Beheer uw bedrijfsprocessen, voorraden, klantrelaties en facturatie in één centraal databaseplatform zonder complexe programmeercode.
Start nu gratisKleine en middelgrote ondernemingen lopen vaak tegen dezelfde operationele muren op wanneer ze groeien. Gegevens raken verspreid over tientallen losse spreadsheets, e-mails en papieren documenten. Dit gebrek aan centralisatie leidt tot fouten in de voorraadadministratie, vertraagde leveringen en miscommunicatie tussen afdelingen. Zonder een eenduidig systeem is het onmogelijk om snel beslissingen te nemen op basis van actuele cijfers.
Traditionele ERP-systemen zijn echter vaak ontworpen voor grote multinationals. Ze vereisen langdurige implementatietrajecten, dure externe consultants en ingewikkelde programmeercode om aanpassingen door te voeren. Voor een flexibel MKB-bedrijf is dit zelden een haalbare kaart. Er is behoefte aan een systeem dat direct operationeel is, meegroeit met de organisatie en eenvoudig door de eigen medewerkers kan worden beheerd en aangepast.
Met onze online database builder legt u de basis voor uw eigen ERP-systeem. U definieert zelf de tabellen die uw bedrijfsvoering weerspiegelen, zoals klanten, leveranciers, producten, orders en facturen. Elk record bevat specifieke velden die u zelf configureert, variërend van tekstvelden en numerieke waarden tot bestandsuploads en datums.
Het leggen van relaties tussen deze tabellen is cruciaal voor een goed functionerend ERP. U koppelt eenvoudig een klantrecord aan meerdere orderrecords (een één-op-veel-relatie) of verbindt producten aan specifieke leveranciers. Hierdoor ontstaat een relationele database waarin alle gegevens met elkaar verbonden zijn. Dit voorkomt dubbele invoer en zorgt ervoor dat u met één klik de volledige geschiedenis van een klant of product kunt inzien.
Een database is slechts zo betrouwbaar als de gegevens die erin worden ingevoerd. Met de online form builder ontwerpt u gebruiksvriendelijke invoerformulieren voor uw medewerkers. U kunt invoervelden verplicht stellen, datatypes valideren en dropdown-menu's gebruiken om invoerfouten tot een minimum te beperken. Dit zorgt voor een consistente datakwaliteit over de gehele organisatie.
De formulieren kunnen zo worden geconfigureerd dat ze zich aanpassen aan de context. U kunt bijvoorbeeld voorwaardelijke logica toepassen, waarbij bepaalde velden pas verschijnen wanneer een specifieke optie is geselecteerd. Dit maakt het invoeren van complexe orders of technische specificaties eenvoudig en overzichtelijk voor uw team, ongeacht hun technische achtergrond.
Binnen een ERP-systeem is het essentieel dat medewerkers alleen toegang hebben tot de gegevens die relevant zijn voor hun functie. Ons platform biedt uitgebreide mogelijkheden voor rolgebaseerd toegangsbeheer. U kunt specifieke rollen aanmaken, zoals magazijnmedewerker, verkoopadviseur, boekhouder of administrator, en per rol bepalen welke tabellen en velden zij mogen inzien, bewerken of verwijderen.
Dit zorgt niet alleen voor een betere beveiliging van gevoelige bedrijfsgegevens, maar vereenvoudigt ook de gebruikersinterface voor uw medewerkers. Een magazijnmedewerker ziet bijvoorbeeld alleen de actuele voorraad en inkomende zendingen, terwijl de financiële administratie toegang heeft tot de facturatiemodules en omzetrapportages. Dit minimaliseert afleiding en verhoogt de operationele efficiëntie.
Een modern ERP-systeem moet niet alleen gegevens opslaan, maar ook actief bijdragen aan de voortgang van processen. Via business automation kunt u automatische workflows en notificaties instellen. Wanneer een nieuwe order wordt geplaatst, kan het systeem automatisch een e-mail sturen naar het magazijn om de verzending voor te bereiden.
U kunt ook drempelwaarden instellen voor uw voorraadbeheer. Zodra de voorraad van een specifiek product onder een bepaald niveau zakt, ontvangt de inkoopafdeling direct een automatische waarschuwing. Dit voorkomt dat u 'nee' moet verkopen aan uw klanten en zorgt voor een gestroomlijnde toeleveringsketen zonder handmatige controlelijsten.
Het handmatig opstellen van offertes, pakbonnen en facturen kost veel tijd en is foutgevoelig. Binnen het ERP-systeem kunt u sjablonen uploaden en deze automatisch laten vullen met gegevens uit uw database. Met één druk op de knop genereert u een professionele PDF-factuur met de juiste klantgegevens, productregels, prijzen en btw-berekeningen.
Deze documenten kunnen direct vanuit het systeem naar de klant worden gemaild. De gegenereerde bestanden worden automatisch opgeslagen bij het betreffende klant- of orderrecord, zodat u altijd een sluitend archief heeft. Dit versnelt de administratieve afhandeling en zorgt voor een professionele uitstraling naar uw klanten en leveranciers.
Om uw onderneming effectief te sturen, heeft u betrouwbare managementinformatie nodig. Met de module voor charts and dashboards vertaalt u ruwe data naar visuele rapportages. U kunt staafdiagrammen, lijngrafieken en cirkeldiagrammen maken om de omzetontwikkeling, de prestaties van uw verkoopteam of de hardlopers in uw assortiment te analyseren.
Deze dashboards zijn interactief en worden in realtime bijgewerkt zodra er nieuwe gegevens in de database worden ingevoerd. U kunt filters toepassen op basis van datums, productcategorieën of klantsegmenten om dieper in de cijfers te duiken. Dit stelt u in staat om trends vroegtijdig te signaleren en uw bedrijfsstrategie tijdig bij te sturen.
Tijdige levering en strakke planningen zijn essentieel voor de klanttevredenheid. Door gebruik te maken van de online calendar application integreert u een visuele planning in uw ERP-systeem. U kunt leveringsdata, installatieafspraken of projectdeadlines direct op een kalender weergeven.
Medewerkers kunnen taken naar andere dagen slepen om de planning aan te passen, waarbij de onderliggende database-records automatisch worden bijgewerkt. Dit zorgt voor een duidelijke synchronisatie tussen de operationele planning en de administratie, waardoor dubbele boekingen en gemiste deadlines definitief tot het verleden behoren.
De overstap naar een nieuw ERP-systeem mag niet betekenen dat u uw historische gegevens verliest. Ons platform ondersteunt de import van bestaande gegevens via CSV- en Excel-bestanden. U kunt uw bestaande klantenlijsten, productcatalogi en historische orders eenvoudig uploaden en direct koppelen aan de nieuwe database-structuur.
Daarnaast is het exporteren van gegevens net zo eenvoudig. Of u nu een back-up wilt maken, gegevens wilt delen met een externe accountant of een specifieke analyse wilt uitvoeren in een spreadsheetprogramma; met een paar klikken exporteert u de gewenste selectie naar een gangbaar bestandsformaat. Dit garandeert dat uw data altijd uw eigendom blijft en flexibel inzetbaar is.
Een modern ERP-systeem stopt niet bij de muren van uw kantoor. Medewerkers in het magazijn of onderweg in de buitendienst hebben behoefte aan mobiele toegang tot de database. De via ons platform gebouwde applications zijn volledig responsive en functioneren uitstekend op smartphones en tablets.
Buitendienstmedewerkers kunnen ter plaatse bij de klant een servicerapport invullen, foto's uploaden van de opgeleverde installatie of direct een handtekening voor akkoord registreren. Magazijnmedewerkers kunnen via hun mobiele apparaat de voorraadstatus bijwerken terwijl ze fysiek bij de schappen staan. Dit verhoogt de snelheid van werken en voorkomt dat administratie blijft liggen tot het einde van de werkdag.
Verbeter de klantrelatie door uw klanten directe toegang te geven tot hun eigen gegevens. Met customer portals creëert u een beveiligde omgeving waar klanten kunnen inloggen. Hier kunnen zij de status van hun lopende bestellingen bekijken, historische facturen downloaden of direct een nieuwe aanvraag indienen.
Dit vermindert de druk op uw klantenservice aanzienlijk, omdat klanten niet meer hoeven te bellen of mailen voor eenvoudige statusupdates. Mocht er toch een vraag zijn, dan kunnen klanten via het portaal direct een ticket aanmaken dat gekoppeld is aan hun klantprofiel, waarna uw team via de support-omgeving snel en adequaat kan reageren.
Een ERP-systeem functioneert het beste wanneer het naadloos samenwerkt met de andere software die u binnen uw bedrijf gebruikt. Via onze uitgebreide API kunt u QuintaDB koppelen aan externe systemen, zoals uw boekhoudpakket, webshop of verzendpartner. Dit maakt een automatische gegevensuitwisseling mogelijk zonder handmatige tussenkomst.
Webhooks zorgen ervoor dat acties in QuintaDB direct een actie in een ander systeem triggeren, en vice versa. Hierdoor blijft uw voorraadinformatie in de webshop altijd synchroon met de fysieke voorraad in uw ERP-database, en worden geplaatste bestellingen direct verwerkt in uw administratie.
Als MKB-bedrijf wilt u niet betalen voor functies die u niet gebruikt, of vastzitten aan langdurige, dure contracten. Onze flexibele pricing stelt u in staat om klein te beginnen en op te schalen naarmate uw bedrijf groeit. U betaalt op basis van het aantal records, gebruikers en de benodigde opslagruimte.
Omdat u het systeem zelf kunt aanpassen en uitbreiden zonder dat u daarvoor programmeurs hoeft in te huren, blijven de totale eigendomskosten (TCO) extreem laag. U behoudt de volledige controle over uw budget en uw systeem, waardoor u snel kunt inspelen op veranderingen in de markt.
Hieronder vindt u antwoorden op de meest gestelde technische en operationele vragen over het bouwen van een ERP-systeem met QuintaDB. Voor aanvullende vragen kunt u altijd terecht op onze FAQ-pagina of deelnemen aan de discussies op onze forums.
Kant-en-klare structuren die u aanpast aan uw proces.