Η διαχείριση υποψηφίων και το ιστορικό προσωπικού συχνά χάνονται σε ασύνδετα αρχεία Excel και ατελείωτα email. Με το QuintaDB AI, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχικό προσχέδιο του χώρου εργασίας σας περιγράφοντας απλά τις ανάγκες σας σε φυσική γλώσσα.
Ξεκινήστε ΔωρεάνΟι οργανισμοί μπορούν να περιγράψουν τη ροή εργασίας τους, όπως η παρακολούθηση αιτήσεων ή η αξιολόγηση απόδοσης, και το QuintaDB AI θα δημιουργήσει αυτόματα ένα αρχικό προσχέδιο του χώρου εργασίας. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για χειροκίνητο σχεδιασμό από το μηδέν.
Το AI βοηθά στη δημιουργία αρχικών δομών όπως βάσεις δεδομένων, φόρμες συλλογής βιογραφικών, πύλες εργαζομένων, πίνακες ελέγχου αναλυτικών στοιχείων, ημερολόγια συνεντεύξεων και αυτοματοποιημένες ενέργειες που συνδέουν τα δεδομένα μεταξύ τους.
Αυτός ο δημιουργημένος χώρος εργασίας λειτουργεί ως σημείο εκκίνησης. Μπορείτε να τον επεκτείνετε, να τον τροποποιήσετε και να τον προσαρμόσετε πλήρως στις συγκεκριμένες νομικές ή επιχειρησιακές απαιτήσεις της εταιρείας σας μετά τη δημιουργία του.
Η καθημερινή λειτουργία ενός τμήματος HR απαιτεί τον απόλυτο συντονισμό μεταξύ αγγελιών, αξιολογήσεων και εγγράφων πρόσληψης. Στην πράξη, οι οργανισμοί συχνά αντιμετωπίζουν το χάος των πολλαπλών εκδόσεων του ίδιου αρχείου Excel, όπου τα στοιχεία επικοινωνίας υποψηφίων ή οι ημερομηνίες λήξης συμβάσεων χάνονται. Ένα κλασικό πρόβλημα είναι η απώλεια ιστορικότητας: όταν ένας υπάλληλος αποχωρεί, η γνώση για τις προηγούμενες αξιολογήσεις ή την εξέλιξη του μισθού του συχνά εξαφανίζεται μαζί με το τοπικό του αρχείο. Δύο πραγματικά παραδείγματα αποτυχίας περιλαμβάνουν την κλήση του ίδιου υποψηφίου από δύο διαφορετικούς recruiters λόγω έλλειψης κεντρικού συστήματος, ή την απώλεια προθεσμίας ανανέωσης άδειας παραμονής ενός εργαζομένου, που οδηγεί σε νομικές κυρώσεις. Τα στατικά υπολογιστικά φύλλα αδυνατούν να διατηρήσουν την ακεραιότητα των δεδομένων καθώς ο όγκος των εγγραφών αυξάνεται, καθώς δεν προσφέρουν κλειδώματα πεδίων ή αυτόματες συνδέσεις μεταξύ πινάκων. Μια ενοποιημένη Online Βάση Δεδομένων και οι Κεντρικοί Πίνακες Ελέγχου αποκαθιστούν την ορατότητα, επιτρέποντας την ταυτόχρονη πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο, τη διαχείριση ρόλων και την απόλυτη ιχνηλασιμότητα κάθε μεταβολής δεδομένων.
Αυτός ο χώρος εργασίας μπορεί να διαμορφωθεί ώστε να περιλαμβάνει ένα πλήρες οικοσύστημα εργαλείων για τις ροές εργασίας σας:
Σχεδιασμός σχεσιακών πινάκων για Υποψηφίους, Θέσεις Εργασίας, Συνεντεύξεις και Συμβάσεις με άμεσες διασυνδέσεις μεταξύ τους.
Πύλες υποβολής αιτήσεων με πεδία για μεταφόρτωση βιογραφικών, επικύρωση στοιχείων και αυτόματη κατηγοριοποίηση ανά ειδικότητα.
Περιβάλλοντα πρόσβασης με διαφορετικά επίπεδα αδειών για recruiters, διευθυντές τμημάτων και εξωτερικούς συνεργάτες.
Παρακολούθηση KPI όπως ο χρόνος πρόσληψης, το κόστος ανά πρόσληψη και η κατανομή πηγών προέλευσης υποψηφίων.
Η διαδικασία ξεκινά όταν ένας υποψήφιος συμπληρώνει μια φόρμα στην ιστοσελίδα της εταιρείας. Μια νέα εγγραφή δημιουργείται αυτόματα στον πίνακα 'Υποψήφιοι', συνδεδεμένη με τη συγκεκριμένη 'Θέση Εργασίας'. Το σύστημα αλλάζει την κατάσταση σε 'Αρχική Διαλογή' και στέλνει μια ενημέρωση στο Telegram του υπεύθυνου προσλήψεων. Μόλις ο recruiter εγκρίνει την αίτηση, πατώντας ένα κουμπί ενεργειών, αποστέλλεται αυτόματα email στον υποψήφιο για προγραμματισμό συνέντευξης. Η ημερομηνία συγχρονίζεται με το Ημερολόγιο της ομάδας. Μετά τη συνέντευξη, η φόρμα αξιολόγησης συμπληρώνεται και τα δεδομένα ενημερώνουν το συνολικό σκορ του υποψηφίου. Εάν η απόφαση είναι θετική, το σύστημα παράγει ένα PDF έγγραφο προσφοράς εργασίας χρησιμοποιώντας τα δεδομένα από τον πίνακα, έτοιμο για ψηφιακή αποστολή.
Οργανώστε όλα τα αρχεία σε μια κεντρική αποθήκη με δυνατότητα αναζήτησης βάσει λέξεων-κλειδιών και φίλτρων δεξιοτήτων.
Πλέγμα εγγραφών με προεπισκόπηση εγγράφων και ιστορικό λήψεων.
Καθορίστε αριθμητικά πεδία και κλίμακες αξιολόγησης για ομοιόμορφη βαθμολόγηση από όλους τους συνεντευκτές.
Πεδία radio buttons και sliders για ποιοτική ανάλυση δεξιοτήτων.
Οπτικοποίηση όλων των προγραμματισμένων συναντήσεων και προθεσμιών σε μια κεντρική διεπαφή ημερολογίου.
Διαδραστικό ημερολόγιο με φίλτρα ανά recruiter ή θέση.
Επιτρέψτε στο προσωπικό να επικαιροποιεί τα δικά του στοιχεία και να ανεβάζει έγγραφα με ασφάλεια.
Σύνδεση χρήστη με μοναδικούς κωδικούς και προσαρμοσμένα μενού.
Ενημερώστε υποψηφίους και διευθυντές για κάθε αλλαγή κατάστασης μέσω SMS, WhatsApp ή Email.
Ρύθμιση κανόνων αποστολής με δυναμικά δεδομένα από τη βάση.
Δείτε τη δομή των πινάκων και των πεδίων που εξασφαλίζουν τη σωστή διαχείριση των δεδομένων χωρίς διπλοεγγραφές:
Ανακαλύψτε πώς εφαρμόζεται αυτή η δομή δεδομένων σε διαφορετικούς τομείς του HR:
Παρακολούθηση τεχνικών τεστ, βαθμολογίες κώδικα και συνδέσμους GitHub υποψηφίων.
Φιλτράρισμα μεγάλου όγκου αιτήσεων βάσει διαθεσιμότητας ωραρίου και τοποθεσίας καταστήματος.
Καταγραφή συμμετοχής σε σεμινάρια, ημερομηνίες λήξης πιστοποιήσεων και ανανεώσεις αδειών.
Προγραμματισμός ετήσιων αξιολογήσεων (360 feedback) και παρακολούθηση στόχων (OKRs).
Λίστα ελέγχου για την παράδοση εξοπλισμού, υπογραφή εγγράφων και πρόσβαση σε συστήματα.
Συλλογή ωρών εργασίας, bonus και εξόδων για προετοιμασία των αρχείων λογιστηρίου.
Αυτοματοποιημένες διαδικασίες για την κρίσιμη παρακολούθηση των δεδομένων:
Όταν υποβάλλεται φόρμα -> Δημιουργία εγγραφής -> Ειδοποίηση στον υπεύθυνο HR μέσω email.
Όταν η κατάσταση γίνει 'Προσφορά' -> Παραγωγή εγγράφου PDF με τα στοιχεία του υποψηφίου.
Ημερομηνία λήξης - 30 ημέρες -> Αυτόματο email στον διευθυντή για ανανέωση ή λήξη συνεργασίας.
Όταν εγκριθεί το αίτημα στην πύλη -> Ενημέρωση υπολοίπου ημερών και ειδοποίηση εργαζομένου.
Η χρήση μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων έναντι των απλών αρχείων Excel εξασφαλίζει ότι κάθε πληροφορία αποθηκεύεται μία φορά και συνδέεται παντού. Αυτή η αρχιτεκτονική εγγυάται την ακρίβεια των δεδομένων, καθώς οι αλλαγές σε έναν πίνακα ενημερώνονται αυτόματα σε όλες τις αναφορές. Με το QuintaDB, η ομάδα σας αποκτά ένα πλήρες ιστορικό για κάθε εργαζόμενο, από την πρώτη συνέντευξη έως την τελευταία αξιολόγηση, αποφεύγοντας τα κενά πληροφόρησης και τα σφάλματα που κοστίζουν σε χρόνο και χρήμα. Η κεντρική διαχείριση επιτρέπει επίσης την τήρηση των κανονισμών GDPR, καθώς η πρόσβαση στα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα ελέγχεται με ακρίβεια μέσω ρόλων χρηστών.
Παρακολουθήστε ποιος άλλαξε τι και πότε σε κάθε εγγραφή υποψηφίου.
Ενημέρωση δεδομένων από το πεδίο με απόλυτη ευστοχία και επικύρωση τιμών.
Ναι, μπορείτε να ορίσετε κανόνες διαγραφής δεδομένων και να ελέγξετε ποιοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα πεδία, όπως μισθοί ή προσωπικά έγγραφα.
Το AI αναλύει την περιγραφή των διαδικασιών σας και προτείνει τους κατάλληλους πίνακες, πεδία και σχέσεις, εξοικονομώντας ώρες χειροκίνητης παραμετροποίησης.
Απολύτως. Μπορείτε να προσθέσετε νέα πεδία, να αλλάξετε τις σχέσεις των πινάκων ή να δημιουργήσετε νέους πίνακες ανά πάσα στιγμή.
Ναι, μπορείτε να εισάγετε δεδομένα από αρχεία Excel ή CSV και να ανεβάσετε μαζικά έγγραφα συνδέοντάς τα με τις αντίστοιχες εγγραφές.
Είναι ένας προσαρμοσμένος σύνδεσμος όπου οι υποψήφιοι μπορούν να δουν την κατάσταση της αίτησής τους ή να ανεβάσουν συμπληρωματικά έγγραφα χωρίς πρόσβαση στη βάση δεδομένων σας.
Ναι, χρησιμοποιώντας το Dashboard module, μπορείτε να οπτικοποιήσετε δεδομένα όπως ο αριθμός προσλήψεων ανά μήνα ή η απόδοση των recruiters.
Ναι, μπορείτε να ρυθμίσετε ροές εργασίας που στέλνουν αυτόματες υπενθυμίσεις όταν πλησιάζει η ημερομηνία λήξης οποιουδήποτε εγγράφου ή άδειας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες χρηστών (π.χ. Managers, Recruiters) και να ορίσετε ακριβώς τι μπορεί να βλέπει ή να επεξεργάζεται η κάθε ομάδα.
English
Español
Italiano
Français
Português
Deutsch
اللغة العربية
Ελληνικά
Nederlands
Polski
Čeština
עִברִית
Suomen
한국어
Türk