Koniec z rozproszonymi aktami i ryzykiem utraty kluczowych terminów. Opisz swoje procesy prawnicze naturalnym językiem, a QuintaDB AI wygeneruje dedykowaną strukturę bazy danych, formularzy i portali dostosowaną do Twojej kancelarii.
Stwórz archiwum za darmoDzięki zaawansowanemu generatorowi AI w QuintaDB, możesz stworzyć kompletny system archiwizacji dokumentów w kilka sekund. Wystarczy, że opiszesz, jakiego rodzaju akta przechowujesz – czy są to umowy cywilnoprawne, dokumentacja procesowa czy akty notarialne – a AI Workspace Generator przygotuje odpowiednie tabele, relacje, pulpity nawigacyjne oraz automatyzacje powiadomień, które możesz natychmiast wdrożyć i dalej personalizować.
Współczesne organizacje prawne zmagają się z ogromnym wolumenem nieustrukturyzowanej dokumentacji, co prowadzi do błędów ludzkich, niedotrzymywania terminów procesowych oraz naruszeń poufności. Tradycyjne foldery sieciowe nie oferują relacyjnego powiązania między klientem, konkretną sprawą a historią zmian w dokumentach. Nasze rozwiązanie przywraca absolutną kontrolę nad obiegiem informacji, eliminując silosy danych. System QuintaDB pozwala na precyzyjne mapowanie metadanych, zapewniając szybkie wyszukiwanie według sygnatury akt, daty wpływu czy stopnia poufności, co w efekcie minimalizuje ryzyko prawne i operacyjne firmy.
Twój system archiwum prawnego to ekosystem współpracujących narzędzi, które gwarantują integralność danych:
Struktura tabel z linkami relacyjnymi łączącymi akta z kartotekami klientów i rejestrem czynności prawnych bez duplikacji rekordów.
Zaawansowane pola do wprowadzania metadanych, przesyłania skanów i kategoryzacji dokumentów z walidacją poprawności danych w czasie rzeczywistym.
Bezpieczne, odizolowane środowiska dostępowe dla współpracowników lub klientów, umożliwiające wgląd tylko w wybrane zasoby dokumentalne.
Wizualizacja KPI kancelarii, takich jak liczba wygasających umów, statusy spraw w toku czy obciążenie poszczególnych prawników projektami.
Gdy asystent prawny dodaje nową umowę przez dedykowany formularz, system automatycznie nadaje jej unikalny identyfikator i wiąże ją z profilem klienta. W tym samym momencie QuintaDB AI analizuje wprowadzone daty i ustawia automatyczne przypomnienia o terminach wypowiedzenia na Telegram i e-mail. System generuje potwierdzenie przyjęcia dokumentu w formacie PDF, a dashboard szefa działu prawnego natychmiast aktualizuje statystyki aktywnych zobowiązań kontraktowych, zapewniając pełną przejrzystość bez ręcznej edycji zestawień.
Twórz profesjonalne pisma procesowe, aneksy i raporty na podstawie danych zgromadzonych w bazie. System automatycznie wypełnia szablony PDF danymi rekordów, oszczędzając czas na powtarzalnych czynnościach administracyjnych.
Silnik renderujący dokumenty PDF bezpośrednio z bazy danych.
Sprawdź schemat powiązań zaprojektowany dla maksymalnej wydajności i bezpieczeństwa retencji danych:
Zobacz, jak różne działy mogą wykorzystać tę strukturę danych:
Zarządzanie aktami spraw, dowodami i terminami rozpraw w jednym miejscu.
Przechowywanie umów o pracę, aneksów i dokumentacji pracowniczej zgodnie z RODO.
Ewidencja aktów notarialnych i szybkie wyszukiwanie w rejestrach historycznych.
Księgi wieczyste, umowy najmu i protokoły zdawczo-odbiorcze powiązane z mapami.
Monitorowanie umów z dostawcami i terminów odnowienia licencji.
Archiwizacja patentów, znaków towarowych i dowodów pierwszeństwa.
Zautomatyzowane procesy wspierające codzienną pracę prawnika:
Gdy data ważności dokumentu jest < 30 dni -> Wyślij powiadomienie SMS do opiekuna sprawy.
Zmiana statusu sprawy na 'Zakończona' -> Przenieś dokumenty do tabeli 'Archiwum Historyczne'.
Dodanie pliku do rekordu klienta -> Wyślij e-mail z linkiem do bezpiecznego Portalu Klienta.
Przesłanie pliku bez metadanych -> Zablokuj zapis i wyświetl instrukcję uzupełnienia pola.
Niezależne pliki i arkusze kalkulacyjne prowadzą do dryfu organizacyjnego. Relacyjne więzy w QuintaDB zabezpieczają Twoje dane, gwarantując, że każdy dokument jest zawsze przypisany do właściwego podmiotu i procesu, co chroni reputację Twojej firmy.
Pełna historia zmian w każdym rekordzie i dokumencie dla pełnej transparentności.
Dostęp do archiwum z dowolnego urządzenia mobilnego podczas rozpraw lub spotkań.
AI analizuje Twoje potrzeby biznesowe i automatycznie tworzy tabele, pola oraz relacje, eliminując potrzebę ręcznego projektowania bazy od zera.
Tak, QuintaDB pozwala na przechowywanie wielu wersji dokumentów w jednym rekordzie, co ułatwia śledzenie poprawek w kontraktach.
Dzięki modułowi Portale i Uprawnienia, możesz dokładnie zdefiniować, kto może widzieć, edytować lub usuwać konkretne dokumenty prawne.
QuintaDB oferuje szyfrowanie danych, bezpieczne serwery oraz narzędzia ułatwiające zarządzanie zgodnością z przepisami o ochronie danych osobowych.
Generator AI tworzy strukturę, ale możesz również skonfigurować automatyzacje, które ułatwiają procesowanie danych przychodzących z formularzy.
System umożliwia szybki eksport danych do formatów Excel, CSV lub PDF, a także generowanie pełnych raportów zbiorczych jednym kliknięciem.
Tak, możesz włączyć widok Kalendarza dla każdej tabeli zawierającej daty, co pozwala wizualizować terminy rozpraw i wygaśnięcia umów.
Dla spraw dotyczących nieruchomości, QuintaDB integruje się z mapami, pozwalając nanosić lokalizacje obiektów bezpośrednio z rekordów bazy.
English