Werk begint zelden op een leeg vel papier. Het begint met een spreadsheet die onoverzichtelijk werd, een map vol facturen in PDF, een oud Access-bestand dat niemand meer openkrijgt, of een foto van een papieren formulier. QuintaDB leest al die bestanden in en maakt er een database van waarin u direct kunt zoeken, filteren, delen en samenwerken met uw team.
Importeer uw bestandDit is de route die de meesten kiezen. Upload een .xls, .xlsx, .csv of .txt-bestand en QuintaDB gebruikt de eerste rij als kolomnamen en elke rij daaronder als record. U hoeft niet eerst velden aan te maken: het bestand bepaalt de structuur en het bijbehorende formulier wordt automatisch opgebouwd.
Geëxporteerde bestanden zijn in de praktijk zelden perfect netjes opgemaakt. Daarom houdt de importfunctie rekening met rommel. Begint uw bestand met een bedrijfslogo, een rapporttitel of een paar lege regels vóór de feitelijke tabel? Dan herkent het systeem de werkelijke koprij. U ziet welke rij is gekozen en kunt desgewenst zelf een andere aanwijzen. Getallen, datums, weblinks en e-mailadressen worden direct herkend aan hun inhoud. Een kolom met datums blijft na import daardoor ook echt werken als datums: sorteerbaar, filterbaar en klaar voor weergave op een kalender.
Exports uit boekhoudprogramma's, ERP-software of voorraadbeheer werken net zo makkelijk. U hoeft het bestand niet eerst met de hand op te schonen; u uploadt gewoon wat het systeem heeft uitgegeven.
Niet elke tabel zit kant-en-klaar in een exportbestand. Sommige staan op papier, andere zitten vast in een systeem zonder exportknop, en weer andere ontvangt u als PDF van een leverancier.
Maak een foto van het document of neem een schermafbeelding van het scherm en upload de afbeelding. De tabel wordt rechtstreeks uit het beeld gelezen en klaargezet als rijen en kolommen die u kunt controleren en corrigeren vóór u iets opslaat. Dit werkt exact hetzelfde voor bestanden in PDF — zoals inkoopfacturen, prijslijsten, overzichten en rapporten — waar overtikken voorheen de enige optie was.
Twee factoren zorgen voor een goed resultaat: de volledige tabel moet in beeld staan en de tekst moet op ware grootte scherp leesbaar zijn. Een schuine foto van een halve pagina mist vaak de buitenste kolommen. Het uitlezen gebeurt op de achtergrond, dus u kunt intussen gewoon doorwerken.
Access-bestanden zijn beruchte doodlopende wegen. De database bevat vaak jaren aan waardevolle bedrijfshistorie, maar de originele pc is vervangen, de licentie is verlopen of het bestand opent simpelweg niet op een Mac.
Upload uw .mdb- of .accdb-bestand. U krijgt direct een overzicht van de aanwezige tabellen, kiest wat u nodig heeft, en elke tabel verschijnt netjes met de oorspronkelijke kolommen in uw project. Ook bestaande relaties gaan niet verloren: verwees de ene tabel naar de andere, dan wordt die koppeling opnieuw voor u gelegd. Zo blijft een bestelling altijd gekoppeld aan de bijbehorende klant.
Staat uw data al online? Dan hoeft u het niet eerst te downloaden. Plak gewoon een link naar een Google Sheets-document, een bestand in Google Drive of Dropbox, of een willekeurige URL die een bestand teruggeeft, en QuintaDB haalt het direct op.
U kunt een link bovendien doorlopend gesynchroniseerd houden. Schakel automatische verversing in en het bronbestand wordt volgens een vast schema opnieuw ingelezen. Zo blijft een spreadsheet die collega's dagelijks bijwerken synchroon lopen met uw database, zonder dat iemand er nog aan hoeft te denken om te exporteren. Zo verandert een gewone spreadsheet vanzelf in het handige invoerscherm van een compleet systeem.
Bases uit Airtable importeert u via de eigen koppeling van Airtable: u vult de link naar de base en een toegangstoken in, waarna de tabellen inclusief velden worden binnengehaald. Gekoppelde records tussen tabellen blijven daarbij behouden als werkende relaties, in plaats van platte tekst.
Een export uit Notion levert meestal een ZIP-bestand op. Kies bij het exporteren in Notion voor "Markdown & CSV" en upload het archief in zijn geheel. De tabellen erin worden tegelijk uitgepakt. Dit werkt net zo goed voor elke andere ZIP met meerdere spreadsheets.
Ook JSON-bestanden worden moeiteloos verwerkt. Handig voor exports uit andere webservices of data die via een API is aangeleverd.
Heeft u maar een klein beetje data? Dan is een bestand niet eens nodig: kopieer een selectie cellen uit een spreadsheet en plak ze rechtstreeks. Voor tien regels hoeft u geen export te draaien.
Er wordt niets definitief opgeslagen voordat u het heeft gezien. U krijgt altijd eerst een toewijzingsscherm: alle kolommen uit uw bronbestand links, en de doelvelden in QuintaDB rechts. Velden die overduidelijk overeenkomen worden automatisch gekoppeld; over de rest beslist u zelf. Elke kolom kan worden toegewezen aan een bestaand veld, een nieuw veld worden of helemaal worden overgeslagen — exports bevatten immers vaak kolommen die u niet gebruikt.
Verwijst de ene tabel naar de andere — zoals een order naar een klant, of een taak naar een project — dan ziet u vooraf exact hoeveel waarden matchen voordat de koppeling definitief wordt gemaakt. Bevat de doeltabel dubbele waarden, dan krijgt u een waarschuwing, zodat u weet dat de koppeling aan het eerste overeenkomstige record wordt gekoppeld.
Na afronding ziet u precies hoeveel records er zijn toegevoegd en of een kolom leeg is gebleven. Een lege kolom ligt vrijwel altijd aan de opmaak van het bestand — zoals een onverwachte extra regel boven de koppen of samengevoegde cellen. De melding legt dit helder uit, zodat u het bestand direct doelgericht kunt aanpassen zonder eindeloos te hoeven zoeken.
De meeste imports doet u niet eenmalig. Een prijslijst ontvangt u elke maand opnieuw, een verkoopoverzicht exporteert u wekelijks, en collega's blijven dezelfde lijst aanvullen.
Wijs een unieke sleutelkolom aan — zoals een ordernummer, artikelcode of e-mailadres — en bij een volgende import worden bestaande records netjes bijgewerkt in plaats van dubbel toegevoegd. Rijen die niet in het nieuwe bestand staan, blijven onaangeroerd. Zo kunt u met een gerust hart periodiek opnieuw importeren. Het is verstandig dit direct bij de allereerste import in te stellen, nog vóór er dubbele invoer kan ontstaan.
Volgt u liever een handleiding met duidelijke voorbeelden? Onze uitgebreide handleiding toont het complete traject van ruw bestand tot werkende online database: hoe u Excel- en CSV-bestanden importeert naar een online database.
U hoeft geen aparte software te installeren en geen speciale importmodules aan te schaffen. Maak een project aan, klik op Import en upload wat u heeft liggen: een spreadsheet, een oude database of een foto van een document. Wat u overhoudt is geen kopie van een bestand, maar een volwaardige database met eigen webformulieren, rechtenbeheer en relaties, direct klaar voor gebruik door uw medewerkers en klanten.
Kant-en-klare structuren die u aanpast aan uw proces.