Wyjdź poza ograniczenia arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego przetwarzania papierowych wniosków. Opisz swoje potrzeby biznesowe, a nasz generator AI przygotuje fundamenty Twojej nowej, relacyjnej bazy danych do obsługi kadr w kilka sekund.
Zacznij Konfigurację SystemuDzięki zaawansowanym algorytmom QuintaDB AI, możesz stworzyć kompletny system do ewidencji czasu wolnego bez znajomości programowania. Wystarczy, że opiszesz naturalnym językiem swoje zasady przyznawania dni wolnych, strukturę działów oraz rodzaje nieobecności (np. urlop wypoczynkowy, L4, urlop na żądanie). AI automatycznie wygeneruje tabele, formularze dla pracowników, portale dla menedżerów oraz interaktywne kalendarze i pulpity nawigacyjne, które możesz dowolnie dostosować do specyfiki swojej organizacji.
Wiele firm wciąż boryka się z problemem rozproszonych informacji o nieobecnościach, co prowadzi do błędów w naliczaniu płac oraz konfliktów w planowaniu pracy zespołów. Brak powiązania między wnioskiem pracownika, a jego rocznym limitem urlopowym generuje zbędne obciążenie dla działu kadr. Nasze rozwiązanie przywraca absolutną przejrzystość procesów. Dzięki relacyjnej architekturze, każde zdarzenie – od złożenia wniosku o urlop na żądanie po zwolnienie lekarskie – jest natychmiastowo rejestrowane, walidowane pod kątem dostępnych limitów i udostępniane uprawnionym osobom, eliminując ryzyko błędów ludzkich i zapewniając pełną zgodność z dokumentacją firmową.
Twój nowy obszar roboczy integruje wszystkie niezbędne narzędzia do efektywnej administracji personelem w jednym bezpiecznym środowisku chmurowym:
Struktura łącząca profile pracowników z ich historią nieobecności, naliczonymi limitami oraz strukturą podległości służbowej, co pozwala na precyzyjne raportowanie i analitykę w czasie rzeczywistym.
Responsywne formularze online umożliwiające pracownikom składanie wniosków z dowolnego urządzenia, z automatyczną walidacją poprawności dat oraz sprawdzeniem dostępności pozostałych dni wolnych przed wysyłką.
Dedykowana przestrzeń dla każdego członka zespołu, gdzie może sprawdzić status swojego wniosku, historię wykorzystanych urlopów oraz skonsultować aktualny limit bez angażowania specjalistów z działu kadr.
Wizualne zestawy wskaźników KPI i wykresów, które prezentują wskaźniki absencji, nakładające się terminy urlopów w zespołach oraz prognozy dostępności zasobów na nadchodzące miesiące.
Pracownik składa wniosek przez formularz mobilny, co natychmiast wyzwala powiadomienie Telegram do bezpośredniego przełożonego. System automatycznie sprawdza, czy w tym samym czasie inne osoby z działu nie mają zaplanowanych wolnych dni. Po zatwierdzeniu przez menedżera, status rekordu zmienia się na „Zaakceptowany”, system generuje plik PDF z wnioskiem do archiwum, a limit urlopowy pracownika zostaje pomniejszony. Wszystkie zmiany są od razu widoczne na wspólnym kalendarzu zespołu oraz na wykresach dostępności w kokpicie administracyjnym.
System inteligentnie oblicza wymiar urlopu na podstawie stażu pracy i wykształcenia, uwzględniając przenoszenie niewykorzystanych dni na kolejny rok kalendarzowy zgodnie z przepisami prawa.
Przejrzysta wizualizacja nieobecności w skali miesiąca lub roku dla całego działu.
Poniższy schemat przedstawia strukturę tabel i powiązań zaprojektowaną do bezbłędnej obsługi procesów kadrowych:
Zobacz, jak różne branże wykorzystują tę strukturę danych do specyficznych potrzeb:
Zarządzanie zmianowością i zapewnienie minimalnej obsady na liniach produkcyjnych podczas sezonów urlopowych.
Integracja z systemami zarządzania projektami w celu synchronizacji dostępności deweloperów z kamieniami milowymi.
Ewidencja dyżurów i nieobecności personelu medycznego z zachowaniem rygorystycznych norm ciągłości opieki.
Koordynacja urlopów w rozproszonych punktach sprzedaży i szybka obsługa zastępstw między oddziałami.
Śledzenie czasu pracy i nieobecności freelancerów oraz pracowników etatowych przy rozliczeniach projektowych.
Pełna archiwizacja wniosków zgodnie z wymogami prawnymi i przejrzyste raportowanie dla jednostek nadrzędnych.
Zaimplementowane procedury automatyzacji gwarantują płynność obiegu informacji:
Złożenie wniosku -> Sprawdzenie pozostałego limitu -> Blokada wysyłki przy przekroczeniu dostępnych dni.
Nowy wniosek -> Alert e-mail do HR -> Wiadomość WhatsApp do menedżera -> Powiadomienie push dla pracownika.
Zatwierdzenie urlopu -> Generowanie gotowego do druku wniosku -> Archiwizacja w rekordzie pracownika.
Zmiana statusu na „Zatwierdzony” -> Automatyczne dodanie wpisu do kalendarza Google lub Outlook zespołu.
Chaos w arkuszach kalkulacyjnych to prosta droga do błędów w wynagrodzeniach i naruszeń przepisów RODO. Relacyjne powiązania w QuintaDB zapewniają, że każdy dzień wolny jest udokumentowany, a dane są bezpieczne i zawsze aktualne.
Każda zmiana w statusie wniosku jest logowana, co pozwala na pełną kontrolę nad historią edycji.
Pracownicy terenowi mogą zgłaszać nieobecności bezpośrednio ze smartfona w kilka sekund.
QuintaDB AI analizuje Twój opis procesów i automatycznie tworzy tabele, pola oraz relacje, co pozwala na start systemu w kilka minut zamiast godzin ręcznej konfiguracji.
Tak, każde pole, formularz czy automatyzacja stworzona przez AI może być dowolnie modyfikowana i rozbudowywana w intuicyjnym edytorze bez kodowania.
Możesz skonfigurować dedykowany typ nieobecności z limitem 4 dni w roku, który automatycznie blokuje możliwość składania wniosku po wykorzystaniu puli.
Platforma zapewnia zaawansowane ustawienia prywatności, pozwalając na ograniczenie widoczności powodów nieobecności (np. L4) tylko dla wybranych administratorów HR.
Dzięki polom typu formuła, system automatycznie przelicza należne godziny i dni wolne proporcjonalnie do wymiaru etatu zdefiniowanego w kartotece pracownika.
Tak, możesz zaimportować listę świąt państwowych, które system będzie automatycznie pomijał przy wyliczaniu liczby dni urlopu w danym wniosku.
Tak, możesz stworzyć gotowy widok tabeli lub PDF z zestawieniem wszystkich nieobecności w danym miesiącu, gotowy do wysyłki do zewnętrznej księgowości.
Oprócz wbudowanych powiadomień e-mail i SMS, QuintaDB pozwala na integrację z komunikatorami takimi jak Slack czy Telegram poprzez webhooks.
English