Importeer direct je Excel- of CSV-bestanden naar QuintaDB. Zet je spreadsheets moeiteloos om in een online database en webformulieren.
Waar onze eerdere handleiding vooral uitging van standaard spreadsheets, bestaan moderne bedrijfsprocessen zelden uit alleen maar perfecte CSV-bestanden. Daarom hebben we de importmodule uitgebreid: je kunt nu ook complexe bedrijfsdocumenten, verouderde bestanden en afbeeldingen rechtstreeks inladen. Dat scheelt een hoop handmatig voorwerk.
Voortaan kun je gegevens importeren vanuit diverse nieuwe bronnen:
Ook periodieke imports verlopen nu een stuk veiliger. Om dubbele invoer bij maandelijkse updates te voorkomen, wijs je een sleutelveld aan, zoals een ordernummer of e-mailadres. Je bepaalt vervolgens zelf of bestaande records moeten worden bijgewerkt met de nieuwe gegevens of juist moeten worden overgeslagen.
Heb je een Excel-bestand gereed? Upload dit dan via het importformulier naar QuintaDB.
Let op: de kolommen uit je bestand worden automatisch omgezet in formuliervelden. Al je geïmporteerde gegevens vind je terug op de pagina Records.
Staan je gegevens in een CSV-bestand? Dan importeer je deze net zo eenvoudig naar de online database. Het proces werkt exact hetzelfde. Zorg er alleen voor dat de gegevens door komma's gescheiden zijn: Kolom1, Kolom 2, Kolom 3
Loop je bij het importeren van een Excel-bestand tegen problemen aan, zoals lege records of onbekende kolomnamen? Dit ontstaat meestal door regeleinden binnen afzonderlijke cellen. In dat geval biedt het opslaan en importeren als CSV-bestand de ideale oplossing.
Wil je instellen hoeveel records er per pagina worden getoond? Ga naar het menu Records en pas de schuifregelaar Records per page in het linkermenu aan:
Wil je dubbele records binnen een tabel opsporen? Gebruik dan de functie "Find Duplicates".
Deze optie vind je terug in het menu "Import".
Selecteer de betreffende kolom en klik op de knop "Zoeken".
Met de knop "Remove all duplicates" verwijder je vervolgens in één keer alle dubbele waarden.
In de praktijk wil je gegevens natuurlijk op ieder gewenst moment kunnen bijwerken via een import. Je kunt hierbij kiezen voor Create new records (nieuwe records aanmaken) of Update existing records when key data matches (bestaande records bijwerken op basis van een sleutelveld).
Op de Records-pagina vind je de link Import, waarmee je gegevens toevoegt of actualiseert met een Excel-bestand. Dit werkt hetzelfde als bij een eerste import: upload simpelweg je Excel-bestand. Zorg ervoor dat de bovenste rij altijd de kolomnamen bevat.
De volgorde van de kolommen maakt niet uit, maar de aanwezigheid van de velden in je formulier wel. Staan bepaalde velden nog niet in het formulier, dan worden deze automatisch aangemaakt. Hernoem je velden in het menu Velden maar niet in je Excel-bestand, dan ontstaan er dubbele velden. Handig om te weten: via deze weg kun je de databasestructuur gelijktijdig met het importeren van records uitbreiden.
Je kunt bestaande records ook gericht laten bijwerken zodra overeenkomende sleutelgegevens worden gevonden. Wijs hiervoor een kolom (uniek veld) aan als identificatiepunt.
Bevat een nieuw record in het importbestand dezelfde waarde in deze kolom als een bestaand record in de database? Dan wordt het bestaande record overschreven met de nieuwe gegevens. Is er geen overeenkomst, dan wordt er automatisch een nieuw record aangemaakt.
Goed om te onthouden: je kunt bijgewerkte gegevens op elk gewenst moment weer exporteren naar Excel of PDF.
Wil je alle records uit de database wissen? Ga dan naar het menu Records en kies de knop Delete all records onder het uitklapmenu 'Actions'.
Zie ook onderstaande afbeelding:
Let op: verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld zonder recente backup.