Εισαγάγετε δεδομένα από φωτογραφίες πινάκων, PDF, βάσεις Microsoft Access, Google Sheets, Airtable ή Notion — χωρίς διπλότυπες εγγραφές.
Το πιο χρονοβόρο βήμα για τη μετάβαση σε ένα νέο σύστημα είναι η μεταφορά των υπαρχόντων δεδομένων. Πλέον, δεν χρειάζεται να προετοιμάζετε τέλεια υπολογιστικά φύλλα: το QuintaDB αναγνωρίζει δεδομένα απευθείας από φωτογραφίες έντυπων καταχωρίσεων, τιμολόγια PDF, εξαγωγές λογιστικών εφαρμογών, ακόμα και από παλιές βάσεις Microsoft Access.
Όταν μια επιχείρηση αλλάζει σύστημα, τα δεδομένα σπάνια είναι οργανωμένα σε ένα σημείο. Ένα μέρος βρίσκεται σε αρχεία Excel, άλλο σε χειρόγραφα σημειωματάρια και άλλο σε παλιές εφαρμογές δεκαετίας. Μέχρι σήμερα, όλα έπρεπε να μεταγραφούν χειροκίνητα σε πίνακες — ένα βήμα όπου οι περισσότεροι απλώς τα παρατούσαν. Πλέον, η λειτουργία εισαγωγής δέχεται τα αρχεία σας ακριβώς όπως είναι.
Φωτογραφίστε ένα έντυπο ημερολόγιο καταγραφής, μια φόρμα παραγγελίας ή απλώς την οθόνη ενός παλιού προγράμματος και ανεβάστε την εικόνα. Το QuintaDB αναγνωρίζει αυτόματα γραμμές και στήλες και προβάλλει την αντιστοίχιση των πεδίων πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε. Έτσι, ελέγχετε πού πηγαίνει κάθε στοιχείο και κάνετε διορθώσεις άμεσα.
Η επεξεργασία γίνεται στο παρασκήνιο, επομένως ένα μεγάλο αρχείο ή ένα έγγραφο πολλών σελίδων δεν δεσμεύει το πρόγραμμα περιήγησής σας: συνεχίζετε κανονικά την εργασία σας όσο το σύστημα διαβάζει τα δεδομένα. Δύο πράγματα διασφαλίζουν άψογο αποτέλεσμα: ο πίνακας να φαίνεται ολόκληρος στο πλάνο και το κείμενο να διαβάζεται καθαρά. Μια λήψη υπό γωνία που κόβει τη μισή σελίδα μπορεί να αφήσει έξω τις ακριανές στήλες.
Φωτογραφίες εγγράφων, στιγμιότυπα από άλλες οθόνες ή παραστατικά PDF. Το σύστημα εντοπίζει τη δομή του πίνακα και δημιουργεί τις στήλες.
Οι τυπικές εξαγωγές περιέχουν συχνά κενές γραμμές ή τίτλους αναφορών. Το σύστημα αναγνωρίζει την πραγματική επικεφαλίδα χωρίς να εισάγει περιττές γραμμές στη βάση.
Αρχεία .mdb ή .accdb, βάσεις Airtable μέσω συνδέσμου ή εξαγωγές Notion σε συμπιεσμένο αρχείο — όλα μεταφέρονται διατηρώντας τη δομή τους.
Αν η διαχείριση της επιχείρησής σας βασιζόταν για χρόνια σε ένα αρχείο .mdb ή .accdb, πλέον μπορείτε να το ανεβάσετε απευθείας. Το QuintaDB εμφανίζει τη λίστα των εσωτερικών πινάκων: επιλέγετε αυτούς που χρειάζεστε και μεταφέρονται αυτόματα μαζί με τα πεδία τους. Οι συσχετίσεις του αρχικού αρχείου παραμένουν ενεργές: όπου ένας πίνακας συνδεόταν με άλλον, μπορείτε να διατηρήσετε την ίδια διασύνδεση, διασφαλίζοντας ότι κάθε παραγγελία παραμένει συνδεδεμένη με τον πελάτη της.
Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη περίπτωση για όσους εγκαταλείπουν εφαρμογές επιφάνειας εργασίας: τα δεδομένα έχουν τεράστια αξία, αλλά είναι προσβάσιμα μόνο από τον υπολογιστή όπου είναι εγκατεστημένη η Access. Μετά την εισαγωγή γίνονται άμεσα διαθέσιμα στο cloud — με δικαιώματα για την ομάδα σας, προσαρμοσμένες φόρμες και portal πελατών.
Όταν ένας πίνακας βρίσκεται ήδη στο διαδίκτυο, δεν χρειάζεται να κατεβάζετε αρχεία τοπικά για να τα ανεβάσετε ξανά. Επικολλήστε απλώς τον σύνδεσμο ενός εγγράφου Google Sheets, ενός αρχείου στο Google Drive ή στο Dropbox ή οποιαδήποτε δημόσια διεύθυνση αρχείου — η εφαρμογή θα αναλάβει την άντληση αυτόματα.
Ο σύνδεσμος μπορεί να παραμείνει ενεργός. Ενεργοποιήστε τον αυτόματο συγχρονισμό και το αρχείο θα επανεξετάζεται βάσει χρονοδιαγράμματος. Έτσι, ο πίνακας που ενημερώνει καθημερινά η ομάδα σας παραμένει συγχρονισμένος χωρίς να απαιτείται συνεχής χειροκίνητη εξαγωγή. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια μεμονωμένη μεταφορά και σε μια ζωντανή, διασυνδεδεμένη βάση δεδομένων.
Οι βάσεις του Airtable μεταφέρονται εύκολα: προσθέτετε τον σύνδεσμο της βάσης και ένα διακριτικό πρόσβασης (token), και οι πίνακες εισάγονται μαζί με τις ρυθμίσεις των πεδίων τους. Οι συσχετισμένες εγγραφές παραμένουν λειτουργικές σχέσεις και δεν μετατρέπονται σε απλό κείμενο.
Οι εξαγωγές του Notion υποστηρίζονται μέσω συμπιεσμένων αρχείων — επιλέξτε «Markdown & CSV» κατά την εξαγωγή και ανεβάστε το αρχείο ZIP: όλοι οι περιεχόμενοι πίνακες εξάγονται ταυτόχρονα, χωρίς να χρειάζεται ανέβασμα αρχείο-αρχείο. Με τον ίδιο τρόπο λειτουργεί κάθε αρχείο ZIP με πολλαπλά φύλλα. Υποστηρίζονται επίσης αρχεία JSON, καλύπτοντας εξαγωγές από σύγχρονες πλατφόρμες ή απαντήσεις από API τρίτων.
Για πιο γρήγορες διαδικασίες, δεν χρειάζεται καν δημιουργία αρχείου: αντιγράψτε μια ομάδα κελιών από οποιονδήποτε πίνακα και κάντε επικόλληση. Για δέκα γραμμές δεν αξίζει η διαδικασία εξαγωγής.
Κανένα δεδομένο δεν αποθηκεύεται οριστικά χωρίς τη δική σας έγκριση. Μετά το ανέβασμα, εμφανίζεται η οθόνη αντιστοίχισης: αριστερά οι στήλες του αρχείου σας, δεξιά τα πεδία προορισμού. Όσα πεδία ταιριάζουν προφανώς συνδέονται αυτόματα, ενώ τα υπόλοιπα περιμένουν τη δική σας επιβεβαίωση. Κάθε στήλη μπορεί να αντιστοιχιστεί σε υπάρχον πεδίο, να δημιουργήσει ένα νέο ή να παραλειφθεί εντελώς — στα αρχεία υπάρχουν σχεδόν πάντα στήλες που δεν χρειάζονται.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, βλέπετε πόσες εγγραφές εισήχθησαν και αν κάποια στήλη παρέμεινε κενή. Μια κενή στήλη συνήθως οφείλεται σε κενές εισαγωγικές γραμμές πάνω από τις επικεφαλίδες ή σε συγχωνευμένα κελιά. Το σύστημα επισημαίνει τέτοιες περιπτώσεις, επιτρέποντάς σας να διορθώσετε το αρχικό αρχείο μέσα σε δευτερόλεπτα, χωρίς ατελείωτες δοκιμές.
Η μεταφορά δεδομένων σπάνια γίνεται μόνο μία φορά. Οι τιμοκατάλογοι ανανεώνονται κάθε μήνα, οι αναφορές εξάγονται εβδομαδιαία και οι συνεργάτες επεξεργάζονται συνεχώς τον ίδιο πίνακα. Για τον λόγο αυτό, η λειτουργία εισαγωγής περιλαμβάνει αντιστοίχιση βάσει πεδίου-κλειδιού: ορίζετε ένα μοναδικό χαρακτηριστικό — όπως αριθμό παραγγελίας, SKU ή διεύθυνση email — και επιλέγετε πώς θα αντιμετωπιστούν οι υπάρχουσες εγγραφές: ενημέρωση με τις νέες τιμές ή παράβλεψη. Οι εγγραφές που δεν περιέχονται στο νέο αρχείο παραμένουν ανέπαφες. Αυτό επιτρέπει ασφαλείς επαναληπτικές ενημερώσεις χωρίς τον φόβο διπλότυπων καταχωρίσεων.
Όταν τα δεδομένα μένουν εγκλωβισμένα σε φωτογραφίες, αρχεία PDF ή απομονωμένα τοπικά προγράμματα, δεν προσφέρουν τη μέγιστη δυνατή αξία: η αναζήτηση είναι δύσκολη, η ομάδα δεν έχει άμεση πρόσβαση και οι πελάτες δεν βλέπουν την εξέλιξη των αιτημάτων τους. Μόλις αυτά τα δεδομένα οργανωθούν στο QuintaDB, πλαισιώνονται αυτόματα από δυναμικές φόρμες, διαβαθμισμένα δικαιώματα πρόσβασης, αναφορές και πύλη πελατών. Αυτό που προκύπτει δεν είναι απλώς ένα αντίγραφο του αρχείου σας, αλλά ένας πλήρης λειτουργικός πίνακας με τις δικές του ροές εργασίας, τον οποίο η ομάδα και οι πελάτες σας χρησιμοποιούν παραγωγικά καθημερινά.
Δείτε όλες τις υποστηριζόμενες πηγές προέλευσης στη σελίδα για την εισαγωγή δεδομένων. Αναλυτικές οδηγίες βήμα προς βήμα για αρχεία Excel και CSV θα βρείτε στον αναλυτικό οδηγό μας.
Η οργάνωση των δεδομένων σας δεν χρειάζεται να είναι χρονοβόρα διαδικασία ημερών. Φέρτε τα δεδομένα σας στην τρέχουσα μορφή τους — και αφήστε την πλατφόρμα να αναλάβει τα υπόλοιπα.
Η ομάδα ανάπτυξης του QuintaDB