Wyjdź poza chaos rozproszonych e-maili i arkuszy kalkulacyjnych. QuintaDB AI pozwala wygenerować kompletny obszar roboczy do obsługi łańcucha dostaw na podstawie prostego opisu Twoich procesów biznesowych i wymagań operacyjnych.
Skonfiguruj swój portalDzięki zaawansowanym algorytmom QuintaDB AI, możesz stworzyć fundamenty swojego portalu dostawcy w kilka minut. Opisz w języku naturalnym, jakich danych potrzebujesz od kontrahentów, jakie certyfikaty muszą przesyłać i jak wygląda proces zatwierdzania zamówień. System automatycznie wygeneruje tabele relacyjne, formularze wprowadzania danych, portale z ograniczonym dostępem dla zewnętrznych użytkowników oraz pulpity nawigacyjne KPI, które możesz następnie dowolnie dostosować do specyfiki swojej branży.
Firmy często borykają się z brakiem spójności w komunikacji z dostawcami, co prowadzi do błędów w zamówieniach, opóźnień w dostawach i problemów z jakością. Tradycyjne metody oparte na e-mailach nie pozwalają na skuteczne śledzenie statusów ani walidację dokumentów w czasie rzeczywistym. Zintegrowany system QuintaDB przywraca pełną kontrolę nad procesem SRM (Supplier Relationship Management). Dzięki relacyjnej strukturze danych, każde zamówienie, certyfikat jakości czy faktura są przypisane do konkretnego dostawcy, eliminując ryzyko duplikacji i zapewniając przejrzystość audytową, która jest kluczowa dla nowoczesnego przedsiębiorstwa.
Twój nowy ekosystem narzędzi integruje wszystkie aspekty współpracy z kontrahentami w jednej, bezpiecznej chmurze:
Centralne repozytorium zawierające dane firmowe, numery NIP, dane kontaktowe oraz historię współpracy. Relacyjne powiązania pozwalają na błyskawiczny podgląd wszystkich zamówień przypisanych do danego podmiotu.
Zaawansowane formularze webowe pozwalające nowym dostawcom na samodzielną rejestrację, przesyłanie specyfikacji produktów oraz dokumentów rejestrowych, które automatycznie trafiają do bazy danych po weryfikacji.
Dedykowane środowisko z ograniczonym dostępem, w którym dostawca widzi tylko swoje zamówienia, może aktualizować statusy dostaw, pobierać wytyczne oraz przesyłać faktury w formacie cyfrowym.
Wizualizacja wydajności dostawców (wskaźniki OTIF), analiza kosztów zakupów oraz monitoring terminowości. Widgety wykresów pozwalają na identyfikację wąskich gardeł w łańcuchu dostaw w czasie rzeczywistym.
Pracownik działu zakupów tworzy nowe zapytanie ofertowe w systemie. Formularz automatycznie wysyła powiadomienia e-mail i WhatsApp do wybranych dostawców. Dostawcy logują się do swojego portalu, aby złożyć ofertę cenową i terminową. Po przesłaniu oferty, system aktualizuje status rekordu, generuje zestawienie porównawcze w formacie PDF i powiadamia menedżera o konieczności podjęcia decyzji. Po zatwierdzeniu, dane automatycznie przekształcane są w zamówienie zakupu.
Zapewnij ciągłość dostaw poprzez automatyczne śledzenie ważności certyfikatów ISO, ubezpieczeń OC oraz innych dokumentów regulacyjnych. System precyzyjnie identyfikuje zbliżające się terminy wygaśnięcia i wysyła alerty bezpośrednio do dostawcy.
Widok listy dokumentów z filtrowaniem według statusu ważności i kategorii dostawcy.
Logiczny schemat powiązań między kluczowymi modułami systemu zapewniający integralność danych:
Dostosuj portal do specyficznych wymagań Twojej branży:
Śledzenie dostaw surowców, zarządzanie specyfikacjami technicznymi i kontrola jakości partii wejściowych.
Zarządzanie podwykonawcami, rozliczanie etapów prac i archiwizacja protokołów odbioru materiałów budowlanych.
Automatyzacja zamówień do dostawców zewnętrznych, synchronizacja stanów magazynowych i obsługa zwrotów.
Monitorowanie dat przydatności, certyfikatów weterynaryjnych oraz rygorystycznych norm bezpieczeństwa żywności.
Zarządzanie bazą przewoźników, przydzielanie tras oraz weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych floty.
Kontrola zewnętrznych konsultantów, akceptacja arkuszy czasu pracy oraz automatyczna generacja faktur kosztowych.
Zautomatyzowane procesy, które eliminują ręczne wprowadzanie danych i przyspieszają komunikację:
Wyzwalacz: Nowy Formularz -> Akcja: Powiadomienie działu Compliance o konieczności weryfikacji dokumentów dostawcy.
Wyzwalacz: Niski stan magazynowy -> Akcja: Wyślij zapytanie do 3 przypisanych dostawców o aktualną cenę.
Wyzwalacz: Data wygaśnięcia - 30 dni -> Akcja: Wyślij wiadomość do dostawcy z prośbą o przesłanie aneksu.
Wyzwalacz: Zmiana statusu na 'Dostarczono' -> Akcja: Generuj PDF z potwierdzeniem odbioru i wyślij do księgowości.
W świecie, gdzie zerwany łańcuch dostaw oznacza straty finansowe, relacyjne podejście QuintaDB zapewnia stabilność. Eliminacja błędów komunikacyjnych i centralizacja dokumentów pozwalają na budowanie trwałych i bezpiecznych relacji z partnerami biznesowymi.
Każda zmiana w statusie zamówienia lub danych dostawcy jest rejestrowana, zapewniając pełną rozliczalność.
Dostawcy mogą aktualizować statusy dostaw bezpośrednio z magazynu za pomocą urządzeń mobilnych.
QuintaDB AI analizuje opis Twojego procesu i automatycznie tworzy tabele, pola oraz formularze. Pozwala to zaoszczędzić godziny pracy przy ręcznej konfiguracji struktury bazy danych.
Tak, system pozwala na personalizację kolorystyki, logo oraz układu pól, aby portal był spójny z identyfikacją wizualną Twojej firmy i przyjazny dla kontrahentów.
Nie. System uprawnień QuintaDB gwarantuje, że po zalogowaniu dostawca widzi wyłącznie rekordy powiązane z jego własnym kontem, zapewniając pełną poufność handlową.
Możesz ustawić reguły walidacji w formularzach oraz daty ważności, które wyzwalają automatyczne przypomnienia e-mail, gdy dokument zbliża się do terminu wygaśnięcia.
Tak, QuintaDB posiada natywne integracje, które pozwalają na wysyłanie kluczowych powiadomień o nowych zamówieniach bezpośrednio przez WhatsApp lub Telegram.
Oczywiście. Wbudowany moduł generowania dokumentów pozwala na tworzenie spersonalizowanych plików PDF na podstawie danych z rekordów zamówień i ich automatyczne wysyłanie.
Możesz skonfigurować pola liczbowe z obsługą różnych walut oraz tworzyć formuły przeliczające wartości zamówień według aktualnych kursów w dashboardach.
Tak, QuintaDB oferuje zaawansowane narzędzia do importu danych z plików Excel i CSV, co pozwala na szybką migrację z poprzednich systemów lub arkuszy.
English