Εξαλείψτε το χάος των χειροκίνητων προσλήψεων και των χαμένων εγγράφων. Η QuintaDB AI σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν πλήρη ψηφιακό χώρο εργασίας για την υποδοχή και την εκπαίδευση του προσωπικού σας μέσα σε λίγα λεπτά, περιγράφοντας απλά τις ανάγκες σας σε φυσική γλώσσα.
Ξεκινήστε την ΨηφιοποίησηΜε τον AI Workspace Generator της QuintaDB, η δημιουργία ενός συστήματος HR δεν απαιτεί τεχνικές γνώσεις. Μπορείτε να περιγράψετε τη διαδικασία onboarding της εταιρείας σας – από τη συλλογή δικαιολογητικών έως την ανάθεση εξοπλισμού – και η AI θα δημιουργήσει αυτόματα τις απαραίτητες βάσεις δεδομένων, τις φόρμες εισαγωγής, τα dashboards παρακολούθησης και τις πύλες πρόσβασης για τους υπαλλήλους σας. Είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να μετατρέψετε τις ιδέες σας σε ένα λειτουργικό επαγγελματικό λογισμικό.
Η διαδικασία ένταξης νέων υπαλλήλων συχνά υποφέρει από κατακερματισμένη επικοινωνία, χαμένα έγγραφα και έλλειψη σαφήνειας, οδηγώντας σε χαμηλή παραγωγικότητα και αυξημένο κύκλο εργασιών (employee churn). Η έλλειψη ενός κεντρικού συστήματος σημαίνει ότι τα στελέχη HR σπαταλούν ώρες σε χειροκίνητες εργασίες, ενώ οι νέοι εργαζόμενοι αισθάνονται αποπροσανατολισμένοι κατά τις πρώτες κρίσιμες εβδομάδες τους. Μια ολοκληρωμένη ψηφιακή πύλη αποκαθιστά την τάξη, διασφαλίζοντας ότι κάθε βήμα, από την ψηφιακή υπογραφή της σύμβασης έως την εκπαίδευση ασφαλείας, παρακολουθείται σε πραγματικό χρόνο, προσφέροντας απόλυτη διαφάνεια, συμμόρφωση με τον GDPR και επαγγελματισμό σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Αυτός ο χώρος εργασίας μπορεί να διαμορφωθεί ώστε να περιλαμβάνει ένα πλήρες οικοσύστημα εργαλείων σχεδιασμένων για τις δικές σας ροές εργασίας:
Μια σχεσιακή βάση δεδομένων που συνδέει υπαλλήλους, τμήματα, εξοπλισμό και εκπαιδευτικά προγράμματα, διασφαλίζοντας ότι δεν υπάρχουν διπλότυπες εγγραφές ή κενά στην πληροφόρηση.
Εξατομικευμένες φόρμες για τη συλλογή προσωπικών στοιχείων, τραπεζικών λογαριασμών και εγγράφων ταυτοποίησης απευθείας από τον νέο υπάλληλο με ασφαλή τρόπο.
Ένας περιορισμένος περιβάλλον πρόσβασης όπου ο κάθε υπάλληλος βλέπει μόνο τα δικά του καθήκοντα, έγγραφα και την πρόοδο της ένταξής του σε πραγματικό χρόνο.
Οπτικοποίηση των KPI του HR, όπως ο χρόνος ολοκλήρωσης του onboarding, τα ποσοστά επιτυχίας στην εκπαίδευση και ο φόρτος εργασίας των μεντόρων.
Όταν ένας νέος υπάλληλος προσλαμβάνεται, λαμβάνει αυτόματα έναν σύνδεσμο για την προσωπική του πύλη. Μέσω μιας έξυπνης φόρμας, ανεβάζει τα απαραίτητα δικαιολογητικά, τα οποία αποθηκεύονται άμεσα στον ψηφιακό του φάκελο. Η υποβολή πυροδοτεί μια ειδοποίηση στο τμήμα IT για την προετοιμασία του laptop και μια άλλη στον προϊστάμενο για τον ορισμό ενός μέντορα. Καθώς ο υπάλληλος ολοκληρώνει τα εκπαιδευτικά βίντεο, το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τα διαγράμματα προόδου στο κεντρικό Dashboard του HR, παράγοντας ταυτόχρονα ένα PDF με την ολοκληρωμένη σύμβαση και τις πολιτικές της εταιρείας.
Δημιουργήστε δομημένες λίστες ελέγχου και εκπαιδευτικά στάδια για κάθε θέση εργασίας. Παρακολουθήστε την ολοκλήρωση των σεμιναρίων και των πιστοποιήσεων μέσω δυναμικών αναφορών και Gantt charts.
Προβολή όλων των οροσήμων ένταξης σε ένα κεντρικό ημερολόγιο για την ομάδα HR.
Δείτε το προσχέδιο της αρχιτεκτονικής των πινάκων και των πεδίων που έχουν σχεδιαστεί για τη διαχείριση του onboarding χωρίς πλεονασμούς:
Εξερευνήστε πώς εφαρμόζεται αυτή η δομή δεδομένων σε διαφορετικούς τομείς:
Διαχείριση πρόσβασης σε software repositories και ανάθεση IT εξοπλισμού σε remote ομάδες.
Μαζική ένταξη εποχικού προσωπικού με γρήγορη εκπαίδευση σε συστήματα POS.
Αυστηρή παρακολούθηση πιστοποιήσεων, αδειών εξάσκησης επαγγέλματος και εμβολιασμών.
Εστίαση στην εκπαίδευση ασφάλειας και υγείας (HSE) και στην παροχή μέσων ατομικής προστασίας.
Εκπαίδευση σε πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών και διαχείριση στολών προσωπικού.
Ενσωμάτωση καθηγητών και διοικητικού προσωπικού με διαχείριση ακαδημαϊκών αρχείων.
Εξετάστε τους συγκεκριμένους αυτοματισμούς που εξασφαλίζουν την αδιάλειπτη παρακολούθηση:
Όταν δημιουργείται μια εγγραφή νέου υπαλλήλου, στέλνεται αυτόματα Email και WhatsApp με τα στοιχεία πρόσβασης στην πύλη.
Με την έγκριση των στοιχείων, ο Document Generator δημιουργεί ένα PDF συμβολαίου βασισμένο στα δεδομένα του πίνακα.
Αν ένα υποχρεωτικό έγγραφο δεν ανέβει εντός 48 ωρών, το σύστημα στέλνει αυτόματη υπενθύμιση στον υπάλληλο.
30 ημέρες μετά την πρόσληψη, το σύστημα δημιουργεί μια εργασία αξιολόγησης για τον άμεσο προϊστάμενο.
Η χρήση ασύνδετων αρχείων Excel και email οδηγεί σε οργανωτική ασάφεια και κινδύνους ασφαλείας. Οι σχεσιακοί περιορισμοί της QuintaDB διασφαλίζουν τη μακροπρόθεσμη ακεραιότητα των δεδομένων σας και την επιτυχία κάθε νέας πρόσληψης.
Κάθε αλλαγή στα στοιχεία του υπαλλήλου καταγράφεται για λόγους ασφαλείας και λογοδοσίας.
Οι νέοι υπάλληλοι μπορούν να ολοκληρώσουν το onboarding από το κινητό τους, οπουδήποτε και αν βρίσκονται.
Η AI της QuintaDB αναλύει τη φυσική περιγραφή της διαδικασίας σας και δημιουργεί αυτόματα τον σκελετό της βάσης δεδομένων, τις φόρμες και τα portals, τα οποία μπορείτε στη συνέχεια να προσαρμόσετε πλήρως.
Ναι, η AI παρέχει μόνο την αρχική δομή. Έχετε πλήρη έλεγχο για να προσθέσετε, να αφαιρέσετε ή να τροποποιήσετε πεδία, σχέσεις και κανόνες επικύρωσης ανά πάσα στιγμή.
Η QuintaDB χρησιμοποιεί προηγμένα πρωτόκολλα κρυπτογράφησης και σας επιτρέπει να ορίσετε λεπτομερή δικαιώματα πρόσβασης (Role-Based Access Control), διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τον GDPR.
Μέσω του API μας ή της εξαγωγής δεδομένων σε CSV/Excel, μπορείτε να τροφοδοτήσετε τα συστήματα μισθοδοσίας σας με έγκυρα και επικαιροποιημένα στοιχεία εργαζομένων.
Μπορείτε να δημιουργήσετε PDF έγγραφα και να χρησιμοποιήσετε πεδία υπογραφής στις φόρμες web για την επιβεβαίωση αποδοχής των πολιτικών της εταιρείας.
Μέσω ενός συνδεδεμένου πίνακα "Εξοπλισμός", μπορείτε να αναθέσετε laptops ή τηλέφωνα σε συγκεκριμένους υπαλλήλους και να παρακολουθείτε την κατάστασή τους.
Ναι, μέσω της Πύλης Υπαλλήλων (Portal), κάθε χρήστης έχει πρόσβαση σε ένα προσωπικό dashboard που δείχνει ποια στάδια εκπαίδευσης εκκρεμούν.
Το σύστημα της QuintaDB είναι εξαιρετικά επεκτάσιμο, υποστηρίζοντας από μικρές επιχειρήσεις έως μεγάλους οργανισμούς με χιλιάδες εγγραφές και καθημερινές ροές.
English