Οργανώστε τα έσοδα, τα έξοδα και τους προϋπολογισμούς της επιχείρησής σας με μια ευέλικτη βάση δεδομένων χωρίς κώδικα.
Ξεκινήστε ΔωρεάνΗ χειροκίνητη καταγραφή των εσόδων και των εξόδων αποτελεί μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Τα διάσπαρτα υπολογιστικά φύλλα, οι χαμένες αποδείξεις και η έλλειψη κεντρικού ελέγχου οδηγούν συχνά σε σφάλματα, αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό και καθυστερήσεις στις πληρωμές. Χωρίς ένα ενιαίο σύστημα, η διοίκηση δυσκολεύεται να αποκτήσει μια καθαρή εικόνα για την οικονομική υγεία του οργανισμού.
Η ανάγκη για ένα εργαλείο που συγκεντρώνει όλες τις συναλλαγές, κατηγοριοποιεί τις δαπάνες και παρέχει άμεση πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο είναι επιτακτική. Η πλατφόρμα μας επιτρέπει τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης εφαρμογής που ανταποκρίνεται ακριβώς στις ανάγκες της δικής σας επιχείρησης, εξαλείφοντας τη γραφειοκρατία και τα ανθρώπινα λάθη.
Για να λειτουργήσει αποτελεσματικά ένα σύστημα παρακολούθησης προϋπολογισμού, απαιτείται μια σωστά δομημένη βάση δεδομένων. Με τον online-database-builder της QuintaDB, μπορείτε να ορίσετε πίνακες για τα έσοδα, τα έξοδα, τους πελάτες, τους προμηθευτές και τα έργα. Το σημαντικότερο πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα συσχέτισης αυτών των πινάκων μεταξύ τους.
Κάθε εγγραφή εξόδου μπορεί να συνδεθεί άμεσα με μια συγκεκριμένη κατηγορία δαπάνης και ένα συγκεκριμένο έργο. Αυτό σας επιτρέπει να βλέπετε ανά πάσα στιγμή ποια έργα είναι κερδοφόρα και ποια υπερβαίνουν το προκαθορισμένο κόστος. Οι συσχετίσεις εξασφαλίζουν τη συνοχή των δεδομένων σας και αποτρέπουν τη διπλή εισαγωγή πληροφοριών.
Η εύκολη εισαγωγή δεδομένων είναι το κλειδί για τη διατήρηση ενημερωμένων βιβλίων. Χρησιμοποιώντας τον online-form-builder, μπορείτε να σχεδιάσετε φόρμες εισαγωγής που περιλαμβάνουν ακριβώς τα πεδία που χρειάζεστε. Μπορείτε να προσθέσετε πεδία ημερομηνίας, αριθμητικά πεδία για τα ποσά, καθώς και πεδία μεταφόρτωσης αρχείων για την αποθήκευση αποδείξεων και τιμολογίων.
Οι φόρμες μπορούν να ενσωματωθούν στην ιστοσελίδα σας ή να χρησιμοποιηθούν εσωτερικά από την ομάδα σας. Με τη χρήση κανόνων επικύρωσης, εξασφαλίζετε ότι κανένας χρήστης δεν θα υποβάλει μια εγγραφή χωρίς τα απαραίτητα δικαιολογητικά ή με λανθασμένη μορφή δεδομένων, βελτιώνοντας την ποιότητα των οικονομικών σας στοιχείων.
Τα οικονομικά δεδομένα είναι εξαιρετικά ευαίσθητα και απαιτούν αυστηρά μέτρα ασφαλείας. Η πλατφόρμα μας προσφέρει λεπτομερή έλεγχο πρόσβασης, επιτρέποντάς σας να ορίσετε ρόλους και δικαιώματα για κάθε χρήστη. Για παράδειγμα, οι απλοί υπάλληλοι μπορούν να έχουν δικαίωμα μόνο να καταχωρούν τα έξοδα μετακίνησής τους, χωρίς να βλέπουν τα συνολικά έσοδα της εταιρείας.
Από την άλλη πλευρά, οι λογιστές και οι διευθυντές μπορούν να έχουν πλήρη πρόσβαση για επεξεργασία, έγκριση και εξαγωγή των δεδομένων. Αυτός ο διαχωρισμός ρόλων διασφαλίζει ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες παραμένουν προστατευμένες, ενώ παράλληλα διευκολύνει την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης χωρίς καθυστερήσεις.
Η χειροκίνητη έγκριση εξόδων μπορεί να καθυστερήσει σημαντικά τις πληρωμές. Με τα εργαλεία που προσφέρει η business-automation, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματες ροές εργασίας. Όταν ένας υπάλληλος υποβάλλει ένα νέο έξοδο που υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό, το σύστημα στέλνει αυτόματα μια ειδοποίηση email ή SMS στον αρμόδιο διευθυντή για έγκριση.
Μόλις το έξοδο εγκριθεί, η κατάσταση της εγγραφής ενημερώνεται αυτόματα και ο λογιστής λαμβάνει ειδοποίηση για την εκτέλεση της πληρωμής. Αυτή η αυτοματοποίηση μειώνει τον χρόνο επεξεργασίας και εξασφαλίζει ότι καμία υποχρέωση δεν θα ξεχαστεί ή θα καθυστερήσει.
Η δημιουργία επαγγελματικών εγγράφων είναι απαραίτητη για κάθε οικονομική δραστηριότητα. Η πλατφόρμα σάς επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα πρότυπα εγγράφων, όπως τιμολόγια, αποδείξεις και αναφορές δαπανών, χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που είναι ήδη αποθηκευμένα στη βάση σας. Με το πάτημα ενός κουμπιού, μπορείτε να εξάγετε PDF αρχεία έτοιμα για αποστολή.
Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για χειροκίνητη πληκτρολόγηση στοιχείων σε εξωτερικά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου. Τα έγγραφα παράγονται με βάση τα εταιρικά σας πρότυπα, διασφαλίζοντας τη σταθερή και επαγγελματική παρουσίαση της επιχείρησής σας προς τους πελάτες και τους συνεργάτες σας.
Η λήψη αποφάσεων βασίζεται στην κατανόηση των δεδομένων. Μέσω της ενότητας charts-and-dashboards, μπορείτε να μετατρέψετε τις απλές εγγραφές εσόδων και εξόδων σε οπτικά ελκυστικά γραφήματα. Δημιουργήστε πίτες για την κατανομή των εξόδων ανά κατηγορία ή γραμμικά γραφήματα για την παρακολούθηση της ροής μετρητών (cash flow) ανά μήνα.
Αυτοί οι πίνακες ελέγχου ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο καθώς εισάγονται νέα δεδομένα. Έτσι, η διοίκηση έχει πάντα μπροστά της την πραγματική οικονομική εικόνα, διευκολύνοντας τον προγραμματισμό των μελλοντικών επενδύσεων και τον εντοπισμό τομέων όπου μπορούν να γίνουν περικοπές εξόδων.
Οι προθεσμίες είναι κρίσιμες στα οικονομικά. Με την εφαρμογή online-calendar-application, μπορείτε να οπτικοποιήσετε όλες τις επερχόμενες πληρωμές, τις φορολογικές υποχρεώσεις και τις αναμενόμενες εισπράξεις σε ένα κοινό ημερολόγιο. Αυτό βοηθά στην αποφυγή προστίμων και στη σωστή διαχείριση της ρευστότητας.
Κάθε εγγραφή με ημερομηνία λήξης εμφανίζεται αυτόματα στο ημερολόγιο, επιτρέποντάς σας να προγραμματίζετε τις πληρωμές σας με ακρίβεια. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε υπενθυμίσεις λίγες ημέρες πριν από τη λήξη κάθε προθεσμίας, ώστε να είστε πάντα προετοιμασμένοι.
Η μετάβαση από παλαιότερα συστήματα ή η συνεργασία με εξωτερικούς λογιστές απαιτεί ευελιξία στη διαχείριση των αρχείων. Η πλατφόρμα υποστηρίζει την εύκολη εισαγωγή δεδομένων από αρχεία Excel και CSV, επιτρέποντάς σας να μεταφέρετε το ιστορικό των συναλλαγών σας μέσα σε λίγα λεπτά χωρίς να χάσετε καμία πληροφορία.
Αντίστοιχα, μπορείτε να εξάγετε οποιαδήποτε αναφορά ή πίνακα δεδομένων σε μορφή υπολογιστικού φύλλου για περαιτέρω ανάλυση ή για να τα παραδώσετε στον φοροτεχνικό σας. Η συμβατότητα αυτή εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα σας παραμένουν πάντα δικά σας και προσβάσιμα σε οποιοδήποτε άλλο εργαλείο χρειαστεί.
Η διαχείριση των οικονομικών δεν γίνεται μόνο πίσω από ένα γραφείο. Οι συνεργάτες σας που βρίσκονται σε εξωτερικές εργασίες πρέπει να μπορούν να καταχωρούν τα έξοδά τους άμεσα. Η πλατφόρμα μας είναι πλήρως βελτιστοποιημένη για χρήση από κινητά τηλέφωνα και tablet, προσφέροντας μια εξαιρετική εμπειρία χρήσης εν κινήσει.
Ένας πωλητής μπορεί να φωτογραφίσει μια απόδειξη γεύματος με το κινητό του και να την ανεβάσει αμέσως στο σύστημα, συμπληρώνοντας το ποσό και την κατηγορία. Αυτό μειώνει την πιθανότητα να χαθούν αποδείξεις και επιταχύνει τη διαδικασία εκκαθάρισης των εταιρικών εξόδων.
Για τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ήδη άλλα εργαλεία, η δυνατότητα διασύνδεσης είναι καθοριστική. Μέσω του api/index, μπορείτε να συνδέσετε τη βάση δεδομένων των οικονομικών σας με εξωτερικά συστήματα, όπως πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου, τραπεζικά συστήματα ή CRM.
Αυτό επιτρέπει την αυτόματη εισαγωγή των πωλήσεων ως έσοδα στη βάση δεδομένων σας, χωρίς καμία χειροκίνητη παρέμβαση. Η ενοποίηση των συστημάτων μειώνει τον χρόνο εργασίας και εξασφαλίζει ότι όλα τα τμήματα της επιχείρησης λειτουργούν με τα ίδια, επικαιροποιημένα στοιχεία.
Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες είναι βασικό στοιχείο κάθε επιτυχημένης συνεργασίας. Χρησιμοποιώντας τα customer-portals, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ασφαλή χώρο όπου οι πελάτες σας μπορούν να συνδεθούν και να δουν το ιστορικό των πληρωμών τους, τα εκκρεμή τιμολόγια και τις προσφορές τους.
Αυτή η αυτοεξυπηρέτηση μειώνει τον όγκο των email και των τηλεφωνημάτων προς το λογιστήριό σας, καθώς οι πελάτες βρίσκουν μόνοι τους τις πληροφορίες που χρειάζονται. Παράλληλα, προσφέρει μια σύγχρονη και επαγγελματική εικόνα για την επιχείρησή σας.
Κάθε οργανισμός έχει τους δικούς του κανόνες λειτουργίας. Με τις δυνατότητες που προσφέρει η πλατφόρμα, μπορείτε να εφαρμόσετε αυστηρούς επιχειρηματικούς κανόνες στα οικονομικά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ότι κανένα έξοδο δεν μπορεί να καταχωρηθεί αν δεν ανήκει σε εγκεκριμένο προϋπολογισμό έργου.
Αυτοί οι κανόνες βοηθούν στην τήρηση της οικονομικής πειθαρχίας και στην αποφυγή απρόβλεπτων δαπανών. Η πλατφόρμα προσαρμόζεται στις δικές σας διαδικασίες και δεν σας αναγκάζει να αλλάξετε τον τρόπο που εργάζεστε, προσφέροντας την απόλυτη ευελιξία που χρειάζεστε.
Σε αυτή την ενότητα θα βρείτε απαντήσεις στις πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία και τις δυνατότητες του συστήματος διαχείρισης εσόδων και εξόδων.
Πώς εξασφαλίζεται η ασφάλεια των οικονομικών μου δεδομένων;
Όλα τα δεδομένα κρυπτογραφούνται κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση, ενώ μπορείτε να ορίσετε αναλυτικά δικαιώματα πρόσβασης για κάθε χρήστη ξεχωριστά.
Μπορώ να δοκιμάσω την πλατφόρμα πριν αγοράσω;
Ναι, μπορείτε να κάνετε εγγραφή για έναν δωρεάν λογαριασμό και να δοκιμάσετε όλες τις βασικές λειτουργίες δημιουργίας βάσεων δεδομένων και φορμών.
Υπάρχει υποστήριξη σε περίπτωση που χρειαστώ βοήθεια;
Φυσικά, μπορείτε να επισκεφθείτε τη σελίδα υποστήριξης ή να επικοινωνήσετε μαζί μας για οποιαδήποτε απορία σχετικά με την παραμετροποίηση της εφαρμογής σας.
Έτοιμες δομές που προσαρμόζετε στη ροή σας.
