Planen Sie Events, verwalten Sie Registrierungen und erstellen Sie Tickets mit einer flexiblen relationalen Datenbank ohne Programmieraufwand.
Jetzt kostenlos startenDie Organisation von Konferenzen, Seminaren und Webinaren erfordert eine präzise Koordination zahlreicher Datenströme. Viele Veranstalter nutzen immer noch unübersichtliche Tabellenkalkulationen, die manuell aktualisiert werden müssen. Dies führt häufig zu Überbuchungen, fehlerhaften Teilnehmerlisten und verloren gegangenen Zahlungsbestätigungen.
Ohne ein zentrales System verbringen Teams wertvolle Arbeitszeit mit dem Abgleich von E-Mails und dem manuellen Versenden von Tickets. Ein strukturiertes, relationales Datenbanksystem löst diese Probleme, indem es alle Prozesse von der ersten Registrierung bis zur Einlasskontrolle automatisiert zusammenführt.
Mit unserem online-database-builder erstellen Sie relationale Tabellen, die perfekt aufeinander abgestimmt sind. Sie verknüpfen die Tabelle für Hauptveranstaltungen direkt mit den Tabellen für Teilnehmer, Ticketkategorien und Referenten. Dadurch bleibt Ihre Datenstruktur stets konsistent und fehlerfrei.
Sie können spezifische Feldtypen definieren, um alle relevanten Informationen sauber zu erfassen. Jedes Feld lässt sich exakt konfigurieren, um die Datenqualität von Anfang an hoch zu halten:
Der erste Eindruck zählt, weshalb ansprechende und funktionale Anmeldeformulare entscheidend für den Erfolg Ihrer Buchungen sind. Über den integrierten online-form-builder gestalten Sie maßgeschneiderte Eingabemasken, die Sie direkt in Ihre Webseite einbetten können. Die erfassten Daten fließen ohne Umwege in Ihre zentrale Datenbank.
Sie bestimmen selbst, welche Daten abgefragt werden, und können Pflichtfelder für wichtige Informationen wie E-Mail-Adressen oder Essenswünsche bei Catering-Events einrichten. Auch der Upload von Dokumenten, wie beispielsweise Studentenausweisen für Rabatte, lässt sich problemlos integrieren.
Sicherheit und Datenschutz stehen bei der Verarbeitung von Teilnehmerdaten an oberster Stelle. Unser System ermöglicht es Ihnen, detaillierte Zugriffsrechte für verschiedene Benutzergruppen zu definieren. So stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter nur die Daten sieht und bearbeitet, die für seine jeweilige Aufgabe notwendig sind.
Während Administratoren vollen Zugriff auf die Finanzen und die Datenbankstruktur haben, benötigt das Personal am Einlass lediglich Lesezugriff auf die Gästeliste. Externe Partner oder Referenten können wiederum so eingeschränkt werden, dass sie nur die Anmeldungen für ihren eigenen Workshop einsehen können.
Eine zeitnahe Kommunikation erhöht das Vertrauen der Teilnehmer und reduziert Rückfragen im Support. Durch die integrierte business-automation richten Sie automatische Workflows ein, die sofort nach dem Absenden des Registrierungsformulars aktiv werden.
Das System sendet personalisierte Bestätigungs-E-Mails mit allen wichtigen Details zur Veranstaltung. Sollte sich ein Termin verschieben oder ein Raum ändern, können Sie mit wenigen Klicks Massenbenachrichtigungen an alle registrierten Teilnehmer einer bestimmten Kategorie senden.
Nach erfolgreicher Anmeldung und Zahlungseingang generiert das System automatisch die benötigten Dokumente. Sie können individuelle PDF-Tickets und Rechnungen entwerfen, die automatisch als Anhang mit der Bestätigungs-E-Mail versendet werden. Dies spart Ihrem Team manuellen Aufwand und professionalisiert den Außenauftritt.
Jedes Ticket kann mit einem eindeutigen Barcode oder QR-Code versehen werden. Diese Codes basieren auf den eindeutigen Datensätzen Ihrer Datenbank und ermöglichen eine schnelle und sichere Verifizierung am Veranstaltungstag.
Behalten Sie den Erfolg Ihrer Ticketverkäufe und die Auslastung Ihrer Seminare stets im Blick. Mit dem Modul für charts-and-dashboards erstellen Sie aussagekräftige Berichte, die sich bei jedem neuen Geldeingang automatisch aktualisieren.
Visualisieren Sie Ihre Daten in Form von Balkendiagrammen für den zeitlichen Verlauf der Buchungen oder Kreisdiagrammen für die Verteilung der Ticketkategorien. Diese visuellen Berichte helfen Ihnen, Marketingmaßnahmen gezielt zu steuern und freie Kapazitäten rechtzeitig zu erkennen.
Präsentieren Sie Ihre anstehenden Events übersichtlich und professionell. Mit der online-calendar-application generieren Sie interaktive Kalenderansichten, die Sie nahtlos in Ihre bestehende Homepage integrieren können. Besucher sehen sofort, welche Termine verfügbar sind.
Ein Klick auf einen Kalendereintrag öffnet die Detailansicht des Events inklusive des direkten Links zum Registrierungsformular. Sobald ein Event ausgebucht ist, kann der Status im Kalender automatisch auf "Ausgebucht" wechseln, um Enttäuschungen bei den Nutzern zu vermeiden.
Wenn Sie bereits über bestehende Teilnehmerlisten in Excel oder CSV-Dateien verfügen, können Sie diese mühelos in Ihre neue Datenbank importieren. Unser System ordnet die Spalten Ihrer Datei den entsprechenden Datenbankfeldern zu, sodass kein manueller Übertrag notwendig ist.
Ebenso einfach gestaltet sich der Export: Für die Buchhaltung oder die Erstellung von Namensschildern vor Ort exportieren Sie die gefilterten Teilnehmerdaten mit wenigen Klicks in gängige Formate. So bleibt Ihre Verwaltung flexibel und kompatibel mit anderen Systemen.
Am Tag der Veranstaltung muss es am Einlass schnell gehen. Unsere Plattform ist vollständig für mobile Endgeräte optimiert. Über mobile applications kann Ihr Team vor Ort Teilnehmerlisten auf Smartphones oder Tablets aufrufen und den Status der Gäste in Echtzeit aktualisieren.
Durch die Nutzung der Kamera des Mobilgeräts lassen sich QR-Codes auf den Tickets direkt scannen. Das System gleicht den Code sofort mit der Datenbank ab, markiert den Teilnehmer als "Anwesend" und verhindert so effektiv den mehrfachen Einlass mit demselben Ticket.
Ein modernes Buchungssystem darf keine isolierte Lösung sein. Über unsere Entwickler-Schnittstelle unter api/index können Sie Ihre Event-Datenbank an Drittsysteme wie Newsletter-Tools, CRM-Software oder externe Buchhaltungsprogramme anbinden.
Webhooks ermöglichen es zudem, bei bestimmten Ereignissen – wie einer neuen Registrierung – sofort Daten an andere Webanwendungen zu übergeben. Dies öffnet Ihnen alle Türen für eine vollkommen integrierte Systemlandschaft.
Bieten Sie Ihren Kunden einen exklusiven Servicebereich. Über dedizierte customer-portals können sich registrierte Teilnehmer einloggen, um ihre gebuchten Events einzusehen, Rechnungen herunterzuladen oder ihre persönlichen Daten selbstständig zu aktualisieren.
Auch für Aussteller und Sponsoren lassen sich eigene Portale einrichten. Dort können diese ihre Standmitarbeiter registrieren, Werbematerialien hochladen oder Leads verwalten, die sie während der Messe an ihrem Stand generiert haben.
Die Erstellung eines maßgeschneiderten Buchungssystems erfordert dank unseres No-Code-Ansatzes keine Programmierkenntnisse. Sie klicken sich Ihre Anwendung visuell zusammen, definieren Regeln und starten innerhalb kürzester Zeit. Bei Fragen zur Einrichtung steht Ihnen unser Team im chat jederzeit gerne zur Verfügung.
Sollten Sie detaillierte Informationen zu den Tarifen und Optionen benötigen, finden Sie alle Details auf unserer Seite für pricing. Wir bieten flexible Pläne, die mit den Anforderungen Ihrer Veranstaltungen mitwachsen.
In diesem Abschnitt beantworten wir die wichtigsten technischen Fragen rund um die Erstellung und Verwaltung Ihres Online-Buchungssystems. Weitere Hilfestellungen finden Sie in unserem Bereich für support sowie in den ausführlichen faq.
Fertige Strukturen, die Sie an Ihren Prozess anpassen.
