Centraliseer uw personeelsgegevens, automatiseer verlofaanvragen en beheer documenten veilig in een op maat gemaakte database.
Probeer QuintaDB gratisPersoneelsbeheer vereist nauwkeurigheid en structuur. Veel organisaties worstelen met verspreide Excel-bestanden, handmatige verlofberekeningen en onveilige opslag van gevoelige documenten. Dit leidt tot fouten in de salarisadministratie, trage goedkeuringsprocessen en een gebrek aan overzicht voor zowel managers als medewerkers.
Met een gecentraliseerd systeem lost u deze problemen op. Door alle gegevens op één plek te bewaren, creëert u een betrouwbare bron van waarheid. Dit vermindert de administratieve druk op uw HR-afdeling en zorgt ervoor dat u voldoet aan de privacywetgeving rondom de verwerking van persoonsgegevens.
Met onze online database builder ontwerpt u een structuur die exact aansluit bij uw organisatie. U bepaalt zelf welke velden u registreert, zoals contactgegevens, contracttypes, salarisschalen, afdelingen en noodcontacten. U kunt eenvoudig relaties leggen tussen verschillende tabellen, bijvoorbeeld om medewerkers te koppelen aan specifieke projecten of managers.
De database groeit mee met uw organisatie. Of u nu tien of duizenden records beheert, de zoek- en filterfuncties zorgen ervoor dat u binnen enkele seconden de juiste informatie vindt. U kunt velden op elk gewenst moment toevoegen of aanpassen zonder dat dit de bestaande gegevens verstoort.
Fouten bij de invoer van gegevens kunnen grote gevolgen hebben. Door gebruik te maken van onze online form builder maakt u intuïtieve invoerformulieren voor nieuwe medewerkers, declaraties of adreswijzigingen. U kunt verplichte velden instellen, datumnotaties afdwingen en keuzemenu's gebruiken om de datakwaliteit te waarborgen.
Deze formulieren kunnen intern worden gebruikt door uw HR-team, of extern worden gedeeld met sollicitanten. De ingevoerde gegevens worden direct en veilig opgeslagen in uw centrale database, klaar voor verdere verwerking en goedkeuring.
Personeelsgegevens zijn uiterst vertrouwelijk. Daarom is het essentieel dat niet iedereen toegang heeft till alle informatie. Via onze customer portals kunt u specifieke rollen definiëren voor medewerkers, teamleiders en HR-managers. U bepaalt tot op veldniveau wie gegevens mag bekijken, bewerken of verwijderen.
Een medewerker kan bijvoorbeeld alleen zijn eigen adresgegevens en verlofsaldo inzien en wijzigen. Een teamleider kan de verlofaanvragen van zijn teamleden goedkeuren, terwijl de HR-manager volledige toegang heeft tot alle contracten en salarisgegevens. Dit garandeert een veilige en AVG-conforme werkomgeving.
Handmatige herinneringen voor contractverlengingen of verjaardagen behoren tot het verleden. Met business automation stelt u automatische triggers in op basis van datums of statuswijzigingen. Wanneer een medewerker een verlofaanvraag indient, ontvangt de manager direct een e-mail of notificatie om deze goed te keuren.
U kunt ook herinneringen instellen voor periodieke beoordelingen, het verlopen van certificaten of de einddatum van een proeftijd. Dit zorgt ervoor dat er nooit meer een belangrijke deadline over het hoofd wordt gezien en dat processen vloeiend verlopen.
Een compleet personeelsdossier bevat naast gestructureerde data ook documenten zoals arbeidsovereenkomsten, identiteitsbewijzen, diploma's en functioneringsverslagen. In uw database kunt u bestandsupload-velden toevoegen om deze documenten rechtstreeks aan het profiel van de medewerker te koppelen.
Dit voorkomt dat documenten rondslingeren in mailboxen of op lokale harde schijven. Dankzij de strikte toegangsrechten zijn deze documenten alleen inzichtelijk voor geautoriseerde personen, wat de veiligheid van gevoelige persoonsgegevens aanzienlijk verhoogt.
Het beheren van vakantiedagen, ziekteverzuim en persoonlijk verlof kan complex zijn. Binnen het platform bouwt u een module waarin medewerkers eenvoudig hun verlof kunnen aanvragen. Het systeem berekent automatisch het resterende verlofsaldo op basis van de goedgekeurde aanvragen en het contractuele recht.
Managers hebben in één oogopslag overzicht over de bezetting binnen hun team. Dit voorkomt onderbezetting tijdens vakantieperiodes en zorgt voor een transparante communicatie tussen werkgever en werknemer over de opgebouwde en opgenomen uren.
Data is pas waardevol als u er inzichten uit kunt halen. Met onze charts and dashboards genereert u in real-time visuele rapportages over uw personeelsbestand. Denk aan grafieken over het verlooppercentage, de verdeling van contracttypes, de gemiddelde leeftijd binnen afdelingen of het ziekteverzuim.
Deze dashboards helpen het management bij het nemen van strategische beslissingen. U kunt rapporten exporteren of delen met belanghebbenden, zodat iedereen altijd beschikt over de meest actuele en accurate HR-statistieken.
Om de operationele continuïteit te waarborgen, is een visuele planning onmisbaar. Door gebruik te maken van de online calendar application synchroniseert u alle goedgekeurde verlofdagen en afwezigheden naar een centrale kalender. Zo ziet iedereen direct wie wanneer aanwezig is.
U kunt verschillende kalenderweergaven instellen per afdeling of projectgroep. Dit vereenvoudigt het plannen van vergaderingen, projectdeadlines en ploegendiensten, omdat u direct rekening kunt houden met de beschikbaarheid van uw teamleden.
De overstap naar een nieuw systeem hoeft niet tijdrovend te zijn. U kunt uw bestaande medewerkerslijsten eenvoudig importeren vanuit Excel- of CSV-bestanden. Het platform herkent de kolommen en zet deze om in gestructureerde databasevelden, zodat u binnen enkele minuten operationeel bent.
Daarnaast kunt u alle opgeslagen gegevens op elk gewenst moment exporteren. Dit is handig voor het aanleveren van gegevens aan de externe salarisadministratie of voor het maken van back-ups. U behoudt altijd de volledige controle en het eigendom over uw eigen data.
Medewerkers werken tegenwoordig overal: op kantoor, thuis of onderweg. Onze applications zijn volledig responsief en werken uitstekend op smartphones en tablets. Medewerkers kunnen via hun mobiele telefoon snel een verlofaanvraag indienen, hun loonstrook inzien of contactgegevens van een collega opzoeken.
Dit verhoogt de betrokkenheid van medewerkers en zorgt ervoor dat HR-processen niet stil komen te liggen wanneer mensen niet achter hun bureau zitten. De mobiele interface is intuïtief en vereist geen technische training.
Een HR-systeem staat zelden op zichzelf. Om dubbele invoer te voorkomen, kunt u gebruikmaken van onze API om QuintaDB te koppelen aan uw bestaande boekhoudsoftware, urenregistratiesystemen of Active Directory voor gebruikersbeheer. Hiermee automatiseert u de gegevensstroom tussen verschillende applicaties.
U kunt ook webhooks instellen om externe systemen direct op de hoogte te stellen wanneer er een nieuwe medewerker wordt toegevoegd of wanneer een contractstatus wijzigt. Dit zorgt voor een naadloze integratie binnen uw IT-landschap.
Of u nu een start-up bent of een gevestigde onderneming, ons platform biedt flexibele tarieven die meegroeien met uw behoeften. Op onze pricing pagina vindt u een overzicht van de verschillende abonnementen. U betaalt alleen voor de functionaliteiten en opslagcapaciteit die u daadwerkelijk gebruikt.
Er zijn geen verborgen kosten of langdurige contracten. U kunt uw abonnement op elk moment upgraden of downgraden naarmate uw personeelsbestand krimpt of groeit. Dit maakt het platform een kosteneffectieve oplossing voor elke organisatie.
Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over het inrichten van uw personeelsdatabase. Voor meer gedetailleerde handleidingen kunt u terecht op onze FAQ pagina of contact opnemen met onze support afdeling.
Kant-en-klare structuren die u aanpast aan uw proces.
