Jak stworzyć bazę danych online, importując dane z plików Excel i CSV

QuintaDB przedstawia system importu danych z plików Excel i CSV.

Więcej niż arkusze: nowe formaty i wygodniejszy import

Od czasu publikacji tego artykułu sporo się zmieniło. Choć klasyczna baza danych Excel oraz pliki CSV nadal stanowią fundament wielu zestawień, dane często trafiają do nas w znacznie mniej uporządkowanej postaci. Rozbudowaliśmy więc mechanizm importu tak, aby radził sobie z dokumentami, które do tej pory wymagały ręcznego przepisywania rubryka po rubryce.

Obecnie bez problemu przeniesiesz do aplikacji informacje z zupełnie nowych źródeł:

• Zdjęcie lub zrzut ekranu tabeli – wystarczy wgrać fotografię papierowego formularza albo okna ze starego programu; system odczytuje dane w tle, a Ty sprawdzasz przypisanie kolumn przed zatwierdzeniem zmian.
• Pliki PDF – szybko wyciągniesz tabele z faktur, cenników i gotowych raportów.
• Bazy Microsoft Access (.mdb, .accdb) – wskazujesz konkretne tabele, a aplikacja przenosi je wraz z zachowaniem ich struktury.
• Eksporty z programów księgowych – zbędne nagłówki, puste wiersze czy tytuły raportu na początku pliku są pomijane, a właściwy wiersz z nazwami kolumn wykrywany automatycznie.

Zadbaliśmy też o bezpieczeństwo powtarzalnych operacji. Jeśli wgrywasz to samo zestawienie po raz kolejny, nie musisz obawiać się bałaganu. Wystarczy wskazać kolumnę z unikalnym kluczem, a system zaktualizuje istniejące już rekordy lub pominie duplikaty, dopisując jedynie nowe pozycje.

Korzystanie z QuintaDB-kreator bazy danych online, można tworzyć bazy danych Excel Online. Przejdź z bazy danych programu Excel do bazy danych online w ciągu zaledwie kilku minut i kilka kliknięć myszką.

Import programu Excel do bazy danych QuintaDB

Utwórz plik Excel z danymi;

Po rejestracji utwórz projekt i kliknij "Importuj dane".

QuintaDB utworzy formularz, w którym pola będą nazywane tak jak kolumny w programie Excel.

QuintaDB nie importuje nie wszystkie typy pól. Dlatego natychmiast po zaimportowaniu przejdź do menu "Kreator formularzy" i zaktualizuj typy pól (kolumn).

Po utworzeniu bazy danych w programie QuintaDB można dodawać i edytować rekordy w bazie danych przy użyciu importowania danych z programu Excel.

Przejdź do menu Rekordy i kliknij link Importuj. Następnie wybierz żądany plik i pobierz go.

Nie zapominaj, że nazwy pól muszą być ściśle takie same podczas dodawania nowych rekordów. Jeśli plik zawiera kolumnę, której nie ma w bazie danych QuintaDB, system utworzy nowe pole wraz z danymi.

Oprócz dodawania nowych rekordów można również zaktualizować istniejące dane. W tym celu należy podać klucz. Kluczem jest kolumna (pole) bazy danych z unikalnymi wartościami.

Podczas importowania system porównuje zawartość kolumny importowanego pliku z istniejącą bazą danych. Jeśli są podobne, rekord jest aktualizowany. Jeśli nie, system doda nowe rekordy.

Import CSV do bazy danych QuintaDB.

Jeśli Twoje dane są zapisywane w pliku CSV, możesz łatwo importować je do bazy danych QuintaDB. Sekwencja działań jest taka sama, jak podczas importowania z programu Excel (patrz zrzuty ekranu). Jedyną rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę jest format tego pliku.

Dane powinny być w formie:

75281,676, A541, Mirosław Mściwoj, Warszawa, Rosja. Oznacza to, że wartości muszą być oddzielone przecinkiem.

Jeśli dane będą w postaci:

75281; 676;A541;Mirosław Mściwoj; Warszawa; Polska - wtedy system nie będzie w stanie importować takiego pliku.

Kodowanie: UTF-8.

Korzystając z funkcji importu, nie zapominaj, że podczas importowania do bazy danych nieuwzględniane są reguły walidacji określone w formularzu, a do importowanych rekordów nie podlegają reguły określone za pomocą modułu komunikacyjnego.

Pamiętaj, że zawsze możesz wyeksportować bazę danych z powrotem do programu Excel.