Éliminez la fragmentation des données liées au personnel. Un premier jet de votre espace de travail peut être généré via l'IA de QuintaDB à partir d'une simple description textuelle pour structurer vos effectifs immédiatement.
Commencer gratuitementLe module de gestion des collaborateurs utilise l'intelligence artificielle pour traduire vos besoins organisationnels en une architecture de données fonctionnelle. En décrivant vos processus internes, l'assistant génère les tables nécessaires pour le suivi des employés, les rôles et les hiérarchies sans configuration manuelle fastidieuse.
Cette assistance permet de créer des points de départ précis tels que des registres du personnel, des formulaires d'intégration, des portails d'accès pour les gestionnaires, et des tableaux de bord de performance. L'IA définit automatiquement les types de champs comme les identifiants uniques, les dates d'embauche et les liens relationnels.
Une fois la structure initiale déployée, les administrateurs conservent un contrôle total. Vous pouvez personnaliser chaque aspect, ajouter des modules de paie ou de formation, et adapter les workflows pour qu'ils correspondent exactement aux spécificités de votre culture d'entreprise et de vos exigences opérationnelles.
La gestion des collaborateurs repose souvent sur une multitude de feuilles de calcul déconnectées, ce qui entraîne une opacité opérationnelle majeure. Lorsqu'une organisation utilise des fichiers Excel ou Google Sheets pour suivre les informations des employés, elle s'expose à des risques de sécurité accrus, à des erreurs de saisie manuelle et à une désynchronisation entre les départements. Les données sensibles, telles que les salaires, les évaluations de performance et les documents contractuels, se retrouvent éparpillées, rendant l'audit et la conformité presque impossibles. Sans une base de données relationnelle, il est difficile de lier un employé à ses actifs matériels, à ses sessions de formation ou à ses demandes de congés sans créer de doublons inutiles.
Le manque de visibilité en temps réel sur la disponibilité des effectifs freine la planification stratégique. Les gestionnaires perdent des heures à consolider des rapports manuellement pour comprendre le taux de rotation ou l'allocation des ressources. De plus, la gestion des droits d'accès est binaire dans les tableurs classiques : soit l'utilisateur voit tout, soit il ne voit rien. Cela pose un problème éthique et légal majeur concernant la protection des données personnelles (RGPD). Une structure relationnelle permet au contraire de définir des permissions granulaires, garantissant que seuls les responsables RH accèdent aux dossiers confidentiels tandis que les chefs de projet ne consultent que les compétences techniques et les disponibilités.
Ce module peut être configuré pour inclure un écosystème complet d'outils dédiés à vos flux de travail spécifiques. Voici comment vos composants de données s'articulent :
Stockage centralisé des profils avec des liens relationnels vers les départements, les contrats (type PDF) et l'historique des carrières.
Capturez les données d'onboarding, les feuilles de temps et les rapports d'incidents via des formulaires avec validation de champs stricte.
Offrez aux employés un accès en lecture seule à leurs documents et un accès éditable pour la mise à jour de leurs informations personnelles.
Visualisez la répartition par département, le coût de la main-d'œuvre et le suivi des certifications via des graphiques en temps réel.
Lorsqu'une nouvelle recrue rejoint l'entreprise, un formulaire d'onboarding génère automatiquement son profil dans la table 'Collaborateurs' et lui assigne un 'ID Employé' unique. Simultanément, une notification est envoyée au département informatique pour préparer son matériel, documenté dans la table 'Actifs'. Pour la gestion des absences, un employé soumet une demande via le portail ; le système vérifie son solde restant dans la base de données et alerte son manager pour validation. Une fois approuvée, la demande met à jour le calendrier d'équipe instantanément. En fin de mois, le module génère un rapport consolidé des heures travaillées, exportable pour la préparation de la paie, assurant qu'aucune donnée n'est perdue entre la saisie et l'exécution comptable.
Définissez qui peut consulter, modifier ou supprimer des enregistrements spécifiques. Utilisez des rôles pour restreindre l'accès aux champs sensibles comme les numéros de sécurité sociale ou les montants de bonus.
Vue de configuration des rôles avec sélection de champs autorisés par utilisateur.
Maintenez un inventaire à jour des certifications de vos collaborateurs. Liez chaque formation à un employé avec des dates d'expiration pour anticiper les renouvellements nécessaires.
Grille de données affichant les niveaux de maîtrise et dates de validité.
Associez des fichiers directement aux fiches collaborateurs. Stockez contrats, pièces d'identité et évaluations annuelles dans un environnement sécurisé et centralisé.
Vue de galerie pour la consultation rapide des justificatifs et contrats.
Configurez des cycles de revue périodiques. Utilisez des formulaires de feedback à 360 degrés pour collecter les avis des pairs et des managers de manière structurée.
Graphique de progression des indicateurs de performance clés (KPI).
Réduisez la charge administrative en automatisant les rappels. Envoyez des e-mails ou des SMS pour les anniversaires, les fins de période d'essai ou les réunions d'équipe.
Configuration des règles d'envoi automatique selon les changements d'état.
Examinez le schéma structurel des tables et des types de champs conçus pour gérer vos opérations sans duplication :
Découvrez comment différentes branches opérationnelles appliquent cette structure de données :
Workflow de collecte des documents légaux et création automatique de l'accès portail dès la signature du contrat.
Gestion des collaborateurs externes avec champs spécifiques pour les taux journaliers et les dates de mission.
Rapports d'historique de modifications pour tracer chaque changement de salaire ou de poste avec horodatage.
Tableaux de bord croisant les congés et les projets en cours pour identifier les besoins de recrutement.
Inventaire du matériel informatique lié directement à l'utilisateur actuel pour faciliter les récupérations en fin de contrat.
Suivi des parcours de formation internes et des objectifs individuels pour préparer les promotions.
Examinez les routines automatisées conçues pour répondre aux exigences de suivi critiques :
Soumission du formulaire -> Notification au Manager -> Si Approuvé -> Mise à jour du calendrier et Notification Employé.
Date d'embauche + 80 jours -> Condition: Statut 'En Essai' -> Action: E-mail de rappel au RH pour entretien.
Statut mis à 'Sorti' -> Action: Déplacement du dossier vers la table Archive et désactivation des accès portail.
Tous les vendredis -> Action: Génération d'un résumé PDF des nouvelles recrues et envoi à la direction par e-mail.
L'utilisation d'une base de données relationnelle et de l'assistance par IA garantit une mise en œuvre rapide et une précision totale des données. Contrairement aux fichiers déconnectés, QuintaDB permet de maintenir une source unique de vérité où chaque modification est répercutée instantanément dans tous les modules liés. La structure recommandée par l'IA réduit considérablement les erreurs de conception initiale, vous permettant de passer d'une idée à un système opérationnel en quelques minutes, tout en conservant la flexibilité nécessaire pour évoluer avec votre croissance.
Suivi complet des mises à jour des dossiers et historique des connexions utilisateurs.
Mise à jour des données de terrain via l'application mobile avec validation hors ligne.
Oui, vous pouvez importer des fichiers CSV ou Excel. L'outil de mapping de QuintaDB vous permet de faire correspondre vos colonnes existantes aux nouveaux champs de votre base de données relationnelle.
L'IA peut suggérer des ajouts de champs ou de tables basés sur votre description. Par exemple, si vous mentionnez 'suivi de paie', elle recommandera les champs de devise et de fréquence.
Non. Grâce aux permissions granulaires et aux portails, vous définissez des règles de visibilité où chaque utilisateur ne voit que ses propres données ou celles autorisées par son rôle.
Oui, vous pouvez utiliser des champs d'URL pour pointer vers des fichiers externes ou utiliser le champ Fichier natif de QuintaDB pour un stockage direct et sécurisé.
L'IA crée la structure de base du portail. Vous pouvez ensuite personnaliser les menus, les widgets et les droits d'accès pour finaliser l'interface utilisateur selon vos préférences.
Absolument. En utilisant le Document Generator, vous pouvez créer des modèles PDF qui se remplissent automatiquement avec les données de la table Collaborateurs.
QuintaDB utilise des champs 'Lien vers une autre table'. Cela permet, par exemple, de lier plusieurs 'Demandes de Congés' à un seul 'Collaborateur' de manière cohérente.
Oui, pour garantir la sécurité des données RH, l'accès à l'espace de travail peut être protégé par une authentification à deux facteurs pour tous les collaborateurs.
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