Çoğu iş sıfırdan başlamaz; çığırından çıkmış devasa bir e-tabloyla, fatura PDF'leriyle dolu bir klasörle, artık kimsenin açamadığı eski bir Access dosyasıyla veya basılı bir formun fotoğrafıyla başlar. QuintaDB tüm bu dağınık verileri okur; ekibinizle paylaşabileceğiniz, kolayca arama ve filtreleme yapabileceğiniz işlevsel bir veritabanına dönüştürür.
Dosyanızı İçe AktarınKullanıcıların en çok tercih ettiği yöntem budur. Bir .xls, .xlsx, .csv veya .txt dosyası yüklersiniz; QuintaDB ilk satırı sütun başlıkları, altındaki her satırı ise ayrı bir kayıt olarak okur. Önceden alanlar oluşturmanız gerekmez; dosyanız yapıyı belirler ve formlar otomatik olarak buna göre kurulur.
Gerçek hayatta dışa aktarılan dosyalar nadiren tertemizdir, bu yüzden sistemimiz dağınıklığa hazırlıklıdır. Dosyanızın başında bir şirket logosu metni, rapor başlığı veya tablodan önce birkaç boş satır varsa, başlık satırı otomatik olarak tespit edilir ve size hangi satırın seçildiği gösterilir; dilerseniz başka bir satırı seçebilirsiniz. Sayılar, tarihler, bağlantılar ve e-posta adresleri içeriklerine göre tanınır. Böylece tarih sütununuz sonradan sadece tarih gibi görünen metinler olarak kalmaz; sıralanabilir, filtrelenebilir ve takvimde görüntülenebilir gerçek tarihlere dönüşür.
Muhasebe yazılımlarından, depo yönetim programlarından ve 1C sistemlerinden alınan dışa aktarımlar da aynı şekilde çalışır. Dosyayı elle temizlemekle uğraşmanıza gerek kalmaz; sistemden aldığınız haliyle doğrudan yükleyin.
Her tablo düzenli bir dosya formatında bulunmaz. Bazıları kağıt üzerinde, bazıları dışa aktarma seçeneği olmayan eski bir programın ekranında, bazıları ise tedarikçinizin gönderdiği bir PDF'in içindedir.
Belgenin fotoğrafını çekin veya ekran görüntüsünü alıp görseli yükleyin. Tablo, görselin içinden okunarak kaydedilmeden önce üzerinde düzeltme yapabileceğiniz satır ve sütunlara dönüştürülür. Aynı durum elle kopyalamaktan başka çarenizin kalmadığı faturalar, fiyat listeleri, ekstreler ve hazır raporlar gibi PDF dosyaları için de geçerlidir.
Bu işlemin kusursuz çalışması için iki şey önemlidir: Tablonun tamamı kareye sığmalı ve yazılar net okunabilmelidir. Çok açılı çekilmiş veya kenarları kırpılmış bir fotoğrafta dışta kalan sütunlar kaybolabilir. Okuma işlemi arka planda yürütülür, bu sayede işlem tamamlanırken siz diğer işlerinize devam edebilirsiniz.
Access dosyaları dijital dünyanın en sık rastlanan çıkmaz sokaklarıdır. Veritabanında yılların emeği durur ancak sistemi çalıştıran bilgisayar bozulmuştur, lisans bitmiştir veya dosya Mac bilgisayarlarda açılamıyordur.
Elinizdeki .mdb veya .accdb dosyasını yükleyin. İçindeki tablolar listelenir, ihtiyacınız olanları seçersiniz ve her biri kendi sütun yapısıyla projenizde bağımsız bir tabloya dönüşür. Üstelik orijinal dosyadaki ilişkiler kaybolmaz; bir tablonun diğeriyle olan bağlantısı aynen korunur, böylece sipariş kaydı hangi müşteriye ait olduğunu bilmeye devam eder.
Verileriniz zaten internet üzerindeyse, önce bilgisayarınıza indirmenize gerek yoktur. Bir Google Sheets belgesinin, Google Drive veya Dropbox üzerindeki bir dosyanın ya da dosya döndüren herhangi bir internet adresinin bağlantısını yapıştırmanız yeterlidir; QuintaDB verileri çeker ve içeri aktarır.
Üstelik bu bağlantıyı canlı tutabilirsiniz. Otomatik yenilemeyi açtığınızda dosya belirlediğiniz aralıklarla yeniden okunur. Böylece çalışma arkadaşlarınızın üzerinde çalışmaya devam ettiği bir e-tablo, kimsenin yeniden dışa aktarma yapmasına gerek kalmadan veritabanınızla sürekli senkronize kalır. Bu sayede tek seferlik bir veri taşımanın ötesine geçip, kullandığınız e-tabloyu gerçek bir yönetim sisteminin arka planına bağlamış olursunuz.
Airtable bazları Airtable'ın kendi arayüzü üzerinden içe aktarılır: Baz bağlantısını ve erişim anahtarınızı girersiniz, tablolar alanlarıyla birlikte eksiksiz aktarılır. Kayıtlar arasındaki ilişkiler düz metne dönüştürülmeden doğrudan taşınır.
Notion aktarımları bir ZIP arşivi olarak gelir. Dışa aktarırken "Markdown & CSV" seçeneğini kullanıp arşivi olduğu gibi yükleyebilirsiniz; içindeki tablolar teker teker uğraşmak yerine topluca açılır. Aynı yöntem içinde birden fazla e-tablo bulunan tüm ZIP arşivleri için de geçerlidir.
JSON dosyaları da doğrudan okunabilir; bu da diğer bulut servislerinden veya bir API üzerinden elde ettiğiniz verileri kolayca içeri almanızı sağlar.
Çok ufak veri parçaları içinse dosya yüklemenize bile gerek kalmaz: E-tablonuzdaki birkaç hücreyi kopyalayıp panodan doğrudan yapıştırabilirsiniz. On satırlık bir liste için ayrı bir dosya hazırlamanıza gerek yok.
Siz son halini onaylamadan hiçbir veri sisteme yazılmaz. Karşınıza bir eşleştirme ekranı gelir: Sol tarafta dosyanızdaki her bir sütun, sağ tarafta ise bu sütunun yerleşeceği alanlar yer alır. Birbirine açıkça uyan sütunlar otomatik olarak eşleştirilir ve işaretlenir; geri kalanı sizin seçiminize bırakılır. İstediğiniz sütunu mevcut bir alana yönlendirebilir, yeni bir alan olarak açabilir veya tamamen göz ardı edebilirsiniz; sonuçta dosyalarda genelde kimsenin kullanmadığı fazlalık sütunlar bulunur.
Bir tablo başka bir tabloya bağlıysa (müşteri adı içeren bir sipariş veya proje adı içeren bir görev gibi), bağlantı kurulmadan önce karşı tarafta gerçekten kaç değerin eşleştiği size gösterilir. Hedef tabloda aynı isimden birden fazla varsa sistem sizi uyarır, çünkü bağlantı ilk bulduğu kayda yapılacaktır.
İçe aktarma tamamlandığında kaç kaydın eklendiğini ve herhangi bir sütunun boş gelip gelmediğini görürsünüz. Boş kalan sütunlar genelde dosyadaki bir biçimlendirme sorunundan kaynaklanır (örneğin başlıkların üstündeki fazladan bir satır veya birleştirilmiş hücreler). Sistem bu durumu açıkça bildirir; böylece saatlerce nedenini tahmin etmek yerine dosyadaki tek bir noktayı düzeltip yola devam edebilirsiniz.
Çoğu veri aktarımı tek seferlik değildir. Fiyat listeleri her ay güncellenir, raporlar her hafta yeniden alınır, çalışma arkadaşlarınız aynı tabloyu düzenlemeyi sürdürür.
Benzersiz bir anahtar sütun belirleyin (sipariş numarası, ürün kodu veya e-posta adresi gibi); bir sonraki aktarımda sistem yeni kopyalar eklemek yerine mevcut kayıtları günceller. Dosyada yer almayan eski satırlara ise dokunulmaz. İçe aktarmayı güvenle tekrarlanabilir kılan da budur; bu eşleştirmeyi çift kayıtlar oluştuktan sonra değil, daha ilk yükleme sırasında kurmak işinizi oldukça kolaylaştırır.
Özet bir metin okumak yerine ekran görüntüleriyle hazırlanmış bir kılavuzu takip etmek isterseniz, ham bir dosyadan çalışan bir veritabanına uzanan tüm süreci adım adım anlatan rehberimize göz atabilirsiniz: Excel ve CSV dosyalarını çevrimiçi bir veritabanına içe aktarma.
Ayrı bir program yüklemenize veya özel bir aktarma paketi satın almanıza gerek yoktur. Bir proje oluşturun, İçe Aktar düğmesine basın ve elinizdeki veriyi yükleyin; bu bir e-tablo, eski bir veritabanı veya basılı bir sayfanın fotoğrafı olabilir. İşlem bittiğinde elde edeceğiniz şey dosyanızın basit bir kopyası değildir; çalışma arkadaşlarınızın ve müşterilerinizin orijinal dosyayı hiç görmeden kullanabileceği, kendi formlarına, yetkilendirmelerine ve bağlantılarına sahip gerçek bir veritabanı tablosudur.
Kendi sürecinize uyarlayabileceğiniz hazır yapılar.