Beseitigen Sie das Chaos aus unübersichtlichen Auftragszetteln und lückenhafter Dokumentation. Mit QuintaDB AI generieren Sie sofort eine strukturierte Arbeitsumgebung, die Ihre Werkstattaufträge, Ersatzteillager und Kundenkommunikation in einer zentralen Cloud-Plattform vereint.
Jetzt Werkstatt-CRM konfigurierenBeschreiben Sie Ihre spezifischen Werkstattabläufe in natürlicher Sprache – von der Annahme von Unfallfahrzeugen bis zur Abrechnung von HU/AU-Prüfungen. Die QuintaDB KI analysiert Ihre Anforderungen und generiert automatisch die initiale Datenbankstruktur inklusive relationaler Tabellen für Kunden und Fahrzeuge, passender Webformulare für die Schadensaufnahme sowie Dashboards zur Überwachung Ihrer Hebebühnen-Auslastung.
In einer modernen KFZ-Werkstatt führt die Fragmentierung von Daten – zwischen analogen Werkstattplanern, Excel-Listen für das Lager und E-Mail-Postfächern – unweigerlich zu kostspieligen Fehlern und Zeitverlusten bei der Reparaturabwicklung. Ein integriertes System schafft hier Abhilfe, indem es die Fahrzeugidentifikationsnummer (VIN) als zentralen Ankerpunkt nutzt. Durch die Verknüpfung von Reparaturhistorien, Kostenvoranschlägen und Ersatzteilbestellungen gewinnen Sie die absolute Kontrolle über jeden Werkstattdurchlauf und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Dokumentationspflichten ohne manuellen Mehraufwand erfüllt werden.
Ihr Workspace lässt sich modular erweitern und passt sich exakt Ihren betrieblichen Abläufen an. Hier sind die Hauptkomponenten:
Verknüpfen Sie Fahrzeugdaten untrennbar mit Kundenprofilen und Servicehistorien, um Doppelbelegungen zu vermeiden und eine lückenlose Dokumentation aller bisherigen Wartungsarbeiten sicherzustellen.
Erfassen Sie Fahrzeugzustände direkt bei der Annahme über mobile Webformulare inklusive Fotodokumentation von Schäden, die sofort im entsprechenden Kundenauftrag gespeichert werden.
Bieten Sie Stammkunden oder Flottenbetreibern einen geschützten Zugang an, um den Status ihrer Reparaturen einzusehen, HU/AU-Berichte herunterzuladen oder neue Servicetermine direkt online zu buchen.
Visualisieren Sie Kennzahlen wie den durchschnittlichen Umsatz pro Arbeitsstunde, die Lagerumschlagsgeschwindigkeit kritischer Ersatzteile oder die Auslastungsquote Ihrer Mechaniker in übersichtlichen Diagrammen.
Ein Kunde bringt sein Fahrzeug zur Inspektion. Der Serviceberater scannt die VIN und das System ruft sofort die gesamte Historie auf. Über ein Tablet wird das Annahmeprotokoll ausgefüllt, was automatisch eine Benachrichtigung an den zuständigen Mechaniker via Telegram auslöst. Sobald die Reparatur abgeschlossen ist, generiert das System ein dynamisches PDF-Dokument als Rechnung und sendet dem Kunden eine automatisierte SMS zur Abholung. Alle Charts für den Tagesumsatz und die Lagerbestände werden im Hintergrund in Echtzeit aktualisiert.
Verwalten Sie Ihren Bestand an Verschleißteilen wie Bremsbelägen oder Ölfiltern mit automatisierten Meldebeständen. Sobald ein Teil in einem Auftrag verbucht wird, sinkt der Bestand, und bei Unterschreitung eines Schwellenwerts wird eine Bestellanforderung ausgelöst.
Echtzeit-Ansicht aller Bestände inklusive Lagerort und Chargennummern für volle Transparenz.
Strukturieren Sie Ihre Daten effizient, um Redundanzen zu vermeiden und die Datenqualität zu maximieren:
Passen Sie das System für verschiedene Schwerpunkte Ihres Betriebs an:
Detaillierte Dokumentation von Lackmischungsverhältnissen und Vorher-Nachher-Bildern für Versicherungsabrechnungen.
Verwaltung von Kunden-Reifeneinlagerungen inklusive Profiltiefe, Standort im Regal und saisonaler Wechselerinnerung.
Lückenlose Projektbegleitung mit Zeitprotokollen und historischer Teilesuche über Jahre hinweg dokumentiert.
Spezielle Dashboards für Firmenkunden zur Überwachung von Wartungsintervallen und Gesamtkosten pro Fahrzeug (TCO).
Verwaltung von speziellen Prüffristen wie SP (Sicherheitsprüfung) und Fahrtenschreiber-Kalibrierungen.
Optimierte Erfassung von Motorraddaten und spezialisiertem Zubehör sowie saisonalen Durchsichten.
Entlasten Sie Ihr Team durch intelligente Workflows, die im Hintergrund für Sie arbeiten:
Wenn das Feld 'Nächste HU' erreicht wird -> Sende automatisch eine personalisierte E-Mail oder WhatsApp an den Kunden.
Änderung des Auftragsstatus auf 'Wartet auf Teile' -> Benachrichtigt den Einkauf und markiert den Termin im Kalender gelb.
Status 'Abgeschlossen' -> Generiere PDF aus Auftragsdaten -> Sende Kopie an Buchhaltung und Original an Kundenportal.
Abschluss eines Auftrags -> Berechne automatisch die Arbeitsstunden-Prämie basierend auf dem hinterlegten Stundensatz.
Verlorene Auftragszettel und unklare Absprachen gehören der Vergangenheit an. Durch eine strikte relationale Datenbankstruktur schützen Sie Ihren Umsatz und steigern die Kundenzufriedenheit durch professionelle Transparenz.
Alle Änderungen an Fahrzeugakten werden protokolliert, was die Einhaltung von Gewährleistungsansprüchen erleichtert.
Ihre Mechaniker erfassen Daten direkt an der Hebebühne via Smartphone, was die Fehlerquote bei der Zeiterfassung minimiert.
Sie geben einfach an, welche Dienstleistungen Sie anbieten. Die KI erstellt daraufhin die passenden Tabellen für Fahrzeuge, Leistungen und Kunden sowie die notwendigen Verknüpfungen und Status-Pipelines für Ihre Werkstatt.
Ja, absolut. Der KI-Vorschlag dient als Beschleuniger. Sie können jedes Feld, jede Formel und jedes Dashboard jederzeit manuell erweitern oder ändern, um es an Ihre spezifische Arbeitsweise anzupassen.
Ja, Sie können pro Fahrzeug eine vollständige Historie anlegen. Alle Reparaturen, hochgeladene Gutachten und HU-Berichte sind dauerhaft mit der VIN verknüpft und jederzeit mobil abrufbar.
QuintaDB bietet umfassende Sicherheitsfeatures. Sie können Zugriffsberechtigungen so steuern, dass Mitarbeiter nur die Daten sehen, die sie für die Reparatur benötigen, während sensible Kundendaten geschützt bleiben.
Ja, mit dem Dokumenten-Generator erstellen Sie auf Knopfdruck professionelle PDFs aus Ihren Auftragsdaten, die Sie direkt per E-Mail aus QuintaDB heraus an Ihre Kunden versenden können.
Über das Kalender-Modul oder Gantt-Charts können Sie Ressourcen wie Hebebühnen oder Diagnosegeräte verwalten und Terminkonflikte durch visuelle Darstellung der Auslastung pro Tag vermeiden.
QuintaDB ist webbasiert und für Mobilgeräte optimiert. Ihre Mechaniker können Webformulare zur Zeiterfassung oder Fotodokumentation direkt auf dem Smartphone oder Tablet in der Werkstatt nutzen.
Ja, QuintaDB unterstützt den Import von CSV- und Excel-Dateien. Sie können Ihre bestehenden Kundenstämme und Fahrzeuglisten problemlos in die neue, relationale Struktur überführen.
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