Beheer uw evenementen, registraties en ticketverkoop in één flexibel no-code platform. Automatiseer uw workflows en behoud het overzicht.
Start Nu GratisHet organiseren van evenementen, conferenties of workshops brengt een grote hoeveelheid administratief werk met zich mee. Organisatoren lopen vaak vast in een wirwar van losse spreadsheets, handmatige e-mailbevestigingen en onoverzichtelijke betalingslijsten. Dit handmatige proces vergroot de kans op fouten, zoals dubbele boekingen, verloren registraties en miscommunicatie met deelnemers.
Zonder een centraal systeem is het vrijwel onmogelijk om realtime inzicht te hebben in het aantal verkochte tickets en de beschikbare capaciteit. Dit leidt tot operationele inefficiëntie en een gefrustreerde klantervaring. Een gestructureerde, geautomatiseerde aanpak is essentieel om de registratieprocedure soepel te laten verlopen en de administratieve druk te verlagen.
Met onze online database builder creëert u een solide basis voor al uw evenementgegevens. In plaats van losse tabellen koppelt u verschillende databestanden aan elkaar. Zo verbindt u de tabel 'Evenementen' eenvoudig met 'Deelnemers', 'Betalingen' en 'Sprekers'. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens consistent blijven en direct opvraagbaar zijn.
U kunt specifieke veldtypen definiëren, zoals datums, unieke ticketnummers, statusvelden en relaties tussen tabellen. Hierdoor bouwt u een schaalbaar systeem dat meegroeit met de omvang van uw organisatie. Elke boeking wordt direct gekoppeld aan de juiste klant en het juiste tijdslot, zonder risico op data-inconsistentie.
Een succesvolle registratie begint met een gebruiksvriendelijk aanmeldformulier. Via onze online form builder ontwerpt u formulieren die exact aansluiten op de behoeften van uw evenement. Of u nu basisgegevens zoals naam en e-mailadres nodig heeft, of specifieke informatie zoals dieetwensen, T-shirtmaten en documentuploads.
De formulieren kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in uw eigen website of worden gedeeld via een directe link, waardoor de drempel voor deelnemers om zich aan te melden minimaal is.
Niet iedereen binnen uw organisatie heeft dezelfde schrijfrechten of toegang tot gevoelige gegevens nodig. Met onze customer portals kunt u specifieke rollen en rechten toewijzen aan verschillende gebruikersgroepen. Zo kunt u uw evenementenbeheerders volledige toegang geven, terwijl uw receptionisten op locatie alleen de gastenlijst mogen inzien en bewerken.
Deelnemers kunnen via hun eigen portaal hun boeking bekijken, hun gegevens wijzigen of hun ticket opnieuw downloaden. Dit vermindert het aantal ondersteuningsvragen drastisch en geeft uw klanten de controle over hun eigen registratieproces, binnen een veilige en afgeschermde omgeving.
Handmatige bevestigingen behoren tot het verleden. Dankzij business automation kunt u triggers instellen die direct reageren op acties van gebruikers. Zodra een deelnemer het registratieformulier invult, verstuurt het systeem automatisch een gepersonaliseerde bevestigingsmail met de details van de boeking.
U kunt ook automatische herinneringen instellen die een aantal dagen voor het evenement worden verzonden. Mocht een betaling niet tijdig zijn ontvangen, dan kan het systeem automatisch een betalingsherinnering sturen en de status van de boeking bijwerken naar 'wachtend', zonder dat u hier handmatig naar om hoeft te kijken.
Bij een professionele registratie hoort een officieel toegangsbewijs. Ons platform stelt u in staat om automatisch PDF-documenten te genereren op basis van de ingevoerde databasegegevens. Zodra een boeking is voltooid, wordt er een gepersonaliseerd ticket of een factuur gegenereerd en als bijlage met de bevestigingsmail meegestuurd.
U kunt deze documenten volledig personaliseren met uw eigen logo, huisstijl en specifieke evenementinformatie. Ook het genereren van unieke barcodes of QR-codes op de tickets is mogelijk, wat de toegangscontrole tijdens de dag van het evenement aanzienlijk versnelt en professionaliseert.
Om strategische beslissingen te kunnen nemen, heeft u direct inzicht nodig in de prestaties van uw evenementen. Met de module voor charts and dashboards visualiseert u uw registratiedata in realtime. Volg de dagelijkse ticketverkoop, analyseer welke workshops het populairst zijn en bekijk de totale omzet in overzichtelijke grafieken.
Deze dashboards kunnen worden gedeeld met belanghebbenden of intern worden gebruikt om de voortgang te bewaken. Door trends vroegtijdig te signaleren, kunt u uw marketingcampagnes of capaciteitsplanning tijdig aanpassen om het succes van uw evenement te maximaliseren.
Presenteer uw evenementen op een overzichtelijke en interactieve manier aan uw doelgroep. Met de online calendar application genereert u automatisch een kalenderweergave op basis van de datums in uw database. Bezoekers kunnen direct zien welke evenementen gepland staan en doorklikken om te boeken.
De kalender kan eenvoudig worden gefilterd op categorie, locatie of beschikbaarheid. Omdat de kalender rechtstreeks is gekoppeld aan uw centrale database, worden wijzigingen in datums of volgeboekte evenementen direct en automatisch bijgewerkt op uw website.
Heeft u al een bestaande lijst met deelnemers of evenementen in Excel of CSV? U kunt deze gegevens binnen enkele seconden importeren in uw nieuwe online database. Dit voorkomt dat u handmatig gegevens moet overtypen en zorgt voor een snelle overstap naar ons platform.
Daarnaast kunt u alle opgeslagen gegevens op elk gewenst moment exporteren. Of u nu een presentielijst nodig heeft voor de trainers op locatie, of een financieel overzicht voor uw boekhouding, met de exportfunctionaliteit beschikt u altijd over de juiste bestanden in het gewenste formaat.
Zowel uw registratieformulieren als uw beheeromgeving zijn volledig geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. Dit betekent dat deelnemers zich eenvoudig via hun smartphone kunnen aanmelden en betalen. Voor uw medewerkers op locatie is de mobiele interface een krachtig hulpmiddel om de toegang te beheren.
Tijdens de inloop van het evenement kunnen medewerkers via hun tablet of smartphone de gastenlijst raadplegen en aanwezigen handmatig inchecken. Dit zorgt voor een snelle doorstroom bij de entree en voorkomt lange wachtrijen, wat bijdraagt aan een positieve eerste indruk van uw evenement.
Een boekingssysteem staat zelden op zichzelf. Om uw processen nog verder te stroomlijnen, biedt ons platform uitgebreide integratiemogelijkheden via de API. Hiermee koppelt u uw evenementendatabase moeiteloos aan externe systemen, zoals uw favoriete e-mailmarketingtool, CRM-software of boekhoudpakket.
Dankzij deze koppelingen worden nieuwe deelnemers automatisch toegevoegd aan uw nieuwsbrieflijst of wordt er direct een conceptfactuur aangemaakt in uw boekhoudprogramma. Dit elimineert handmatige data-overdracht en zorgt voor een naadloze samenwerking tussen al uw bedrijfssystemen.
U hoeft niet vanaf nul te beginnen. Binnen onze sectie met applicaties vindt u diverse kant-en-klare sjablonen die specifiek zijn ontworpen voor evenementenbeheer en online boekingen. Deze sjablonen bevatten al de benodigde tabellen, formulieren en kalenders die u direct kunt gebruiken.
U kunt deze sjablonen vervolgens volledig aanpassen aan uw eigen specifieke wensen. Voeg extra velden toe, wijzig de lay-out van de formulieren of pas de automatische e-mails aan. Dit biedt u de perfecte balans tussen een snelle start en volledige flexibiliteit in het ontwerp van uw systeem.
We begrijpen dat het bouwen van een eigen boekingssysteem vragen kan oproepen. Daarom bieden we uitgebreide hulpmiddelen om u te begeleiden. In onze FAQ vindt u antwoorden op veelvoorkomende vragen over het configureren van uw database, het instellen van notificaties en het beheren van gebruikersrechten.
Mocht u er toch niet helemaal uitkomen, dan staat onze support klaar om u te helpen. Via onze chat kunt u direct in contact komen met onze technische experts die u kunnen ondersteunen bij het inrichten van uw formulieren, workflows en databasekoppelingen.
Hoe kan ik betalingen integreren in mijn registratieformulieren?
U kunt betalingsvelden toevoegen aan uw formulieren via onze formulierbouwer. Hiermee koppelt u populaire betalingsproviders, zodat deelnemers direct tijdens het registreren kunnen afrekenen. De status van de boeking wordt na een succesvolle betaling automatisch bijgewerkt in uw database.
Is er een limiet aan het aantal evenementen of registraties dat ik kan beheren?
De limieten zijn afhankelijk van het gekozen abonnement. We bieden verschillende pakketten aan die passen bij zowel kleine organisaties als grote ondernemingen met tienduizenden registraties per jaar. Bekijk onze pricing pagina voor een actueel overzicht van de tarieven en limieten.
Kan ik de toegang tot de database beperken voor externe partners?
Ja, met behulp van onze portalen kunt u specifieke inloggegevens aanmaken voor externe partners of locatiemanagers. U bepaalt zelf welke tabellen en records zij mogen inzien of bewerken, zodat uw gevoelige gegevens altijd optimaal beschermd blijven.
Kant-en-klare structuren die u aanpast aan uw proces.
