Verilerinizi tablo fotoğraflarından, PDF faturalardan, Microsoft Access, Google Sheets, Airtable veya Notion'dan aktarın; yinelenen kayıt olmadan içe aktarın.
Yeni bir sisteme geçişin en zorlu kısmı, biriken verileri oraya taşımaktır. Artık kusursuz tablolar hazırlamakla uğraşmanıza gerek yok: QuintaDB; kağıt kayıtların fotoğraflarından, PDF faturalardan, muhasebe dışa aktarımlarından ve hatta eski Microsoft Access veritabanlarından verileri doğrudan okur.
Bir işletme yeni bir sisteme geçerken veriler nadiren düzenli durumdadır. Bir kısmı Excel'de, bir kısmı masadaki not defterinde, bir kısmı da yıllar önce yazılmış eski bir programdadır. Eskiden tüm bunları elle tek bir tabloya toplamak gerekirdi ve çoğu proje tam da bu adımda tıkanırdı. Artık içe aktarma aracı, verilerinizi mevcut haliyle kabul ediyor.
Kağıt üzerindeki bir defterin, sipariş formunun veya eski bir program ekranının fotoğrafını çekip içe aktarma formuna yükleyin. QuintaDB satırları ve sütunları tanır; herhangi bir şey kaydedilmeden önce alan eşleştirmesini size sunar. Neyin nereye yerleşeceğini açıkça görür, gerekirse müdahale edebilirsiniz.
Tanıma işlemi arka planda yürütülür; bu sayede büyük bir görsel veya çok sayfalı bir belge tarayıcınızı kilitlemez, siz işinize devam edebilirsiniz. Başarılı bir aktarım için iki temel kural vardır: Tablonun tamamı kadraja sığmalı ve orijinal boyuttayken metinler net okunmalıdır. Açılı çekilen veya kenarları kesik fotoğraflarda sütun kayıpları yaşanabilir.
Kağıt form fotoğrafı, yazılım ekran görüntüsü veya PDF fatura. Sistem içindeki tabloyu tespit eder ve uygun sütunları önerir.
Muhasebe dökümleri genelde boş satırlar veya rapor başlıklarıyla başlar. Sistem gereksiz satırları atlayarak asıl başlık satırını kendiliğinden bulur.
.mdb veya .accdb dosyaları, bağlantı ile Airtable ya da arşiv olarak Notion dökümleri tablo yapılarıyla birlikte aktarılır.
Kayıtlarınız yıllardır bir .mdb ya da .accdb dosyasında duruyorsa, artık bu dosyaları doğrudan yükleyebilirsiniz. QuintaDB dosya içindeki tabloları listeler; istediklerinizi seçtiğinizde alan yapılarıyla birlikte aktarılır. Dosyadaki ilişkisel bağlar da korunur: Bir tablonun diğerine bağlı olduğu yerlerde ilişkiler QuintaDB içinde de korunur; böylece siparişler ilgili müşterilerle eşleşmeye devam eder.
Bu, masaüstü uygulamalardan geçiş yapanların en sık karşılaştığı durumdur: Veri vardır ve kıymetlidir, ancak yalnızca Access'in yüklü olduğu bilgisayarda açılabilir. İçe aktarmadan sonra verileriniz buluta taşınır; çalışan yetkilendirmeleri, web formları ve müşteri portalları ile tam işlevsel hale gelir.
Tablonuz zaten internet üzerindeyse dosyayı bilgisayara indirip tekrar yüklemenize gerek yoktur. Bir Google Sheets bağlantısı, Google Drive veya Dropbox dosya linki ya da doğrudan dosya döndüren herhangi bir URL yapıştırmanız yeterlidir; sistem dosyayı kendisi çeker.
Bu bağlantıyı canlı da tutabilirsiniz. Otomatik güncellemeyi etkinleştirdiğinizde dosya belirli aralıklarla yeniden taranır. Böylece çalışma arkadaşlarınızın güncellediği tablolar, tekrar tekrar dışa aktarma yapmaya gerek kalmadan veritabanınızda her zaman taze kalır. Tek seferlik taşımayla yaşayan bir sistem arasındaki fark tam olarak budur.
Airtable veritabanları doğrudan bağlanarak aktarılır: Bağlantıyı ve erişim belirtecini verirsiniz; tablolar tüm alanlarıyla birlikte gelir. Başka tablolara referans veren kayıtların ilişkileri bozulmaz, düz metne dönüşmeden olduğu gibi korunur.
Notion dışa aktarımları arşiv olarak alınır: Dışa aktarırken «Markdown & CSV» seçeneğini belirleyip ZIP dosyasını yüklemeniz yeterlidir; içindeki tablolar tek tek uğraşmadan topluca açılır. Birden fazla tablo barındıran diğer ZIP dosyaları da bu şekilde işlenir. Farklı servislerden veya harici API'lerden alınan JSON dosyaları da eksiksiz desteklenir.
Hızlı işlemler içinse dosya oluşturmanıza bile gerek yoktur: Herhangi bir tablodan hücreleri kopyalayıp panodan doğrudan yapıştırabilirsiniz. Birkaç satırlık veri için dışa aktarma dosyası hazırlamakla vakit kaybetmeyin.
Siz onay vermeden hiçbir veri kaydedilmez. Yükleme sonrasında alan eşleştirme ekranı açılır: Solda kaynak dosyanızdaki sütunlar, sağda ise bunların aktarılacağı alanlar yer alır. Birebir uyuşan başlıklar otomatik eşleştirilir; geri kalanı sizin tercihinize bırakılır. İstediğiniz sütunu mevcut bir alana yönlendirebilir, yeni bir alan olarak açabilir veya gereksiz sütunları tamamen hariç tutabilirsiniz.
İşlem tamamlandığında kaç kaydın eklendiğini ve boş kalan sütun olup olmadığını görürsünüz. Boş bir sütun genellikle başlıkların üzerindeki fazladan satırlardan ya da birleştirilmiş hücrelerden kaynaklanır. Sistem bunu açıkça belirttiği için sorunu tahmin etmeye çalışmadan hemen düzeltebilirsiniz.
Veriler genelde tek seferlik taşınmaz; fiyat listeleri aylık güncellenir, raporlar haftalık gelir, ekipler aynı dosya üzerinde çalışır. Bu nedenle içe aktarma aracı benzersiz anahtar sütun kullanımını destekler: Sipariş numarası, ürün kodu veya e-posta gibi tekil bir alan belirleyip sistemde zaten var olan satırlar için ne yapılacağını seçebilirsiniz: Kaydı güncelleyin veya atlayın. Dosyada bulunmayan mevcut kayıtlar ise korunur. Bu sayede veritabanınızı mükerrer kayıt riski olmadan güvenle güncelleyebilirsiniz.
Fotoğraflarda, PDF belgelerinde ve eski masaüstü yazılımlarda kilitli kalan veriler işlevsizdir: Arama yapılamaz, çalışanlar erişemez, müşteriler sipariş durumlarını göremez. Bu veriler QuintaDB'ye girdiği anda çevresinde formlar, erişim yetkileri, dinamik raporlar ve müşteri portalları şekillenir. Aktarılan veri artık durağan bir dosya değil; yetkileri ve ilişkileri tanımlı, canlı ve erişilebilir modern bir veritabanıdır.
Desteklenen tüm kaynakların detaylı listesini veri içe aktarma sayfamızda bulabilirsiniz. Excel ve CSV için ekran görüntüleriyle hazırlanan rehber ise ilgili blog yazımızda yer alıyor.
Veri taşımak artık günlerinizi alan zorlu bir operasyon olmak zorunda değil. Dosyalarınızı mevcut halleriyle getirin, gerisini platform halletsin.
QuintaDB Geliştirici Ekibi