Hallitse yrityksesi prosesseja, asiakastietoja, varastoa ja laskutusta yhdellä joustavalla alustalla. Luo tietokannat, lomakkeet ja automaatiot juuri yrityksesi tarpeisiin ilman ohjelmointitaitoja.
Aloita maksuton kokeiluMonet pienet ja keskisuuret yritykset kamppailevat päivittäin hajanaisen tiedon kanssa. Asiakastiedot saattavat olla yhdessä taulukossa, varastotilanne toisessa ja laskutustiedot erillisessä ohjelmistossa. Tämä johtaa tiedon siiloutumiseen, inhimillisiin virheisiin ja hitaaseen päätöksentekoon, kun ajantasaista kokonaiskuvaa ei ole saatavilla.
Kun yritys kasvaa, manuaaliset prosessit ja sähköpostitse lähetettävät Excel-tiedostot muodostuvat pullonkaulaksi. Tarvitaan yhtenäinen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP), joka kokoaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet yhteen paikkaan. QuintaDB tarjoaa tähän ratkaisun, jonka avulla voit rakentaa juuri sinun yrityksesi työnkulkuja vastaavan järjestelmän ilman kalliita ja monimutkaisia ohjelmistoprojekteja.
Toimivan ERP-järjestelmän perusta on tarkasti määritelty tietorakenne. QuintaDB:n tietokannan rakennustyökalu mahdollistaa relaatiotietokantojen luomisen helposti. Voit luoda taulukoita asiakkaille, tilauksille, tuotteille ja työntekijöille sekä yhdistää ne toisiinsa viiteavaimilla (one-to-many ja many-to-many -suhteet).
Jokainen tietue voi sisältää monipuolisia kenttätyyppejä, kuten tekstiä, numeroita, päivämääriä, tiedostoja ja valintaruutuja. Relaatioiden avulla esimerkiksi asiakaskortilta näkee suoraan kaikki kyseiseen asiakkaaseen liittyvät tilaukset, laskut ja yhteydenotot ilman tarvetta etsiä tietoa muista taulukoista.
Tiedon syöttämisen on oltava helppoa ja virheetöntä. Alustan sisäänrakennettu lomakerakennustyökalu mahdollistaa räätälöityjen syöttölomakkeiden suunnittelun. Voit määrittää pakollisia kenttiä, asettaa oletusarvoja ja käyttää kenttien validointia, jotta järjestelmään tallentuva tieto on aina oikeassa muodossa.
Lomakkeet voidaan upottaa suoraan yrityksen verkkosivuille tai sisäiseen portaaliin. Voit luoda esimerkiksi yhteydenottolomakkeita, tilauslomakkeita tai työntekijöiden tuntikirjauslomakkeita. Lomakkeiden ulkoasua ja asettelua voidaan muokata vastaamaan yrityksen brändiä.
Tämä varmistaa, että kenttätyöntekijät ja asiakkaat voivat syöttää tietoja ilman virheitä, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalisen korjaustyön tarvetta.
Yrityksen ERP-järjestelmässä käsitellään usein arkaluonteista tietoa, kuten palkkoja, katteita ja asiakkaiden henkilötietoja. Siksi on välttämätöntä, että eri käyttäjäryhmillä on pääsy vain heille kuuluvaan tietoon. QuintaDB mahdollistaa tarkat roolipohjaiset käyttöoikeudet (RBAC).
Voit luoda käyttäjäryhmiä, kuten Myynti, Varasto tai Kirjanpito, ja määrittää kullekin ryhmälle luku-, kirjoitus-, muokkaus- ja poisto-oikeudet taulukko- ja kenttätasolla. Esimerkiksi myyjä voi nähdä asiakkaan yhteystiedot, mutta ei tämän luottorajoja tai sisäisiä katemarginaaleja.
Tehokas toiminnanohjaus perustuu rutiinitehtävien automatisointiin. Työkalulla liiketoiminnan automaatio voit luoda sääntöjä, jotka käynnistävät toimintoja tiettyjen ehtojen täyttyessä. Voit esimerkiksi lähettää automaattisen sähköpostivahvistuksen asiakkaalle, kun tilauksen tila muuttuu muotoon Toimitettu.
Järjestelmä voi myös lähettää sisäisiä ilmoituksia työntekijöille, kun uusi tarjouspyyntö saapuu tai kun varastosaldo alittaa kriittisen rajan. Tämä vähentää manuaalisen seurannan tarvetta ja varmistaa, että kriittiset tehtävät hoidetaan ajallaan ilman viiveitä.
Nykyaikainen ERP ei palvele vain yrityksen sisäisiä työntekijöitä, vaan se yhdistää myös asiakkaat ja yhteistyökumppanit. Luomalla asiakasportaalit voit tarjota asiakkaillesi suojatun näkymän heidän omiin tietoihinsa, kuten tilaushistoriaan, avoimiin laskuihin tai tukipyyntöihin.
Kumppanit ja alihankkijat voivat puolestaan päivittää toimitusaikoja tai kuitata vastaanotettuja työtehtäviä suoraan portaalin kautta. Tämä parantaa läpinäkyvyyttä, vähentää sähköpostiliikennettä ja nopeuttaa tiedonkulkua yrityksen ja sen sidosryhmien välillä.
ERP-järjestelmän on kyettävä käsittelemään ja tuottamaan erilaisia asiakirjoja, kuten tarjouksia, tilausvahvistuksia, lähetteitä ja laskuja. QuintaDB:ssä voit luoda valmiita asiakirjapohjia, joihin järjestelmä sijoittaa automaattisesti tiedot tietokannasta (esimerkiksi asiakkaan nimen, osoitteen ja tilatut tuotteet hintoineen).
Valmiit dokumentit voidaan ladata PDF-muodossa tai lähettää suoraan sähköpostitse asiakkaalle yhdellä klikkauksella. Lisäksi voit tallentaa ja arkistoida järjestelmään liittyviä tiedostoja, kuten sopimuksia tai tuotekuvia, suoraan vastaavien tietueiden yhteyteen.
Tiedon kerääminen on hyödyllistä vain, jos sitä voidaan analysoida tehokkaasti. Työkalulla kaaviot ja raportit voit luoda reaaliaikaisia raportteja ja visuaalisia mittaristoja (dashboards). Voit seurata esimerkiksi kuukausittaista myyntiä, suosituimpia tuotteita tai työntekijöiden työkuormaa.
Raportteja voidaan suodattaa ja ryhmitellä eri kriteerien mukaan, kuten päivämäärän, osaston tai asiakasryhmän perusteella. Visuaaliset kaaviot, kuten piirakka- ja pylväsdiagrammit, auttavat hahmottamaan liiketoiminnan kehityssuuntia ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä nopeasti.
Monissa pk-yrityksissä toiminnanohjaukseen liittyy olennaisesti aikataulutus, kuten huoltokäynnit, asiakastapaamiset tai projektien määräajat. Ratkaisulla kalenterisovellus voit muuttaa minkä tahansa päivämääriä sisältävän taulukon visuaaliseksi kalenteriksi.
Kalenterin avulla työntekijät näkevät omat tehtävänsä ja varauksensa päivä-, viikko- tai kuukausinäkymässä. Voit myös hallita yhteiskäyttöisiä resursseja, kuten neuvotteluhuoneita tai ajoneuvoja, ja estää päällekkäiset varaukset määrittämällä kalenteriin sopivat säännöt.
Siirtyminen vanhoista järjestelmistä tai Excel-taulukoista uuteen ERP-järjestelmään on usein kriittinen vaihe. QuintaDB tukee helppoa tietojen tuontia CSV- ja Excel-tiedostoista. Voit ladata olemassa olevat asiakas- ja tuoterekisterit järjestelmään muutamassa minuutissa ja aloittaa työskentelyn heti.
Samoin tietojen vienti järjestelmästä on vaivatonta. Voit viedä kaikki taulukot, raportit ja suodatetut näkymät Excel- tai PDF-muodossa esimerkiksi tilintarkastajaa, ulkoista kirjanpitäjää tai jatkoanalyysejä varten. Tämä takaa, että omistat aina oman tietosi ja voit käyttää sitä vapaasti.
Nykyaikaisessa liiketoiminnassa työtä tehdään usein toimiston ulkopuolella. QuintaDB:llä rakennetut ERP-järjestelmät ja lomakkeet ovat täysin responsiivisia, mikä tarkoittaa, että ne toimivat saumattomasti kaikilla laitteilla, kuten älypuhelimilla ja tableteilla. Kenttätyöntekijät voivat päivittää tietoja suoraan asiakkaan luona.
Esimerkiksi huoltoteknikko voi kuitata työn tehdyksi, ottaa valokuvan kohteesta ja pyytää asiakkaan allekirjoituksen suoraan puhelimen näytölle. Tieto päivittyy välittömästi toimiston järjestelmään, jolloin laskutus voidaan käynnistää ilman viiveitä.
Vaikka QuintaDB tarjoaa kattavat työkalut ERP-järjestelmän rakentamiseen, yrityksellä voi olla käytössään muita erikoisohjelmistoja, kuten sähköpostimarkkinointityökaluja tai verkkokauppa-alustoja. Järjestelmän integroiminen muihin palveluihin onnistuu helposti hyödyntämällä API-rajapinta -ratkaisua.
REST API:n avulla kehittäjät voivat lukea, lisätä ja päivittää tietokannan tietoja ohjelmallisesti. Voit myös käyttää valmiita integraatiopalveluita, kuten Zapieria, yhdistääksesi ERP-järjestelmäsi satoihin muihin sovelluksiin ilman monimutkaista koodausta.
Perinteiset ERP-järjestelmät vaativat usein suuria alkuinvestointeja, pitkiä käyttöönottoprojekteja ja kalliita konsultointitunteja. QuintaDB tarjoaa joustavan ja kustannustehokkaan hinnoittelumallin, joka sopii pienten ja keskisuurten yritysten budjettiin. Voit tutustua tarkemmin hintoihimme sivulla hinnasto.
Voit aloittaa pienestä, esimerkiksi pelkällä asiakashallinnalla, ja laajentaa järjestelmää varastonhallintaan, laskutukseen ja projektinhallintaan yrityksesi kasvaessa. Maksat vain tarvitsemistasi resursseista ja käyttäjämääristä ilman piilokuluja tai pitkiä sitoumuksia.
Tähän osioon olemme koonneet vastauksia yleisimpiin teknisiin kysymyksiin, joita pk-yrityksillä on QuintaDB-pohjaisen ERP-järjestelmän käyttöönotosta ja ylläpidosta. Jos et löydä vastausta tästä, voit vierailla sivulla usein kysytyt kysymykset tai ottaa yhteyttä tukeemme.
Miten tietoturva on järjestetty QuintaDB-alustalla?
Kaikki tiedonsiirto on salattu SSL/TLS-suojauksella. Tietokannat varmuuskopioidaan säännöllisesti, ja voit itse määrittää tarkat käyttöoikeudet jokaiselle käyttäjälle ja ryhmälle estääksesi luvattoman pääsyn tietoihin.
Voinko muokata ERP-järjestelmää käyttöönoton jälkeen?
Kyllä, järjestelmä on täysin joustava. Voit lisätä uusia taulukoita, kenttiä, lomakkeita ja automaatiosääntöjä milloin tahansa ilman, että olemassa oleva tieto vaarantuu tai järjestelmän käyttö keskeytyy.
Mistä saan apua, jos kohtaan ongelmia järjestelmän rakentamisessa?
Tarjoamme kattavan tukijärjestelmän. Voit lähettää kysymyksiä suoraan osoitteessa asiakastuki tai osallistua keskusteluun ja etsiä ratkaisuja yhteisömme foorumilta osoitteessa keskustelufoorumi.
Valmiit rakenteet, jotka mukautat omaan prosessiisi.