Nel servizio QuintaDB, i dati vengono archiviati in tabelle. Le tabelle sono compilate tramite moduli^[1]. Utilizzando come esempio la tabella con gli ordini per il negozio di elettrodomestici, esamineremo l'errore più comune nella creazione di un database. Supponiamo di avere il compito di creare una tabella per consentire ai manager di inserire i dati e gli ordini dei clienti. Per un database semplice, una tabella potrebbe essere sufficiente, ma per la maggior parte dei database avrai bisogno di più tabelle.

Considera il primo caso. Creiamo un modulo Ordini e proviamo a lavorare con una sola tabella.

Qui elenchiamo alcuni dei problemi più comuni che potresti incontrare:

• Un tavolo grande e ingombrante, con cui non è comodo lavorare. Soprattutto se la tabella contiene molte colonne;
• Devi duplicare le informazioni sul prodotto (nome, prezzo, ecc.);
• Devi inserire gli stessi dati del cliente con i nuovi ordini;
• La duplicazione o la ridondanza dei dati occupa spazio e può portare a errori e incongruenze;
• È difficile calcolare la somma di tutti gli ordini. Soprattutto se hai bisogno di ulteriori calcoli di sconti, tasse, ecc..

Per risparmiare tempo e semplificare l'attività per te e per i tuoi manager, usa le seguenti istruzioni. Prima di iniziare la progettazione del database, ti consigliamo di pensare in anticipo allo scopo del database. Decidi quanti tavoli hai bisogno e quali informazioni devi inserire all'interno. Definire un elenco di utenti che lavoreranno con il database. Questo aiuterà a identificare correttamente le attività. Nel nostro esempio, creeremo un semplice database di negozi di elettrodomestici per i gestori.

Passaggio 1. Creare il modulo Catalogo prodotti e aggiungere i seguenti campi: Categoria, Nome, Modello, Codice prodotto, Stato, Prezzo.

Passaggio 2. Compila la tabella con le informazioni sul prodotto o importa i dati^[2] .

Passaggio 3. Crea un modulo Clienti, che conterrà i campi per la compilazione dei dati del cliente (Nome, Indirizzo, Telefono, ecc.). A questo punto, non è necessario compilare la tabella con i clienti, ma se hai già un database già pronto, puoi farlo subito.

Passaggio 4. Per effettuare un ordine cliente, è necessario creare un terzo da - Modulo d'ordine.

È necessario collegare questo modulo alla tabella Catalogo prodotti utilizzando il campo Relazione^[3]. Questo campo aiuterà a collegare i dati da diverse tabelle all'interno della tua applicazione.

Si consiglia di utilizzare la colonna che contiene valori univoci per la relazione. La colonna Codice prodotto della tabella Catalogo prodotti è adatta a questo scopo, poiché il codice non viene mai ripetuto.

Seleziona il tipo di relazione Molti a uno e il tipo di visualizzazione a discesa o a selezione multipla con completamento automatico. Ora, quando selezioni un codice prodotto nel modulo d'ordine, il sistema rileva automaticamente: il nome del prodotto, il modello, lo stato e il prezzo unitario. Queste colonne (Nome, Modello, Prezzo) possono essere visualizzate nella tabella corrente utilizzando Colonne collegate^[4].

Passaggio 5. Aggiungi un campo numerico Quantità e la formula^[5] Totale.

Utilizzando la formula Prezzo * Quantità, calcoleremo l'importo totale dell'ordine.

Passaggio 6. Crea il modulo finale - Vendite. Utilizzando il campo Relazione - Cliente, collegheremo le tabelle Vendite e Clienti. Tipo di relazione - Molti a uno.

Passaggio 7. Aggiungi il Modulo d'ordine come campo Sottomodulo^[6]. Per riepilogare i valori della colonna Totale, aggiungere la colonna collegato Importo pagabile al modulo.

Passaggio 8. Compila il modulo. Seleziona il cliente dalla tabella collegata o aggiungine uno nuovo utilizzando il campo Relazione. Gli ordini dei clienti vengono inseriti nel sottomodulo Ordine.

Di conseguenza, abbiamo una tabella più compatta, senza la necessità di duplicare manualmente i dati ogni volta. Inoltre, se aggiorni i valori in una tabella, tutte le modifiche verranno visualizzate anche nelle tabelle correlate. Questo è chiamato database relazionale.

Nel prossimo articolo imparerai come dividere i permessi nel database usando i report.

Link utili:

1. Creazione di un database

2. Come importare file Excel e CSV nel database online

3. Come creare relazioni tra moduli di database online

4. Colonna correlata

5. Un campo Formula

6. Sottomaschera