Przerwij chaos w arkuszach kalkulacyjnych i ręczne liczenie godzin rozliczalnych. Wykorzystaj QuintaDB AI, aby błyskawicznie wygenerować dedykowany obszar roboczy dostosowany do unikalnych procesów Twojej kancelarii, łącząc ewidencję pracy z bazą klientów.
Rozpocznij Konfigurację SystemuOpisz swoją strukturę pracy w kancelarii naturalnym językiem, a QuintaDB AI automatycznie wygeneruje szkielet bazy danych, formularze wprowadzania czasu, portale dla klientów oraz zaawansowane dashboardy. System stworzy inteligentne powiązania między prawnikami, sprawami i stawkami, które możesz później dowolnie modyfikować, aby idealnie pasowały do Twojej strategii bilingowej i operacyjnej.
Kancelarie prawne często borykają się z wyciekiem godzin rozliczalnych (leaking billable hours) z powodu nieefektywnych systemów raportowania i rozproszonej dokumentacji. QuintaDB eliminuje ten problem, integrując rejestrację czasu bezpośrednio z konkretnymi sprawami i klientami w relacyjnej strukturze danych. Zamiast niepewnych notatek w kalendarzach papierowych, zyskujesz centralne repozytorium, gdzie każde zdarzenie jest przypisane do odpowiedniego etapu postępowania, co gwarantuje pełną transparentność finansową i eliminuje spory z klientami o wysokość wynagrodzenia. System pozwala na natychmiastowe wykrycie wąskich gardeł w procesie obsługi prawnej i optymalizację obciążenia zespołu prawników.
Obszar roboczy QuintaDB to kompletny ekosystem narzędzi zaprojektowany dla specyfiki branży prawniczej, gdzie precyzja danych decyduje o rentowności:
Struktura łącząca klientów, sprawy (matters), stawki godzinowe oraz ewidencję czynności z zachowaniem pełnej integralności danych i historii zmian statusów prawnych.
Intuicyjne pola wprowadzania danych pozwalające prawnikom na logowanie czasu pracy bezpośrednio po zakończeniu rozprawy lub spotkania, eliminując błędy pamięciowe.
Bezpieczna, odizolowana przestrzeń, w której klienci mogą monitorować postępy w swoich sprawach, przeglądać zaakceptowane godziny i pobierać wygenerowane dokumenty PDF.
Wizualizacja wskaźników KPI takich jak efektywność bilingowa, rentowność poszczególnych spraw oraz struktura przychodów w czasie rzeczywistym dla partnerów kancelarii.
Prawnik kończy posiedzenie sądu i za pomocą smartfona wypełnia krótki formularz, wybierając sygnaturę sprawy oraz określając czas trwania czynności. System automatycznie przelicza czas na kwotę według stawki przypisanej do danego prawnika i typu sprawy. W tym samym momencie system aktualizuje budżet sprawy i wysyła powiadomienie do partnera zarządzającego o zakończeniu etapu. Na koniec miesiąca, automat generuje zbiorczy raport PDF z wykazem wszystkich czynności, gotowy do dołączenia do faktury, co skraca proces rozliczeniowy z dni do kilku minut.
Precyzyjne definiowanie indywidualnych stawek dla każdego prawnika lub specyficznych cenników dla poszczególnych spraw i projektów transakcyjnych. System automatycznie stosuje odpowiednie reguły bilingowe.
Widok tabelaryczny i kalendarzowy pozwalający na szybką weryfikację luk w raportowaniu tygodniowym zespołu.
Poniżej znajduje się schemat bazy danych zaprojektowany dla zachowania pełnej spójności operacyjnej:
Zobacz, jak różne specjalizacje prawne wykorzystują tę strukturę danych:
Skoncentrowane na wysokiej precyzji rozliczeń w niszowych specjalizacjach z pełną automatyzacją PDF.
Monitorowanie czasu pracy prawników wewnętrznych i kosztów obsługi zewnętrznej (legal spend).
Ewidencja czynności sprawdzających i audytów z pełną ścieżką zmian dla celów regulacyjnych.
Zarządzanie terminami zawitymi zintegrowane z czasem poświęconym na przygotowanie pism.
Zarządzanie złożonymi projektami transakcyjnymi z wykorzystaniem wykresów Gantta i ról dostępu.
Masowe przetwarzanie powtarzalnych czynności prawnych z automatycznym logowaniem zdarzeń.
Zautomatyzuj powtarzalne procesy, aby Twoi prawnicy mogli skupić się na merytoryce:
Jeżeli suma godzin rozliczalnych na sprawie przekroczy 85% budżetu ryczałtowego, wyślij powiadomienie SMS do partnera.
W każdy piątek o 17:00 system zmienia status wszystkich nowych wpisów na 'Do weryfikacji' i blokuje edycję.
Po zamknięciu miesiąca wygeneruj zestawienie czynności dla każdego klienta i prześlij link do pobrania e-mailem.
Zmiana statusu czynności na 'Zafakturowano' po otrzymaniu potwierdzenia z systemu księgowego przez API.
Niespójne arkusze i brak połączenia między sprawą a czasem pracy prowadzą do strat finansowych. Relacyjne ograniczenia QuintaDB zabezpieczają Twoje przychody i budują zaufanie klientów dzięki precyzyjnym fakturom.
Każda zmiana w rozliczeniu jest rejestrowana, co zapewnia pełną transparentność przed klientem.
Dostęp z dowolnego urządzenia pozwala na logowanie pracy 'na gorąco', zwiększając liczbę bilingowanych godzin.
AI analizuje Twój opis procesów i tworzy optymalną strukturę tabel, takich jak 'Klienci', 'Sprawy' i 'Czas Pracy', wraz z odpowiednimi relacjami i polami obliczeniowymi.
Tak, QuintaDB pozwala na definiowanie złożonych formuł obliczeniowych, które uwzględniają różne stawki godzinowe w zależności od prawnika, klienta lub specyfiki sprawy.
Możesz w pełni dostosować szablon dokumentu PDF, dodając logo kancelarii, stopki oraz wymagane klauzule prawne, korzystając z wbudowanego generatora dokumentów.
QuintaDB oferuje zaawansowane uprawnienia dostępu, szyfrowanie SSL oraz możliwość dwuetapowej weryfikacji, co jest kluczowe dla zachowania tajemnicy zawodowej.
Tak, dzięki integracjom i API możesz synchronizować terminy spraw oraz czynności z zewnętrznymi kalendarzami, co ułatwia planowanie pracy zespołu.
QuintaDB AI może zasugerować i skonfigurować zestaw widgetów na dashboardzie, które będą analizować zyskowność poszczególnych prawników i typów spraw.
Dane mogą być eksportowane do formatów CSV/Excel lub przesyłane automatycznie przez webhooki do oprogramowania takiego jak Comarch ERP czy inne systemy FK.
Dzięki responsywnym formularzom webowym prawnicy mogą rejestrować czas pracy na dowolnym urządzeniu mobilnym bezpośrednio po wyjściu z sądu.
English