Wyeliminuj chaos w dokumentacji prawnej dzięki strukturyzowanemu systemowi CLM. Opisz swoje procesy biznesowe naturalnym językiem, a QuintaDB AI wygeneruje dla Ciebie dedykowaną przestrzeń roboczą z relacyjną bazą danych, portalami i automatyzacją powiadomień.
Zacznij Konfigurację SystemuJako właściciel biznesu możesz teraz zdefiniować swój unikalny obieg dokumentów za pomocą prostego opisu. AI CRM Builder w QuintaDB przetworzy Twoje wymagania i automatycznie wygeneruje strukturę tabel, formularze zgłoszeniowe, dashboardy analityczne oraz kalendarze terminów. Pozwala to na natychmiastowe przejście od koncepcji do działającego systemu operacyjnego, który możesz dowolnie personalizować w miarę rozwoju Twojej organizacji.
Współczesne przedsiębiorstwa często borykają się z rozproszonymi plikami PDF, brakiem kontroli nad aneksami oraz przeoczonymi terminami wypowiedzeń, co prowadzi do strat finansowych i ryzyka prawnego. QuintaDB przywraca absolutną przejrzystość operacyjną, integrując wszystkie aspekty cyklu życia umowy w jednym miejscu. Dzięki relacyjnej strukturze danych, każda umowa jest trwale powiązana z konkretnym kontrahentem, projektem i budżetem, co eliminuje błędy ludzkie i zapewnia natychmiastowy dostęp do kluczowych klauzul oraz historii negocjacji.
Twoja nowa przestrzeń robocza to kompletny zestaw narzędzi zaprojektowanych do precyzyjnego zarządzania dokumentacją i relacjami:
Zaawansowana struktura łącząca główne umowy z aneksami, załącznikami i podmiotami, zapewniająca integralność danych i szybkie wyszukiwanie poprzez powiązane kolumny i lookupy.
Dedykowane punkty wejścia dla wniosków o nowe umowy, umożliwiające standaryzację zbierania danych od działów handlowych i operacyjnych z walidacją pól w czasie rzeczywistym.
Bezpieczne środowisko dla zewnętrznych partnerów i działów prawnych, oferujące ograniczony dostęp do konkretnych rekordów, statusów zatwierdzeń oraz repozytorium sfinalizowanych dokumentów.
Wizualne centrum kontroli z wykresami KPI, monitorujące wartość kontraktów, terminy wygasania oraz wydajność procesów akceptacji w ujęciu czasowym i finansowym.
Proces rozpoczyna się od wypełnienia formularza przez managera sprzedaży, co natychmiast wyzwala powiadomienie Telegram do działu prawnego. Po weryfikacji danych, system automatycznie generuje dokument PDF na podstawie szablonu, zaciągając dane kontrahenta bezpośrednio z bazy. Gdy umowa zostanie oznaczona jako 'Podpisana', system planuje serię automatycznych przypomnień SMS na 30 dni przed jej wygaśnięciem, aktualizując globalny dashboard ryzyka finansowego.
Zapomnij o ręcznym przepisywaniu danych do szablonów Word. Nasz moduł generatora dokumentów tworzy profesjonalne umowy i aneksy bezpośrednio z rekordów bazy danych, zachowując spójność marki i eliminując ryzyko błędnych danych kontaktowych.
Tworzenie gotowych do druku plików PDF za pomocą jednego kliknięcia z danych rekordów.
Przejrzyj strukturę tabel zaprojektowaną do bezbłędnego zarządzania procesami prawnymi bez duplikacji informacji:
Zobacz, jak różne działy mogą wykorzystać tę strukturę danych w codziennej pracy:
Automatyczne śledzenie czynszów, indeksacji stawek oraz terminów przeglądów technicznych lokali.
Zarządzanie terminami badań lekarskich, szkoleń BHP i cyklem życia umów o pracę.
Monitorowanie umów ramowych z dostawcami i automatyczna weryfikacja limitów kredytowych.
Śledzenie praw autorskich, okresów subskrypcji i automatyczne rozliczanie tantiem.
Kontrola gwarantowanych czasów reakcji i automatyczne raportowanie naruszeń warunków umowy.
Zautomatyzowane repozytorium oświadczeń o poufności z monitorowaniem dat wygaśnięcia ochrony.
Zbadaj automatyczne procesy logiczne obsługujące krytyczne wymagania Twojego biznesu:
Zdarzenie: Data końca < 30 dni -> Warunek: Umowa aktywna -> Akcja: E-mail do opiekuna i powiadomienie Slack.
Zdarzenie: Nowy rekord -> Warunek: Wartość > 100k -> Akcja: Zmiana statusu na 'Wymaga Akceptacji Zarządu'.
Zdarzenie: Utworzenie rekordu -> Warunek: Brak -> Akcja: Skrypt generujący unikalny kod na podstawie roku i typu.
Zdarzenie: Edycja rekordu -> Warunek: Zmiana statusu -> Akcja: Zapisanie starej i nowej wartości w tabeli historii.
W świecie biznesu niepowiązane pliki i arkusze kalkulacyjne prowadzą do dryfu organizacyjnego. Relacyjne więzy w QuintaDB zabezpieczają Twoje przychody, zapewniając, że każda klauzula jest pod kontrolą, a żaden termin nie zostanie przeoczony.
Pełna historia zmian w każdej umowie, zapewniająca zgodność z normami compliance i bezpieczeństwa.
Dostęp do pełnej bazy umów i zatwierdzeń z poziomu smartfona, gdziekolwiek jesteś.
Tak, opisując swój proces w QuintaDB AI, system automatycznie zaproponuje odpowiednie pola, takie jak data zawarcia, strony umowy, wartości netto i brutto oraz terminy wypowiedzenia, tworząc gotowy szkielet bazy.
QuintaDB wykorzystuje relacyjne linkowanie. Każdy aneks jest osobnym rekordem w tabeli 'Aneksy', który jest trwale powiązany z rekordem w tabeli 'Umowy Główne', co pozwala na zachowanie czystej hierarchii dokumentów.
Tak, funkcja Portalu pozwala na filtrowanie rekordów, dzięki czemu zalogowany użytkownik widzi wyłącznie dokumenty, do których ma przypisane uprawnienia lub w których widnieje jako właściciel kontraktu.
Pola typu 'Plik' pozwalają na przechowywanie wielu wersji dokumentów w jednym rekordzie lub powiązanie tabeli 'Wersje Dokumentu' z główną umową, co umożliwia pełne śledzenie zmian w treści.
Oczywiście. QuintaDB umożliwia synchronizację dat z tabeli umów z kalendarzami zewnętrznymi, co pozwala na wizualizację kluczowych terminów prawnych w standardowych narzędziach biurowych zespołu.
Tak, podczas generowania przestrzeni roboczej przez AI CRM Builder, system tworzy domyślne raporty i widgety, takie jak wykresy kołowe statusów umów czy wykresy słupkowe wartości kontraktów miesięcznie.
Bezpieczeństwo jest priorytetem. QuintaDB stosuje szyfrowanie SSL, regularne backupy oraz oferuje zaawansowane ustawienia prywatności dla każdego pola, zapewniając pełną ochronę wrażliwych danych prawnych.
W dowolnym momencie możesz wyeksportować dane z tabeli lub wynik wyszukiwania do pliku Excel lub CSV. System obsługuje również automatyczny eksport danych do zewnętrznych systemów poprzez API.
English