Σταματήστε να χάνετε κρίσιμες προθεσμίες και ρήτρες σε ασύνδετα αρχεία Excel. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αρχική έκδοση του χώρου εργασίας σας χρησιμοποιώντας το QuintaDB AI περιγράφοντας απλά τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες σε φυσική γλώσσα.
Ξεκινήστε Τώρα ΔωρεάνΗ πλατφόρμα μας σάς επιτρέπει να περιγράψετε τη ροή εργασίας των συμβολαίων σας και το QuintaDB AI θα δημιουργήσει αυτόματα μια πλήρη δομή: από τις βάσεις δεδομένων και τις φόρμες εισαγωγής έως τα ταμπλό ελέγχου και τις ειδοποιήσεις. Αυτό το AI Workspace Generator μειώνει τον χρόνο υλοποίησης από εβδομάδες σε λεπτά, επιτρέποντάς σας να επικεντρωθείτε στη στρατηγική ανάλυση και όχι στη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων.
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις συχνά υποφέρουν από κατακερματισμένη πληροφόρηση, όπου τα συμβόλαια βρίσκονται διασκορπισμένα σε email, τοπικούς φακέλους και έντυπα αρχεία. Αυτό το χάος οδηγεί σε χαμένες ανανεώσεις, μη συμμόρφωση με κανονιστικές διατάξεις και σημαντικούς οικονομικούς κινδύνους. Το σύστημα QuintaDB CLM αποκαθιστά την απόλυτη σαφήνεια εκτέλεσης, συνδέοντας κάθε σύμβαση με τους αντισυμβαλλόμενους, τις σχετικές τροποποιήσεις και τις οικονομικές υποχρεώσεις σε ένα ενιαίο, σχεσιακό περιβάλλον. Με την κεντρικοποίηση των δεδομένων, διασφαλίζετε ότι κάθε ενδιαφερόμενο μέρος έχει πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου, μειώνοντας τα ανθρώπινα λάθη και τις καθυστερήσεις στις εγκρίσεις.
Αυτός ο χώρος εργασίας μπορεί να διαμορφωθεί ώστε να περιλαμβάνει ένα πλήρες οικοσύστημα εργαλείων σχεδιασμένων για τις δικές σας εξειδικευμένες ροές εργασίας:
Δομημένη σχεσιακή αποθήκευση για συμβόλαια, ρήτρες, αντισυμβαλλόμενους και ιστορικό αλλαγών με πλήρη ιχνηλασιμότητα και διασύνδεση δεδομένων.
Έξυπνες φόρμες για την υποβολή αιτημάτων συμβάσεων, τη συλλογή στοιχείων από προμηθευτές και την καταγραφή νομικών σχολίων με επικύρωση πεδίων.
Ασφαλές περιβάλλον πρόσβασης για εξωτερικούς συνεργάτες ή νομικούς συμβούλους, με περιορισμένα δικαιώματα προβολής και επεξεργασίας εγγράφων.
Οπτικοποίηση κρίσιμων δεικτών (KPIs) όπως ημερομηνίες λήξης, συνολική αξία συμβάσεων ανά κατηγορία και ταχύτητα εγκρίσεων μέσω γραφημάτων.
Όταν ένας διαχειριστής υποβάλλει ένα νέο αίτημα σύμβασης μέσω μιας φόρμας QuintaDB, το σύστημα ενεργοποιεί αυτόματα μια ειδοποίηση στο Telegram προς τη νομική ομάδα. Μόλις εγκριθεί, το σύστημα παράγει ένα δυναμικό PDF με βάση προκαθορισμένα πρότυπα και το αποστέλλει για ψηφιακή υπογραφή. Μετά την υπογραφή, η κατάσταση ενημερώνεται αυτόματα σε "Ενεργή", δημιουργείται μια υπενθύμιση λήξης στο ημερολόγιο και τα ταμπλό ελέγχου ανανεώνονται στιγμιαία για να αντικατοπτρίζουν τις νέες οικονομικές δεσμεύσεις.
Δημιουργήστε έγγραφα PDF και Word απευθείας από τα δεδομένα της βάσης σας, χρησιμοποιώντας εγκεκριμένα πρότυπα που διασφαλίζουν τη νομική συνέπεια και μειώνουν τον χρόνο σύνταξης.
Μετατρέψτε τα πεδία της βάσης δεδομένων σε επίσημα συμβόλαια με ένα κλικ.
Δείτε το προσχέδιο της αρχιτεκτονικής των πινάκων που έχει σχεδιαστεί για τη διαχείριση αυτής της λειτουργίας χωρίς διπλοεγγραφές:
Εξερευνήστε πώς εφαρμόζεται αυτή η δομή δεδομένων σε διαφορετικούς τομείς:
Διαχείριση εταιρικών εγγράφων και παρακολούθηση δικαστικών υποθέσεων με κεντρικό αρχείο.
Αυτοματοποίηση συμβάσεων εργασίας και παρακολούθηση ημερομηνιών λήξης δοκιμαστικής περιόδου.
Διαχείριση συμβάσεων προμηθευτών και παρακολούθηση επιπέδων εξυπηρέτησης (SLA).
Παρακολούθηση μισθωτηρίων συμβολαίων και αυτόματη ενημέρωση για αναπροσαρμογές ενοικίων.
Σύνδεση συμβολαίων με ευκαιρίες πωλήσεων και παρακολούθηση ετήσιων εσόδων (ARR).
Διαχείριση αδειών λογισμικού και συμβάσεων υποστήριξης hardware με ειδοποιήσεις ανανέωσης.
Εξετάστε τους αυτοματισμούς που χειρίζονται τις κρίσιμες απαιτήσεις παρακολούθησης:
Όταν η ημερομηνία λήξης πλησιάζει (30 ημέρες), αποστέλλεται αυτόματα email στον υπεύθυνο λογαριασμού.
Η αλλαγή κατάστασης σε "Προς Έγκριση" κλειδώνει το αρχείο και ειδοποιεί τον νομικό διευθυντή.
Μόλις παρέλθει η ημερομηνία λήξης χωρίς ανανέωση, το συμβόλαιο μεταφέρεται αυτόματα στον πίνακα αρχείου.
Μεταφορά δεδομένων συμβαλλόμενων σε εξωτερικά λογιστικά συστήματα (ERP) κατά την οριστικοποίηση.
Η χρήση απλών εγγράφων οδηγεί σε οργανωτική ασάφεια και κινδύνους. Οι σχεσιακοί περιορισμοί του QuintaDB διασφαλίζουν ότι κάθε ρήτρα είναι ανιχνεύσιμη και κάθε ημερομηνία είναι λειτουργική, εξασφαλίζοντας μακροπρόθεσμα τα έσοδα της επιχείρησής σας.
Πλήρες ιστορικό για το ποιος, πότε και τι άλλαξε σε κάθε σύμβαση.
Πρόσβαση και έγκριση συμβολαίων από οποιαδήποτε συσκευή στο πεδίο.
Το QuintaDB AI αναλύει την περιγραφή της επιχείρησής σας και δημιουργεί αυτόματα τους πίνακες, τις σχέσεις και τα πεδία που χρειάζεστε για ένα πλήρες σύστημα CLM.
Απολύτως. Το AI παρέχει μια ισχυρή βάση, την οποία μπορείτε να τροποποιήσετε πλήρως, προσθέτοντας πεδία, αλλάζοντας ροές εργασίας ή ενσωματώνοντας νέα widgets.
Ναι, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις μέσω email, SMS ή Telegram που ενεργοποιούνται βάσει της ημερομηνίας λήξης που έχει οριστεί στη βάση.
Η πλατφόρμα προσφέρει ρόλους χρηστών με βάση τα δικαιώματα (RBAC), κρυπτογράφηση δεδομένων και πλήρη ιχνηλασιμότητα των αλλαγών για μέγιστη ασφάλεια.
Ναι, κάθε εγγραφή συμβολαίου μπορεί να περιλαμβάνει πεδία μεταφόρτωσης αρχείων για την αποθήκευση του υπογεγραμμένου πρωτοτύπου και των σχετικών παραρτημάτων.
Φυσικά. Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία αναφορών και φίλτρων, μπορείτε να δείτε συμβόλαια ανά τμήμα, αξία, αντισυμβαλλόμενο ή οποιοδήποτε άλλο κριτήριο.
Μέσω των Webhooks και των ενσωματώσεων, μπορείτε να συνδέσετε τη ροή εργασίας σας με υπηρεσίες ψηφιακής υπογραφής για πλήρη αυτοματοποίηση.
Η εξαγωγή σε Excel, PDF ή CSV είναι άμεση, επιτρέποντάς σας να παράγετε αναφορές ελέγχου (audit reports) για ρυθμιστική συμμόρφωση μέσα σε δευτερόλεπτα.
English