahrzeug- und Fahrerdaten verknüpft werden, sodass Sie mit einem Klick auf den Kalendereintrag alle Details zum anstehenden Werkstatttermin aufrufen können.
Zu jedem Fahrzeug und jedem Fahrer gehören zahlreiche Dokumente: Leasingverträge, Versicherungsurkunden, Führerscheinkopien und Schadensberichte. Speichern Sie diese Dokumente direkt im jeweiligen Datensatz ab. Dank der sicheren Cloud-Infrastruktur sind alle Dateien vor Verlust geschützt und jederzeit abrufbar.
Die strukturierte Ablage erspart Ihnen das Suchen in physischen Ordnern oder lokalen Festplattenverzeichnissen. Bei einer Verkehrskontrolle oder einem Versicherungsfall haben Sie alle Dokumente sofort digital zur Hand.
Wenn Sie bereits über Listen von Fahrzeugen oder Fahrern in Excel- oder CSV-Dateien verfügen, müssen Sie diese nicht manuell neu eingeben. Nutzen Sie die Importfunktion, um bestehende Datenbestände innerhalb weniger Minuten in Ihre neue No-Code-Datenbank zu übertragen.
Ebenso einfach exportieren Sie gefilterte Datenberichte für Ihre Buchhaltung oder externe Prüfer. Der Export ist in gängigen Formaten möglich, sodass eine Weiterverarbeitung in anderen Systemen jederzeit gewährleistet ist.
Ein Fuhrpark wird nicht am Schreibtisch verwaltet, sondern auf der Straße. Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, optimierte mobile Applications bereitzustellen. Fahrer können Kilometerstände, Tankbelege oder Schadensmeldungen direkt vom Smartphone aus direkt am Fahrzeug erfassen.
Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch an kleinere Bildschirme an. Fotos von Belegen oder Unfallschäden können direkt mit der Smartphone-Kamera aufgenommen und im Formular hochgeladen werden.
Für eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft steht Ihnen eine leistungsfähige Programmierschnittstelle zur Verfügung. Über die API können Sie Ihre Fuhrparkverwaltung mit externen Systemen wie ERP-Software, Buchhaltungsprogrammen oder GPS-Tracking-Diensten verbinden.
Automatisieren Sie den Datenabgleich, indem Sie beispielsweise Kilometerstände direkt aus den Telemetriesystemen Ihrer Fahrzeuge in die Datenbank einspielen lassen, ohne dass eine manuelle Eingabe durch den Fahrer erforderlich ist.
Ihr Fuhrpark wächst, und Ihre Anforderungen ändern sich. Unsere No-Code-Plattform wächst flexibel mit Ihrem Unternehmen mit. Sie können jederzeit neue Tabellen hinzufügen, bestehende Formulare erweitern oder zusätzliche Workflows einrichten, ohne dass Programmieraufwand entsteht. Informationen zu den Tarifen finden Sie unter Pricing.
Egal ob Sie fünf Fahrzeuge oder eine Flotte von mehreren hundert Fahrzeugen verwalten – die Performance und Struktur der Datenbank passt sich Ihren Bedürfnissen an und bleibt stets performant.
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Erstellung und Nutzung einer maßgeschneiderten Fuhrparkverwaltung auf unserer Plattform. Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung.
Fertige Strukturen, die Sie an Ihren Prozess anpassen.
