Przenieś dane ze zdjęć tabel, faktur PDF, baz Microsoft Access, Google Sheets, Airtable czy Notion. Kolejny import automatycznie zapobiega duplikatom.
Najtrudniejszym etapem wdrożenia nowego systemu bywa przeniesienie tego, co już zgromadziliśmy. Teraz nie musisz przygotowywać idealnego arkusza: QuintaDB odczyta dane ze zdjęcia papierowego rejestru, faktury PDF, eksportu z programu księgowego, a nawet ze starej bazy Microsoft Access.
Kiedy firma zmienia oprogramowanie, dane rzadko bywają uporządkowane. Część tkwi w plikach Excel, część w zeszycie na biurku, a reszta w systemie sprzed dekady. Do tej pory wszystko trzeba było mozolnie przepisywać do jednej tabeli — i to na tym etapie większość projektów stawała w miejscu. Teraz mechanizm importu przyjmuje dane dokładnie w takiej postaci, w jakiej je masz.
Wystarczy zrobić zdjęcie papierowego formularza, karty zamówienia lub ekranu starej aplikacji i wgrać je w formularzu importu. QuintaDB rozpozna wiersze oraz kolumny, a następnie wyświetli podgląd mapowania pól zanim cokolwiek zostanie zapisane. Widzisz dokładnie, dokąd trafi każda wartość, i możesz nanieść poprawki.
Rozpoznawanie działa w tle, więc duży plik graficzny czy wielostronicowy dokument nie blokują Twojej przeglądarki — możesz zająć się innymi zadaniami. O powodzeniu decydują dwa czynniki: tabela musi mieścić się w całości w kadrze, a tekst powinien być wyraźny i czytelny w pełnym rozmiarze. Zdjęcie zrobione pod kątem lub ucinające fragment arkusza może pominąć skrajne kolumny.
Fotografia papierowego dokumentu, zrzut ekranu innego programu czy faktura PDF. System wykrywa w nich układ tabeli i sugeruje kolumny.
Zestawienia z programów finansowo-księgowych często zaczynają się od nagłówków raportu i pustych linii. System sam odnajduje właściwy wiersz z nazwami kolumn.
Pliki .mdb oraz .accdb, baza Airtable pobierana przez link czy eksport z Notion w archiwum — wszystko przenosi się z zachowaniem struktury.
Jeśli Twoje dane przez lata spoczywały w pliku .mdb lub .accdb, teraz wgrasz go bezpośrednio. QuintaDB wyświetli listę tabel zawartych w bazie: wybierasz potrzebne z nich, a one zostają przeniesione wraz z całą strukturą pól. Relacje zdefiniowane w pliku źródłowym również zostają zachowane — tam, gdzie jedna tabela odwoływała się do innej, pojawi się propozycja powiązania, aby zamówienie nadal wskazywało właściwego klienta.
To częsty scenariusz przy migracji z oprogramowania desktopowego: dane są cenne, ale dostęp do nich jest ograniczony do jednego komputera z licencją Access. Po imporcie zyskujesz bazę w chmurze — z dostępem dla współpracowników, gotowymi formularzami i portalem dla klientów.
Gdy zestawienie znajduje się już w sieci, nie musisz pobierać pliku na dysk, by wysłać go ponownie. Wklej bezpośredni link do dokumentu Google Sheets, pliku w Google Drive, Dropbox lub pod dowolny adres URL udostępniający plik — system pobierze go samoczynnie.
Takie połączenie może działać stale. Włącz automatyczną synchronizację, a plik będzie odczytywany według ustalonego harmonogramu. Dzięki temu arkusz edytowany codziennie przez zespół pozostaje w bazie zawsze aktualny, bez konieczności pamiętania o kolejnych eksportach. Na tym polega różnica między jednorazowym przeniesieniem a bazą, która stale i płynnie współpracuje z firmowymi arkuszami.
Struktury z Airtable przeniesiesz bezpośrednio: podajesz adres bazy oraz token dostępu, a tabele wczytują się wraz z polami. Istniejące relacje między rekordami zostają zachowane i nie zamieniają się w zwykły tekst.
Eksport z Notion wgrywa się jako archiwum — wybierz przy eksporcie format „Markdown & CSV” i prześlij całą paczkę: zawarte w niej tabele zostaną rozpakowane i zaimportowane równocześnie. Dokładnie tak samo działa dowolny plik ZIP z zestawem tabel. Obsługiwany jest również format JSON, co pozwala wygodnie wczytać eksporty z innych platform oraz odpowiedzi z zewnętrznych API.
W przypadku drobnych zestawień nie trzeba nawet tworzyć pliku: wystarczy skopiować komórki do schowka i wkleić je w oknie importu. Kilkanaście wierszy nie wymaga przecież czasochłonnego przygotowywania osobnego pliku.
Żaden wpis nie trafi do bazy bez Twojej akceptacji. Po przesłaniu danych pojawia się ekran dopasowania: po lewej stronie kolumny z Twojego źródła, po prawej — docelowe pola w QuintaDB. Oczywiste dopasowania system konfiguruje automatycznie, a reszta czeka na zatwierdzenie. Każdą kolumnę możesz przypisać do istniejącego pola, utworzyć dla niej nowe pole lub ją pominąć — w plikach wejściowych często znajdują się przecież zbędne kolumny.
Po zakończeniu importu otrzymujesz podsumowanie z liczbą dodanych rekordów oraz informacją o ewentualnych pustych kolumnach. Brak danych w kolumnie najczęściej wynika ze scalonych komórek lub zbędnego wiersza nad nagłówkiem — komunikat precyzyjnie to wyjaśnia, więc korekta zajmuje chwilę zamiast godzin spędzonych na szukaniu błędu.
Wiele zestawień aktualizuje się cyklicznie: cennik pojawia się co miesiąc, raporty sprzedaży co tydzień, a współpracownicy stale uzupełniają ten sam arkusz. Z tego względu proces importu wyposażono w mechanizm mapowania po kolumnie kluczowej. Wskaż unikalną wartość — np. numer zlecenia, SKU czy adres email — i określ działanie dla rekordów, które już znajdują się w bazie: można je zaktualizować o nowe wartości lub pominąć. Wiersze, których brakuje w nowym pliku, pozostaną nienaruszone. Dzięki temu kolejne importy są w pełni bezpieczne i nie zaśmiecają bazy powtórzeniami.
Informacje uwięzione w plikach PDF, na zdjęciach czy w lokalnych programach nie realizują swojego potencjału: trudno je szybko przeszukać, pracownicy nie mają do nich wygodnego dostępu, a klient nie sprawdzi statusu realizacji. W momencie przeniesienia ich do QuintaDB zyskujesz gotowe środowisko pracy: formularze, uprawnienia dostępowe, dynamiczne raporty oraz portal dla klientów. Zaimportowany materiał przestaje być tylko kopią pliku — staje się pełnoprawną bazą danych, z której zespół i kontrahenci korzystają na co dzień, nie widząc nawet pierwotnego arkusza.
Pełną listę obsługiwanych źródeł i formatów znajdziesz w sekcji importu danych. Szczegółowy przewodnik dotyczący plików Excel i CSV ze zrzutami ekranu dostępny jest w osobnym artykule.
Migracja danych nie musi już oznaczać tygodniowego przestoju w pracy. Wgraj pliki w obecnej formie — resztą zajmie się platforma.
Zespół programistów QuintaDB